Angebotsverfolgung und ProjektsteuerungProjektabrechnung und Projektcontrolling
Rechnungen stellen und verfolgen
Projekte werden oft nicht erst nach Projektende abgerechnet, also in Rechnung gestellt und vom Kunden bezahlt. Denn damit wäre eine hohe und oft nicht tragbare Vorfinanzierung durch den Lieferanten und Projektnehmer verbunden. Deshalb werden mit dem Angebot und dem Vertrag Zahlungsbedingungen vereinbart, die eine gestaffelte Zahlung in mehreren Tranchen vorsieht. Im Rahmen der Projektsteuerung müssen Sie dann den Überblick behalten, was im Projekt bereits abgerechnet und in Rechnung gestellt wurde und welcher Betrag noch offen ist.
In der Tabelle ZAHLUNGSMANAGEMENT wird für jeden Auftrag und damit für jedes Projekt verfolgt, wann eine Rechnung erstellt und versendet wurde. Die Abrechnung kann dabei in mehreren Teilen erfolgen. Pro Projekt können bis zu sechs Rechnungen gestellt und über diese Tabelle verfolgt werden. Die Summe der jeweiligen Teilrechnungen wird addiert, wodurch sichtbar wird, ob das gesamte Projekt bereits abgerechnet wurde. Das ist wichtig für die Sicherstellung des Zahlungseingangs und der Liquidität.
Auswertungen und Reports für den Projektverlauf
Wenn im Unternehmen viele Projekte und Kundenaufträge gleichzeitig bearbeitet werden, helfen unterschiedliche Auswertungen, Berichte oder Reports dabei, den Überblick zu behalten und Probleme oder Abweichungen schnell zu erkennen. Dann kann gegebenenfalls gegengesteuert werden. Dazu werden REPORTS (Pivot-Tabellen) erzeugt, die nach unterschiedlichen Parametern gefiltert werden können. Sie sollen helfen, den Projektablauf und den Projekterfolg sichtbar zu machen und zu bewerten.
Diese Reports können ausgewertet werden nach den verantwortlichen Abteilungen, Kostenstellen sowie nach Kunden; das ist beispielsweise hilfreich, wenn ein Kunde mehrere Aufträge erteilt hat. Maßgeblich sind die Erfolgskenngrößen zum Projektverlauf:
- Termineinhaltung beziehungsweise Projektverzug (in Tagen)
- Planergebnis (geplanter Gewinn mit dem Projekt)
- Ist-Ergebnis (tatsächlicher Gewinn mit dem Projekt)
- Abweichungen zwischen Plan- und Ist-Ergebnis
Dabei kann jeweils gefiltert werden nach:
- Projekt-Startdatum
- Projekt-Enddatum
- Status des Projekts
Die folgende Abbildung 3 zeigt, wie ein Projekt-Report aussieht (mit Zeitachsenfunktion und Datenschnitt der Version Excel 2013):
Übersicht Projektabrechnung und Rechnungsstellung
Behalten Sie mit der Excel-Vorlage für die Projektabrechnung die Übersicht über bereits gestellte Rechnungen und noch offene Zahlungsbeträge. So vergessen Sie nicht, ein Projekt komplett mit dem Kunden abzurechnen.
Projektcontrolling
Führen Sie mit dieser Excel-Vorlage auch ein fortlaufendes und abschließendes Projektcontrolling durch und erkennen Sie, wie erfolgreich das Projekt ist und welchen Projektgewinn es erwirtschaftet. Analysieren Sie dann:
- Wodurch ergab sich der Projektgewinn?
- Was waren Ursachen für einen Projektverlust?
- Wodurch sind die Plan-Ist-Abweichungen begründet?