Angebotsverfolgung und ProjektsteuerungProjekte im Zeitplan und Kostenrahmen steuern

Angebote, für die ein Auftrag oder eine Bestellung vorliegt, werden zu einem Projekt. In der Tabelle PROJEKTSTEUERUNG wird der Projektverlauf verfolgt. Sobald Sie aus einem Angebot ein Projekt machen, vergeben Sie in dieser Tabelle eine Projektnummer (Projekt-Nr.) und legen fest, welches Angebot (Angebotsnummer) diesem Projekt zugrunde liegt. Dann erfassen Sie für das einzelne Projekt:

• Projektstatus: Auftrag erteilt, in Arbeit, beendet, abgenommen, bezahlt
• Projektstart
• Projektende (Plan)
• Projektende (geschätzt bzw. Ist)
• Projektkosten (Plan)
• Projektkosten (geschätzt bzw. Ist); sie ergeben sich aus der Tabelle MITLAUFENDE KALKULATION

In der Tabelle PROJEKTSTEUERUNG verfolgen Sie, ob das Projekt zum geplanten Termin beendet wird. Berechnet werden dafür in der Tabelle die geplante und die tatsächliche Projektdauer (in Tagen) aus dem Projektstart- und Projektende-Datum. Die berechnete Abweichung von Projektende (Plan) und Projektende (geschätzt) ist der zeitliche Projektverzug (in Tagen) zum aktuellen Zeitpunkt. Er kann sich durch den Projektverlauf immer wieder ändern. Das Projekt kann beschleunigt werden, oder es kann zu weiterem Verzug kommen. Erst am Ende des Projekts ergibt sich der tatsächliche Verzug, wenn das geplante Projektende mit dem tatsächlichen Projektende (Ist) verglichen wird.

In gleicher Weise werden in der Tabelle PROJEKTSTEUERUNG die Kostenabweichung und der Gewinnbeitrag eines Projekts ermittelt. Die Kostenabweichung ergibt sich aus der Differenz aus Plankosten des Projekts und den Schätzkosten des Projekts zum aktuellen Zeitpunkt. Die Plankosten entsprechen im Allgemeinen der Auftragssumme abzüglich eines Gewinnzuschlags und damit dem verfügbaren Projektbudget.

Das Planergebnis in der Tabelle entspricht dem geplanten und erwarteten Gewinn, der mit dem Projekt erzielt werden soll (Plan Projekt-Überschuss). Es ist die Differenz aus Auftragssumme und Plankosten des Projekts. Das Istergebnis entspricht dem aktuell erzielbaren oder erzielten Gewinn des Projekts (Ist Projekt-Überschuss).

Eine „positive“ Kostenabweichung bedeutet, dass das Projekt nicht das gesamte geplante Budget verbraucht. Die Kostenabweichung entspricht der Ergebnisabweichung. Diese zeigt an, ob sich der geplante Gewinn des Unternehmens durch das Projekt verringert (negative Ergebnisabweichung) oder erhöht (positive Ergebnisabweichung).

In der Tabelle PROJEKTSTEUERUNG werden die Plan-Werte mit den Schätz- beziehungsweise Ist-Werten verglichen, um Abweichungen sichtbar zu machen und rechtzeitig im Projektverlauf Maßnahmen einzuleiten, damit der tatsächliche Verlauf des Projekts dem geplanten entspricht.

Der Vergleich der Plan- und Ist-Werte zeigt auf, wie das Projekt durchgeführt wird. Er zeigt den Erfolg des Projekts. Abweichungen schlagen sich auf den Unternehmenserfolg nieder und sollten minimiert werden. Wenn die Abweichungen – wie mit dieser Excel-Vorlage – frühzeitig sichtbar werden, kann im laufenden Projekt gegebenenfalls gegengesteuert, und Korrekturmaßnahmen können ergriffen werden. Das ist Aufgabe der Projektsteuerung.

Grundlage für den Plan-Ist-Vergleich ist die mitlaufende Kalkulation. Sie erfolgt meistens in der Form, dass die Mitarbeiter ihre Arbeitszeit für das Projekt aufschreiben. In der Tabelle MITLAUFENDE KALKULATION wird der tatsächliche Zeitaufwand für jedes einzelne Projekt erfasst. Sie legen dazu für jedes Projekt einen Datensatz (Zeile) für die mitlaufende Kalkulation an, indem Sie die Projektnummer (Projekt-Nr.) eintragen. Sie sehen dann zunächst für das Projekt: Angebotsbezug, Kunde, Kostenstelle, Abteilung, Status, Auftragssumme, Plankosten (Projektbudget) und geschätztes Enddatum.

Dann erfassen Sie die bereits verbrauchte Projektzeit, wie Sie von den Projektmitarbeitern zurückgemeldet werden. Außerdem erfassen Sie die Projektzeit, die es voraussichtlich noch braucht, um das Projektergebnis zu erstellen. Die verbrauchte Zeit und die noch geplante Zeit werden mit dem (durchschnittlichen) Stundensatz multipliziert. Daraus ergibt sich der Kostenaufwand (Ist und geschätzt) für das Projekt. Außerdem erkennen Sie das Projektergebnis, der Gewinn, der mit dem Projekt erzielt wird. Die Informationen aus der mitlaufenden Kalkulation werden in der Tabelle PROJEKTSTEUERUNG verfolgt.