Angebotsverfolgung und ProjektsteuerungProjekte im Zeitplan und Kostenrahmen steuern

Im Rahmen der Projektsteuerung wird überwacht, ob Projekte im Zeitplan bleiben, das Budget nicht überschreiten und zum gewünschten Ergebnis führen. Mit der hier vorgestellten Excel-Vorlage haben Sie alle diese Informationen im Blick.

Projekte erfassen und verfolgen

Angebote, für die ein Auftrag oder eine Bestellung vorliegt, werden zu einem Projekt. In der Tabelle PROJEKTSTEUERUNG wird der Projektverlauf verfolgt. Sobald Sie aus einem Angebot ein Projekt machen, vergeben Sie in dieser Tabelle eine Projektnummer (Projekt-Nr.) und legen fest, welches Angebot (Angebotsnummer) diesem Projekt zugrunde liegt. Dann erfassen Sie für das einzelne Projekt:

  • Projektstatus: Auftrag erteilt, in Arbeit, beendet, abgenommen, bezahlt
  • Projektstart
  • Projektende (Plan)
  • Projektende (geschätzt bzw. Ist)
  • Projektkosten (Plan)
  • Projektkosten (geschätzt bzw. Ist); sie ergeben sich aus der Tabelle MITLAUFENDE KALKULATION

Zeitplan verfolgen

In der Tabelle PROJEKTSTEUERUNG verfolgen Sie, ob das Projekt zum geplanten Termin beendet wird. Berechnet werden dafür in der Tabelle die geplante und die tatsächliche Projektdauer (in Tagen) aus dem Projektstart- und Projektende-Datum. Die berechnete Abweichung von Projektende (Plan) und Projektende (geschätzt) ist der zeitliche Projektverzug (in Tagen) zum aktuellen Zeitpunkt. Er kann sich durch den Projektverlauf immer wieder ändern. Das Projekt kann beschleunigt werden, oder es kann zu weiterem Verzug kommen. Erst am Ende des Projekts ergibt sich der tatsächliche Verzug, wenn das geplante Projektende mit dem tatsächlichen Projektende (Ist) verglichen wird.

Tipp: Termine planen im Projektmanagement

Die Terminplanung im Projektmanagement lässt sich am besten mithilfe eines Gantt-Diagramms und mit der Netzplantechnik bewerkstelligen. Im Handbuch-Kapitel für das Projektmanagement finden Sie dazu Excel-Vorlagen für einen Projektnetzplan mit Vorwärts- und Rückwärtsterminierung und einem integrierten Gantt-Diagramm.

Kostenverlauf überwachen

In gleicher Weise werden in der Tabelle PROJEKTSTEUERUNG die Kostenabweichung und der Gewinnbeitrag eines Projekts ermittelt. Die Kostenabweichung ergibt sich aus der Differenz aus Plankosten des Projekts und den Schätzkosten des Projekts zum aktuellen Zeitpunkt. Die Plankosten entsprechen im Allgemeinen der Auftragssumme abzüglich eines Gewinnzuschlags und damit dem verfügbaren Projektbudget.

Das Planergebnis in der Tabelle entspricht dem geplanten und erwarteten Gewinn, der mit dem Projekt erzielt werden soll (Plan Projekt-Überschuss). Es ist die Differenz aus Auftragssumme und Plankosten des Projekts. Das Istergebnis entspricht dem aktuell erzielbaren oder erzielten Gewinn des Projekts (Ist Projekt-Überschuss).

Eine „positive“ Kostenabweichung bedeutet, dass das Projekt nicht das gesamte geplante Budget verbraucht. Die Kostenabweichung entspricht der Ergebnisabweichung. Diese zeigt an, ob sich der geplante Gewinn des Unternehmens durch das Projekt verringert (negative Ergebnisabweichung) oder erhöht (positive Ergebnisabweichung).

Projektsteuerung durch Plan-Ist-Vergleich

In der Tabelle PROJEKTSTEUERUNG werden die Plan-Werte mit den Schätz- beziehungsweise Ist-Werten verglichen, um Abweichungen sichtbar zu machen und rechtzeitig im Projektverlauf Maßnahmen einzuleiten, damit der tatsächliche Verlauf des Projekts dem geplanten entspricht.

Der Vergleich der Plan- und Ist-Werte zeigt auf, wie das Projekt durchgeführt wird. Er zeigt den Erfolg des Projekts. Abweichungen schlagen sich auf den Unternehmenserfolg nieder und sollten minimiert werden. Wenn die Abweichungen – wie mit dieser Excel-Vorlage – frühzeitig sichtbar werden, kann im laufenden Projekt gegebenenfalls gegengesteuert, und Korrekturmaßnahmen können ergriffen werden. Das ist Aufgabe der Projektsteuerung.

Mitlaufende Kalkulation

Grundlage für den Plan-Ist-Vergleich ist die mitlaufende Kalkulation. Sie erfolgt meistens in der Form, dass die Mitarbeiter ihre Arbeitszeit für das Projekt aufschreiben. In der Tabelle MITLAUFENDE KALKULATION wird der tatsächliche Zeitaufwand für jedes einzelne Projekt erfasst. Sie legen dazu für jedes Projekt einen Datensatz (Zeile) für die mitlaufende Kalkulation an, indem Sie die Projektnummer (Projekt-Nr.) eintragen. Sie sehen dann zunächst für das Projekt: Angebotsbezug, Kunde, Kostenstelle, Abteilung, Status, Auftragssumme, Plankosten (Projektbudget) und geschätztes Enddatum.

Dann erfassen Sie die bereits verbrauchte Projektzeit, wie Sie von den Projektmitarbeitern zurückgemeldet werden. Außerdem erfassen Sie die Projektzeit, die es voraussichtlich noch braucht, um das Projektergebnis zu erstellen. Die verbrauchte Zeit und die noch geplante Zeit werden mit dem (durchschnittlichen) Stundensatz multipliziert. Daraus ergibt sich der Kostenaufwand (Ist und geschätzt) für das Projekt. Außerdem erkennen Sie das Projektergebnis, der Gewinn, der mit dem Projekt erzielt wird. Die Informationen aus der mitlaufenden Kalkulation werden in der Tabelle PROJEKTSTEUERUNG verfolgt.

Tipp: Projektkostenplaner als Grundlage für die mitlaufende Kalkulation

Damit Projektsteuerung und Kostenüberwachung funktionieren, brauchen Sie einen guten Projektkostenplan. Er ist Grundlage für den Plan-Ist-Vergleich. Im Handbuch-Kapitel Projektkosten planen erfahren Sie, wie Sie die Projektkosten berechnen und dann für die Projektsteuerung nutzen. Dort erhalten Sie ein Excel-Tool als Projektkostenplaner, mit dem Sie den Kostenverlauf überwachen können.

Praxis

Mitlaufende Kalkulation durch Zeitaufschrieb

Für die Projektsteuerung müssen die Projektmitarbeiter festhalten, wie viel Zeit sie für welches Projekt aufgewendet haben. Das erfolgt am einfachsten mit einem Zeitaufschrieb. Nutzen Sie dafür eine der beiden Vorlagen.

Projektsteuerung durch Plan-Ist-Vergleich

Übertragen Sie die so dokumentierten Zeitaufwendungen in die Tabelle zur Projektsteuerung. Führen Sie auf dieser Grundlage einen regelmäßigen Soll-Ist-Vergleich für Ihr Projekt durch.

Für weitergehende Analysen zum Soll-Ist-Vergleich können Sie auch die folgenden Excel-Vorlagen nutzen (aus dem Handbuch-Kapitel Projektmanagement mit Excel).

Abweichungen mit dem Burndown-Chart sichtbar machen

Ein anschaulicher Vergleich zwischen Soll und Ist bezüglich Zeit oder Kosten ergibt sich aus dem sogenannten Burndown-Chart (siehe Abbildung 2).

Abbildung 2: Burndown-Chart für die Budgetüberwachung

Im Projektverlauf müssen Sie vor allem darauf achten, dass das Projekt im Zeitplan und Kostenplan bleibt und am Ende auch den erwarteten Gewinn einbringt – oder zumindest das Projektbudget nicht übersteigt. Mit dem Projektcontrolling erfassen Sie das Projektergebnis. Außerdem sollten Sie sicherstellen, dass Sie alle Projektleistungen rechtzeitig und nach Zahlungsplan in Rechnung stelle, damit Ihre Liquidität gesichert ist. Das Excel-Tool hilft Ihnen dabei. Im folgenden Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels lesen Sie, wie Sie dabei vorgehen.