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E-Mail-ManagementPrivate E-Mails am Arbeitsplatz?

Ihre persönliche Korrespondenz hat auf dem Briefbogen des Unternehmens nichts verloren: Rechtlich betrachtet schreiben Sie auf dem Firmenbogen in Ihrer Eigenschaft als Mitarbeiter und nicht als Privatperson. Mit einer E-Mail ist es das gleiche: Nachrichten mit der Mail-Adresse Ihrer Firma sind immer Nachrichten, die das Unternehmen betreffen! Daraus ergibt sich ein wichtiger Hinweis vor allem für Chefs, um deren Verantwortung für das Unternehmen es letztlich geht:

Egal, ob Sie ein paar Zeilen schreiben und Ihr Absender lautet mustermann@firma.de oder ob Ihr Bekannter eine Mail verfasst und sie Ihnen unter diesem Account an den Arbeitsplatz sendet: Der Inhalt eingetroffener und abgeschickter E-Mails mit der Mail-Adresse der Firma stellt grundsätzlich betriebliche Korrespondenz dar!

Der betriebliche Charakter aller Mails, die die Adresse Ihres Unternehmens tragen, stellt außerdem hohe Anforderungen an die Inhalte. Denn wenn es wirklich Ernst wird, muss eine E-Mail zum Beispiel als Beweisstück taugen. Wenn Mitarbeiter unter dem Absender des Unternehmens rechtswidrig handeln, dann handelt – mindestens in der Wahrnehmung Dritter – das Unternehmen rechtswidrig!

Tipps für den Chef: E-Mails von Mitarbeitern sind immer E-Mails des Unternehmens, nicht zuletzt in rechtlicher Hinsicht.

  • Stellen Sie klar, dass der Inhalt eingetroffener und abgeschickter E-Mails grundsätzlich Firmen-Korrespondenz darstellt.
  • Machen Sie deutlich, dass die E-Mail-Adresse Ihrer Firma schon deshalb ausschließlich dienstlichen Zwecken dienen darf.
  • Stellen Sie an den Inhalt von E-Mails die gleichen formalen Anforderungen wie an reguläre interne oder externe Briefe.
  • Denn: E-Mails müssen im Zweifelsfall als Beweis taugen.
  • Dulden Sie keine rechtswidrige Verwendung Ihres E-Mail-Accounts und untersagen Sie explizit diskriminierende, beleidigende oder strafbare Inhalte.
  • Gestatten Sie für gelegentliche Privat-Mails den Zugriff auf persönliche Web-Mail-Accounts über den Internet-Anschluss am Arbeitsplatz (z. B. in der Pause).

Vermutlich müssen Sie umdenken und Ihren Mitarbeitern nahe bringen, dass die E-Mail-Adresse Ihrer Firma lediglich betrieblichen Zwecken dienen darf. Was natürlich die Frage nach der gelegentlichen, kurzen Mitteilung in der Pause aufwirft – die Sie womöglich nicht verbieten möchten. Für diesen Fall gibt es einen Ausweg: Fordern Sie Ihre Mitarbeiter auf, sich einen privaten E-Mail-Account mit einer eigenen Adresse zuzulegen.

Entwerfen Sie einen Text, der den Umgang mit der E-Mail in Ihrem Unternehmen regelt. Informieren Sie alle Mitarbeiter darüber.