Multiprojektmanagement (MPM)Projekte als Teil des MPM-Prozesses planen

Eine zentrale Aufgabe des Multiprojektmanagements ist, dafür zu sorgen, dass wichtige und die richtigen Projekte durchgeführt werden. Was wichtig und richtig ist, leitet sich aus den übergeordneten Unternehmenszielen und der Unternehmensstrategie ab. Voraussetzung für ein zielgerichtetes Multiprojektmanagement ist demnach, dass es im Unternehmen Ziele und Strategien gibt und diese auch formuliert, beschrieben und bekannt sind.

Die Unternehmensziele und -strategien können zum Beispiel aus der Balanced Scorecard abgeleitet werden. Dort sind die wichtigsten Ziele des Unternehmens zusammengestellt. Plan-Ist-Vergleiche zur Zielerreichung zeigen, wie gut die Ziele erreicht werden. Daraus werden strategische Aktionen abgeleitet. Sie sollen dazu beitragen, dass die Zielvorgaben für das Unternehmen (wieder) erfüllt werden.

Strategische Aktionen und Projekte lassen sich auch mithilfe des Hoshin Kanri-Prozesses ermitteln und darstellen. Hier werden aus Visionen und Durchbruchzielen solche Projekte abgeleitet, die für den langfristigen Erfolg des Unternehmens wichtig sind.

Manche Unternehmen visualisieren ihre Strategien und die wichtigen Projekte für deren Umsetzung in einer Roadmap oder Strategy Map. Hier werden die Aktivitäten und Projekte in einem inhaltlichen und zeitlichen Zusammenhang für die nächsten zwei bis zehn Jahre dargestellt. Es wird sichtbar, was mit den Projekten verbessert werden soll (Strategy Map) und wann diese durchgeführt werden sollen (Roadmap).

Weitreichende Ziele und Strategien können auch in Form von Projektprogrammen realisiert werden. Dazu werden mehrere Projekte zu einem Projektprogramm oder Projektbündel zusammengefasst und einer Unternehmensstrategie zugeordnet.

So kann die Strategie „Mehr Digitalisierung“ im Unternehmen durch zahlreiche Projekte bei Produktplanung, Produktion, Logistik, Informationstechnik, Personalentwicklung etc. realisiert werden. Die Digitalisierung ist die Klammer, die Projekte müssen zeigen, was sie dazu beitragen.

Wenn die Unternehmensziele und Strategien festgelegt sind, lassen sich dazu geeignete Kriterien definieren, die zeigen, was genau Projekte leisten sollten, damit sie zu den Zielen und Strategien beitragen. Diese Informationen werden vom Multiprojektmanagement zusammengestellt. Sie umfassen insbesondere:

• die Ziele, die erreicht werden sollen,
• die Ergebnisse und Lösungen, die ein Projekt liefern soll, und
• den zeitlichen Rahmen.

Beispiel: Mithilfe der Balanced Scorecard und ihren Kennzahlen wird sichtbar, dass die Kunden mit den Leistungen des Unternehmens unzufrieden sind und deshalb abwandern. Grund dafür sind der schlechte Kundenservice und die langen Auftragsbearbeitungszeiten.

Durch geeignete Projekte soll dieser Trend gestoppt und die Kundenzufriedenheit und die Kundenbindung innerhalb der nächsten beiden Jahre wieder verbessert werden. Maßgebliche Auswahlkriterien für Projektideen in diesem Bereich sind dann:

• Projekte leisten einen Beitrag für mehr Kundenservice und Freundlichkeit des Servicepersonals.
• Projekte führen dazu, dass die Durchlaufzeiten eines Kundenauftrags im Unternehmen reduziert werden.
• Projekte sind bis Ende nächsten Jahres abgeschlossen.

Solche Projekte sollen Schwachstellen im Unternehmen beseitigen, die Wettbewerbsfähigkeit verbessern oder aus Chancen am Markt und um Umfeld des Unternehmens einen Mehrwert schaffen. Man kann diese Projekte als Soll-Projekte bezeichnen. Da es oft mehr Soll-Projekte als Ressourcen gibt, braucht es Kriterien, um eine Prioritätenliste zu bilden und Projektideen zu bewerten.

Andere Projekte müssen zwingend durchgeführt werden. Zum Beispiel, wenn gesetzliche Vorgaben umgesetzt oder nicht mehr funktionierende Technik ersetzt werden muss. Für diese Muss-Projekte gibt es keine Alternativen. Dafür müssen ausreichend Projektressourcen reserviert werden.

Die Aufgabe des Multiprojektmanagements ist es, Projekte als Soll- oder Muss-Projekte zu klassifizieren und bei knappen Ressourcen Prioritäten zu setzen. Die Entscheidung darüber fällt am Ende bei der Geschäftsleitung oder im Top-Management.

Im nächsten Schritt werden für die Soll-Projekte einzelne, konkrete Projektideen gesucht. Sie sollen die Aufgabe, das Problem oder die Vorgabe lösen helfen und genau zu den jeweiligen Anforderungen passen.

Dazu ruft das Multiprojektmanagement die Fachbereiche auf, entsprechende Projektideen zu generieren. Es erklärt dazu, worauf es ankommen soll und wozu die Projekte einen Beitrag leisten sollen. Bei Bedarf unterstützt es die Fachbereiche bei der Ideenfindung und bei der Formulierung einer Projektidee.

Wenn die Fachbereiche keine Projektideen liefern, kann das Multiprojektmanagement dort initiativ werden. Es führt beispielsweise Ideen-Workshops mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern vor Ort durch. Oder es informiert die Geschäftsleitung, damit diese mit den Fachbereichen gemeinsam mögliche Projekte skizziert.

Projektideen und Projektskizzen werden dann beim Multiprojektmanagement eingereicht und müssen dort bewertet werden. Hilfreich ist, wenn es dafür eine standardisierte Form des Projektantrags gibt.

Dazu kann das Multiprojektmanagement ein Formular erstellen und an die Fachbereiche geben, aus dem sichtbar wird, welche Informationen mit dem Projektantrag geliefert werden sollen. Das Formular sollte umfassen:

• Thema des Projekts
• verantwortlicher Fachbereich
• Projektziele und Nutzen, die erreicht werden sollen
• Bezug zu Unternehmenszielen und Strategien (für Soll-Projekte)
• Bezug zu den Vorgaben, die mit dem Projekt erfüllt werden müssen (für Muss-Projekte)
• Fachbereiche und externe Partner, die einbezogen sind
• Projektergebnisse und Lösungen, die entwickelt werden sollen
• Projektzeitplan (Planung für Beginn und Ende)
• wichtige Meilensteine im Projekt
• grobe Abschätzung des Projektaufwands (Projektbudget)
• mögliche Risiken für das Projekt
• Projektauftraggeber oder Projektsponsor

Der Projektantrag muss die Informationen beinhalten, die notwendig sind, um diese Projektidee zu prüfen und zu bewerten. Zunächst muss sichtbar sein, ob es sich um ein Muss-Projekt oder ein Soll-Projekt handelt – oder ist es nur ein Nice-to-have-Projekt? Muss-Projekte werden eingeplant und durchgeführt.

Zu den Soll-Projekten entstehen vielleicht mehr Projektideen als Ressourcen zur Verfügung stehen. Oft gilt: Nicht jede Projektidee kann im Unternehmen durchgeführt werden. Das Multiprojektmanagement muss ermitteln, welche Projekte wichtig oder notwendig sind und welche zurückgestellt oder abgelehnt werden.

Für die Bewertung und Auswahl der Projektideen und Projektanträge betrachtet das Multiprojektmanagement folgende Aspekte:

• Welche Beiträge leistet das Projekt zu den Unternehmenszielen und Unternehmensstrategien?
• Hat das Projekt eine strategische Hebelwirkung: öffnet es Optionen für die Zukunft oder stärkt es die Kernkompetenzen des Unternehmens?
• Wie komplex ist das Projekt?
• Wie hoch ist die Erfolgswahrscheinlichkeit aus technischer und organisatorischer Sicht?
• Welcher Nutzwert oder welche Rendite für das Unternehmen lässt sich abschätzen?

Das Multiprojektmanagement wird am Ende dieses Prozessschritts die Durchführung des Projekts empfehlen oder nicht; die Entscheidung wird dann von der Geschäftsleitung oder einem befugten Gremium getroffen. Wenn das Multiprojektmanagement selbst die Entscheidungsbefugnis hat, wird sie das Projekt für die nächsten Planungsschritte freigeben, die Projektidee ablehnen oder zurückstellen.

Mit der Projektfreigabe sind die Projektverantwortlichen aufgefordert, einen Projektplan zu entwickeln, wie er im Projektmanagement üblich ist. Dazu wird ein Projektstrukturplan erarbeitet mit Zielen, Ergebnissen und Arbeitspaketen sowie ein Kostenplan und ein Terminplan.

Die Projekte müssen ihre jeweiligen Projektpläne an das Multiprojektmanagement weitergeben. Dort werden sie um eine übergreifende Planung ergänzt. Diese umfasst folgende Aspekte:

• Projektziele werden aufeinander abgestimmt
• Abhängigkeiten zwischen den Projekten werden analysiert und beachtet
• Synergien werden identifiziert und genutzt
• Ressourcen und ihre Verfügbarkeit werden geprüft
• Projektstartzeitpunkte werden festgelegt
• Projektrisiken und Konflikte zwischen den Projekten werden bewertet und wenn möglich eingegrenzt
• Zeitpläne werden aufeinander abgestimmt
• Prioritäten werden festgelegt
• Projektlisten mit den durchzuführenden und in Bearbeitung befindlichen Projekten werden erstellt
• alle anderen Projekte werden gestoppt oder abgelehnt

Die Projekte erhalten den Auftrag, alle Vorbereitungen zu treffen, damit sie zum geplanten Startzeitpunkt beginnen können. Ein Projekt ist dann ausreichend vorbereitet, wenn es geklärt und festgehalten hat, was genau die Ziele und erwarteten Ergebnisse im Projekt sind. Dazu muss es eine Liste aller Anforderungen und Spezifikationen erstellen und mit dem Auftraggeber abgestimmt und vereinbart haben.

Zudem muss das Projekt dafür sorgen, dass alle notwendigen Ressourcen, vor allem die kritischen, verfügbar sind. Außerdem muss vorbereitet werden:

• Projektleitung und Projektteam sind festgelegt.
• Auftrag (zum Beispiel in Form des Pflichtenhefts oder der User Storys) ist schriftlich festgehalten.
• Beschaffung von externen Ressourcen, Maschinen, Materialien, Dienstleistungen ist geplant und vertraglich zugesichert.
• Schnittstellen zu internen und externen Fachbereichen sind definiert.
• Abnahmebedingungen mit Kunde oder Auftraggeber sind festgelegt.

Erst wenn die genannten Punkte dem Multiprojektmanagement gemeldet und belegt sind, kann der Startschuss für die Projektdurchführung fallen.