Kapitel 222: Multiprojekt-Controlling mit ExcelProjekte und Projektverlauf mit Multiprojekt-Controlling überwachen

Im Project Management Office und im Multiprojektmanagement werden die Informationen zum Projektfortschritt und zum Projekterfolg aus den einzelnen Projekten zusammengeführt und ausgewertet. Dabei sollen insbesondere Abweichungen zwischen Projektplan und dem tatsächlichen Verlauf sichtbar werden.

Aufgaben des Multiprojekt-Controllings

Im Verlauf der einzelnen Projekte, die in Ihrem Unternehmen durchgeführt werden, ergeben sich immer wieder neue Situationen. Was in den einzelnen Projekten passiert, soll für eine Analyse im Project Management Office und für das Multiprojektmanagement (MPM) zusammengeführt und aufbereitet werden. So können Sie die einzelnen Projekte auf gemeinsame Ziele ausrichten und bei Bedarf steuernd eingreifen; beispielsweise um:

  • Konflikte wegen knapper Ressourcen aufzulösen
  • Projekte, die aus dem Ruder laufen, zu erkennen
  • Budgets für die Projektarbeit insgesamt auszugleichen und anzupassen
  • Meilensteine vorzubereiten
  • Projektergebnisse sicherzustellen und abzunehmen

Im vorigen Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels ist erläutert, welche Informationen in den einzelnen Projekten gesammelt und erfasst werden müssen, damit der Projektverlauf und Abweichungen zwischen Soll und Ist sichtbar werden. Jedes Projekt meldet diese Informationen regelmäßig (zum Beispiel einmal monatlich) an Sie. Sie erhalten damit aus jedem Projekt eine Excel-Datei mit den entsprechenden Informationen. Auf dieser Datengrundlage können die Aufgaben des Multiprojekt-Controllings erfüllt werden.

Hinweis: Excel-Vorlage für das Multiprojekt-Controlling

In diesem Abschnitt geht es darum, die Excel-Dateien und die Informationen aus den einzelnen Projekten in einer Datei zusammenzuführen und die Daten zu konsolidieren. Dafür finden Sie im Praxisteil dieses Abschnitts eine Excel-Vorlage, mit der Sie die Informationen aus den Projekten zusammenführen und auswerten. Die folgenden Erläuterungen sind gleichzeitig eine Anleitung für die Nutzung dieser Excel-Datei.

Wie umfangreich sind die einzelnen Projekte und wie ist ihr Status?

Zunächst verschaffen Sie sich eine Projektübersicht. In einer Liste sehen Sie alle geplanten, laufenden und (gerade) beendeten Projekte (siehe Abbildung 5). In der Tabelle und dem Diagramm erkennen Sie, wie viele Arbeitspakete

  • in dem jeweiligen Projekt bearbeitet werden müssen
  • noch nicht begonnen wurden; es gibt Termine zum Beginn-Soll und Ende-Soll (Plan-Termine), aber keinen Termin zu Beginn-Ist
  • bereits in Arbeit sind, die also im Projekt gerade bearbeitet werden; es gibt einen Termin zu Beginn-Ist, aber kein Ende-Ist
  • fertiggestellt sind; ein Termin bei Ende-Ist ist eingetragen

Sind alle Arbeitspakete beendet (Datum Ende-Ist eingetragen), dann haben Sie den Status „fertig“. Ansonsten sind sie noch „offen“.

Mit den Informationen zum Projekt und zur Projektleitung wissen Sie, wen Sie bei Bedarf ansprechen müssen. Bei einer langen Projektliste können Sie einzelne Projekte nach den Kriterien „Projektleiter“ und „Status“ auswählen (Filter-Funktion von Excel).

Hinweis: Bezeichnungen aus dem Projektstrukturplan

Im Folgenden wird der Begriff Arbeitspaket für alle Einträge im Projektstrukturplan verwendet. Diese können aber eine unterschiedliche Bedeutung haben und im Projektstrukturplan entsprechend gekennzeichnet sein: Meilensteine (M), Projektphase (P), Arbeitspaket (AP) oder Teilarbeitspaket (TAP).

Abbildung 5: Projektübersicht mit den Arbeitspaketen und ihrem Bearbeitungs-Status

Weitere Übersichten (Tabellenblätter in der Excel-Vorlage) gibt es speziell zu:

  • einzelnen Projektleitern und den Status der Arbeitspakete in ihren Projekten
  • die für einzelne Arbeitspakete verantwortlichen Personen, ihre Arbeitspakete und deren Status

Welche Arbeitspakete und Aufgaben stehen in den einzelnen Projekten an?

In der Tabelle STRUKTURPLÄNE sind die Strukturpläne aller Projekte zusammengefasst (siehe Abbildung 6). Sie erhalten damit eine Liste zu sämtlichen Aufgaben und Arbeitspaketen, die in allen Projekten geplant sind. Über Filter-Funktionen können Sie aus dieser Liste ermitteln:

  • die Arbeitspakete eines ausgewählten Projekts; die Auswahl erfolgt über Projektnummer oder Projektname
  • die Arbeitspakte, für die Person A die Projektleitung hat
  • die Arbeitspakte, für die Person B verantwortlich ist
  • die Arbeitspakete nach ihrem Typ: Meilenstein (M), Projektphase (P), Arbeitspaket (AP) oder Teilarbeitspaket (TAP)
Abbildung 6: Liste aller Arbeitspakete aus allen Projekten mit Filterung (Auszug)

Im oberen Bereich der Abbildung 6 sehen Sie die Filter, mit denen Sie aus der langen Liste aller Arbeitspakete diejenigen auswählen können, die Sie gerade interessieren. Im Beispiel ist nach Projektleitung Michael Frege gefiltert. Es werden nur die Arbeitspakete in der Liste angezeigt, für die er als Projektleiter verantwortlich ist.

In der Tabelle ARBEITSPAKETE_FEHLENDE VERANTWORTLICHE sehen Sie, für welche Arbeitspakte noch keine Person als verantwortlich eingetragen ist. Diese Arbeitspakte sind noch nicht zugeordnet. Gegebenenfalls müssen Sie bei der Projektleitung nachfragen, warum dies der Fall ist. Gründe könnten sein

  • Personal-Ressourcen sind nicht verfügbar
  • Personalausfall
  • fehlende Unterstützung aus den Fachabteilungen

Werden die Projekttermine eingehalten?

In der Tabelle TERMINPLÄNE sind die Planungen zu Beginn-Soll und Ende-Soll für die einzelnen Projekte und ihre Arbeitspakete aufgeführt (siehe Abbildung 7). Wurde mit einem Arbeitspaket begonnen (Eintrag in Beginn-Ist), dann befindet sich das Arbeitspaket in Arbeit. Gibt es einen Eintrag in Ende-Ist, ist das Arbeitspaket beendet (fertig).

Auch in dieser Tabelle können Sie aus der langen Liste filtern nach:

  • Projektnummer oder Projektname, um Informationen zum Stand in einem einzelnen Projekt zu erhalten
  • Projektleiter und Verantwortliche für das einzelne Arbeitspaket, um zu wissen, wen Sie bei Bedarf ansprechen können
  • Status des Arbeitspakets

Das Augenmerk legen Sie auf die Arbeitspakte, die im Verzug sind. Für sie gilt: Der geplante Endtermin (Ende-Soll) ist bereits erreicht, aber es gibt noch keine Meldung, dass das Arbeitspaket tatsächlich beendet ist; kein Eintrag bei Ende-Ist. Die Tabelle ARBEITSPAKETE_VERZUG zeigt an, um wie viele Tage der Termin Ende-Soll bereits überschritten ist ausgehend vom aktuellen Datum (Heute).

Auch in dieser Tabelle können Sie mit Filtern einzelne Arbeitspakete aus der Liste auswählen.

Abbildung 7: Verzug bei Endterminen

Wenn für einzelne Arbeitspakete noch keine Termine geplant wurden, dann wird dies in der Tabelle FEHLENDE_TERMINE sichtbar. Damit können Sie die Projektverantwortlichen ansprechen und prüfen, warum noch keine Aussagen zur zeitlichen Bearbeitung des jeweiligen Arbeitspakets gemacht werden können.

Welche Projektkosten fallen an?

Für jedes Projekt wird vor der Projektfreigabe und dem Projektstart ein Budget festgelegt. Das ist der Kostenrahmen für das Projekt. Mit der Projektüberwachung prüfen Sie:

  • Welche Kosten sind für die Projekte geplant (Budget)?
  • Welche Kosten sind bereits angefallen?
  • Wo gibt es Abweichungen zwischen Plan- und Ist-Kosten?
  • Wo wird das Projektbudget überschritten?

In der Liste der Tabelle KOSTEN_EINZELPOSTEN sehen Sie, welche Kosten, Kostenarten und Kostenhöhe in den einzelnen Projekten bereits geplant sind (Kostenklasse „Plan“) und welche Kosten bereits angefallen sind (Kostenklasse „Ist“). Sie erkennen auch, welche Kostenart damit verbunden ist und wie hoch die jeweiligen Kosten sind (Wert).

Sie können die Tabelle wieder filtern nach einzelnen Projekten und nach den verantwortlichen Personen. Außerdem können Sie filtern nach:

  • Plan-Kosten oder Ist-Kosten
  • Kostenart wie Materialaufwand, Personalaufwand, Reisekosten (Sie legen die möglichen Kostenarten für die Erfassung in den Projekten selbst fest)

Wichtig ist insbesondere, die Abweichungen zwischen Plan-Kosten und Ist-Kosten zu erkennen. Diese werden im Tabellenblatt KOSTEN_PLAN_IST aufgeführt (siehe Abbildung 8). Für jedes Projekt sehen Sie die:

  • gesamten Plan-Kosten
  • bislang erfassten Ist-Kosten
  • daraus berechneten Abweichungen

Auch diese Liste können Sie nach Projekt und Projektverantwortlichen filtern. In einem Diagramm sind die Werte als Balkendiagramm dargestellt.

Abbildung 8: Abweichungen bei den gesamten Projektkosten

In weiteren Tabellenblättern können Sie die Abweichungen zwischen Plan-Kosten und Ist-Kosten nach weiteren Merkmalen genauer analysieren. Angelegt sind die Tabellen zur Analyse der Kosten nach:

  • Kostenart
  • Arbeitspaket

Abbildung 9 zeigt den Plan-Ist-Vergleich nach Kostenart.

Abbildung 9: Kosten Plan-Ist-Vergleich mit Filter nach Kostenart Sachkosten

Wenn Kosten (Werte) in den einzelnen Projektmeldungen angegeben sind, diese aber keinen Kostenarten oder Kostenklassen zugeordnet sind (fehlende Einträge), dann werden diese Fälle in den Tabellenblättern KOSTEN_FEHLENDE_KLASSE und KOSTEN_FEHLENDE_KOSTENARTEN angezeigt. Hier können Sie bei den Projektverantwortlichen die fehlenden Informationen anfordern.

Liegen die Projektergebnisse vor und leisten die Projekte das, was sie sollen?

Ob ein Projekt leistet und liefert, was es soll, lässt sich mithilfe spezieller Kennzahlen erkennen. Diese Kennzahlen müssen für jedes Projekt so festgelegt werden, dass sie zu den Projektzielen und Projektergebnissen passen. Auftraggeber, Kunden und Projektleitung müssen vor dem Projektstart festlegen, wie sie den Projektfortschritt messen.

Danach werden im Projektverlauf diese Kennzahlen regelmäßig erhoben und gemessen und dann für das Multiprojekt-Controlling zur Verfügung gestellt. Aus den Rückmeldungen aus den einzelnen Projekten ergibt sich die Übersicht über die Projektergebnisse und Projektleistungen – ausgedrückt in Kennzahlen (Messwerte) und in einer Bewertung.

Für die Bewertung der Kennzahl wird geprüft, ob der aktuell gemessene Wert der Zielvorgabe (Sollwert) entspricht. Das Ergebnis wird in Form eines Ampelsystems dargestellt. Dabei bedeuten:

  • grün: Die gemessene Kennzahl entspricht der Zielvorgabe und dem Sollwert oder ist besser.
  • gelb: Die gemessene Kennzahl erreicht nicht die Zielvorgabe und den Sollwert, liegt aber in einem Toleranzbereich, der durch einen Toleranzwert unterhalb der Sollvorgabe markiert wird.
  • rot: Die gemessene Kennzahl erreicht nicht den Toleranzwert.

Das Ergebnis wird in der Excel-Vorlage im Tabellenblatt KENNZAHLEN_EINZEL angezeigt (siehe Abbildung 10). In der gesamten Liste sind alle Kennzahlen für alle Projekte aufgeführt, insbesondere mit:

  • Name und Einheit der Kennzahl
  • Datum der Messung
  • Messwert
  • Angabe, ob ein hoher (positiv) oder ein niedriger (negativ) Messwert besser ist
  • Toleranzbereich (grüner und roter Grenzwert)
  • Ampelfarbe, die zeigt, in welchem Bereich der aktuelle Messwert liegt

Aus der Liste können mithilfe unterschiedlicher Filter zum Projekt, zu den Projektverantwortlichen, zur Kennzahl und zur Bewertung einzelne Aspekte ausgewertet werden. Zum Beispiel: Zeige alle Projekte und Kennzahlen, die rot sind. Oder: Zeige die Kennzahlen des Projektleiters Horst Müller.

Abbildung 10: Übersicht über aktuelle Kennzahlen zum Projektfortschritt und den Projektzielen (mit Filterung nach Projektleitung)

Mit den Tabellen in KENNZAHLEN_ÜBERSICHT und KENNZAHLEN_ÜBERSICHT_02 können Sie auswerten, wie viele der jeweils gemessenen Kennzahlen im grünen, gelben oder roten Bereich liegen. Mit einer Filterung nach Projekt oder Projektleitung können Sie für einzelne Projekte erkennen, in welchem Ausmaß die Projektziele (vermutlich) erreicht werden.

Mit dem Projektverlauf können sich die Messwerte für die entsprechenden Kennzahlen verändern. Denn „rote Werte“ und „gelbe Werte“ müssen verbessert werden. Gleichzeitig können besondere Ereignisse dazu führen, dass sich Kennzahlen zum Guten oder Schlechten verändern. Deshalb werden Kennzahlen zu unterschiedlichen Zeitpunkten verglichen und der Verlauf überprüft. In den Tabellen erfolgt dies über das Feld Datum.

Mit dem Filter Datum können Sie dann prüfen, wie es um den Projektfortschritt und die Projektleistung zu einem ausgewählten Zeitpunkt stand. So machen Sie die Entwicklung in den Projekten sichtbar und können entsprechend aktiv werden.

Praxis

Führen Sie die Informationen zur Planung und zum Verlauf Ihrer Projekte in der folgenden Excel-Vorlage zusammen und prüfen Sie die Ergebnisse.

Leiten Sie daraus ab, bei welchen Projekten und Projektbearbeitern Sie eingreifen sollten oder welche weiteren Informationen Sie benötigen, um sich ein genaueres Bild zu machen. Klären Sie dazu Fragen wie beispielsweise:

  • Warum ist ein Arbeitspaket im Projekt X noch nicht gestartet, obwohl der geplante Arbeitsbeginn schon vorüber ist?
  • Warum sind im Projekt Y noch so viele Arbeitspakete offen oder in Bearbeitung, obwohl das Projektende in nicht allzu weiter Ferne liegt?
  • Wie hoch sind die Reisekosten in den Projekten in einem Plan-Ist-Vergleich?
  • Für welche Projekte und Arbeitspakete ist Frau Meier verantwortlich?
  • Wie hat sich die Zufriedenheit der Mitarbeitenden im Verlauf des Change-Management-Projekts verändert?

Hinweis: Datenquelle einstellen für Power-Query-Abfragen

Die Excel-Vorlage für das Multiprojekt-Controlling nutzt für die Datenanalyse die Funktion Power-Query von Excel. Dazu müssen Sie in der Vorlage angeben, wo genau die Excel-Dateien in Ihrem Fall liegen, die Sie einlesen wollen.

Idealerweise importieren Sie die Daten immer aus dem gleichen Verzeichnis. Zum Beispiel: Projekte/Projektcontrolling/Import

Wie Sie Ihr Verzeichnis mit der Excel-Vorlage als Datenquelle verknüpfen, erfahren Sie in diesem Dokument (Datenquelle für die Power-Query-Abfrage ändern).

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