Angebotsverfolgung und ProjektsteuerungProjekte im Zeitplan und Kostenrahmen steuern
Projekte erfassen und verfolgen
Angebote, für die ein Auftrag oder eine Bestellung vorliegt, werden zu einem Projekt. In der Tabelle PROJEKTSTEUERUNG wird der Projektverlauf verfolgt. Dazu werden folgende Informationen erfasst:
- Projektstatus: Auftrag erteilt, in Arbeit, beendet, abgenommen, bezahlt
- Projektstart
- Projektende (Plan)
- Projektende (geschätzt bzw. Ist)
- Projektkosten (Plan)
- Projektkosten (geschätzt bzw. Ist); sie ergeben sich aus der Tabelle MITLAUFENDE KALKULATION
Zeitplan verfolgen
Berechnet werden die geplante und die tatsächliche Projektdauer (in Tagen) aus dem Projektstart- und Projektende-Datum. Die berechnete Abweichung von Projektende (Plan) und Projektende (geschätzt) ist der zeitliche Projektverzug (in Tagen) zum aktuellen Zeitpunkt. Er kann sich durch den Projektverlauf immer wieder ändern. Das Projekt kann beschleunigt werden, oder es kann zu weiterem Verzug kommen. Erst am Ende des Projekts ergibt sich der tatsächliche Verzug, wenn das geplante Projektende mit dem tatsächlichen Projektende (Ist) verglichen wird.
Kostenverlauf überwachen
In gleicher Weise wird die Kostenabweichung ermittelt. Sie ergibt sich aus der Differenz aus Plankosten des Projekts, die im Allgemeinen der Auftragssumme abzüglich eines Gewinnzuschlags entsprechen sollten und damit dem Projektbudget entsprechen, sowie den Schätzkosten des Projekts zum aktuellen Zeitpunkt. Eine „positive“ Kostenabweichung bedeutet, dass das Projekt nicht das gesamte geplante Budget verbraucht. Es trägt zum Planergebnis (Gewinn) bei. Mit dem vollständigen Abschluss des Projekts ergibt sich das Projektergebnis aus dem Vergleich der Projektkosten (Ist) mit der Auftragssumme.
Projektsteuerung durch Plan-Ist-Vergleich
Die Plan-Werte werden mit den Schätz- beziehungsweise Ist-Werten verglichen, um Abweichungen sichtbar zu machen und rechtzeitig im Projektverlauf Maßnahmen einzuleiten, damit der tatsächliche Verlauf des Projekts dem geplanten entspricht.
Der Vergleich der Plan- und Ist-Werte zeigt auf, wie das Projekt durchgeführt wird. Er zeigt den Erfolg des Projekts. Abweichungen schlagen sich auf den Unternehmenserfolg nieder und sollten minimiert werden. Wenn die Abweichungen – wie mit dieser Excel-Vorlage – frühzeitig sichtbar werden, kann im laufenden Projekt gegebenenfalls gegengesteuert, und Korrekturmaßnahmen können ergriffen werden. Das ist Aufgabe der Projektsteuerung.
Mitlaufende Kalkulation
Grundlage für den Plan-Ist-Vergleich ist die mitlaufende Kalkulation. Sie erfolgt meistens in der Form, dass die Mitarbeiter ihre Arbeitszeit für das Projekt aufschreiben. In der Tabelle MITLAUFENDE KALKULATION wird der tatsächliche Zeitaufwand für jedes einzelne Projekt erfasst. Zudem wird die Zeit erfasst, die voraussichtlich bis zum Projektabschluss mit der Projektabnahme durch den Kunden noch notwendig ist. Die Zeitbedarfe werden mit dem (durchschnittlichen) Stundensatz multipliziert. Daraus ergibt sich der Kostenaufwand (Ist und geschätzt) für das Projekt. Der wird in der Tabelle PROJEKTSTEUERUNG verfolgt.
Tipp: Projektkostenplaner als Grundlage für die mitlaufende Kalkulation
Damit Projektsteuerung und Kostenüberwachung funktionieren, brauchen Sie einen guten Projektkostenplan. Er ist Grundlage für den Plan-Ist-Vergleich. Im Handbuch-Kapitel Projektkosten planen erfahren Sie, wie Sie die Projektkosten berechnen und dann für die Projektsteuerung nutzen. Dort erhalten Sie ein Excel-Tool als Projektkostenplaner, mit dem Sie den Kostenverlauf überwachen können.
Mitlaufende Kalkulation durch Zeitaufschrieb
Für die Projektsteuerung müssen die Projektmitarbeiter festhalten, wie viel Zeit sie für welches Projekt aufgewendet haben. Das erfolgt am einfachsten mit einem Zeitaufschrieb. Nutzen Sie dafür eine der beiden Vorlagen.
Projektsteuerung durch Plan-Ist-Vergleich
Übertragen Sie die so dokumentierten Zeitaufwendungen in die Tabelle zur Projektsteuerung. Führen Sie auf dieser Grundlage einen regelmäßigen Soll-Ist-Vergleich für Ihr Projekt durch.
Für weitergehende Analysen zum Soll-Ist-Vergleich können Sie auch die folgenden Excel-Vorlagen nutzen (aus dem Handbuch-Kapitel Projektmanagement mit Excel).
Abweichungen mit dem Burndown-Chart sichtbar machen
Ein anschaulicher Vergleich zwischen Soll und Ist bezüglich Zeit oder Kosten ergibt sich aus dem sogenannten Burndown-Chart (siehe Abbildung 2).
Im Projektverlauf müssen Sie vor allem darauf achten, dass das Projekt im Zeitplan und Kostenplan bleibt und am Ende auch den erwarteten Gewinn einbringt – oder zumindest das Projektbudget nicht übersteigt. Mit dem Projektcontrolling erfassen Sie das Projektergebnis. Außerdem sollten Sie sicherstellen, dass Sie alle Projektleistungen rechtzeitig und nach Zahlungsplan in Rechnung stelle, damit Ihre Liquidität gesichert ist. Das Excel-Tool hilft Ihnen dabei. Im folgenden Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels lesen Sie, wie Sie dabei vorgehen.