ProjektmanagementProjektplanung

In der ersten Projektphase wird die Vorgehensweise geplant und im Projektstrukturplan beschrieben. Dazu wird der Projektauftrag in Arbeitspakete übersetzt, und es werden ein Zeitplan und ein Kostenplan erstellt. Zudem werden die Ressourcen bereitgestellt. Dann weiß das Projektteam, was zu tun ist.

Bedeutung der Projektplanung

Manche spotten: „Planung ersetzt den Zufall durch den Irrtum.“ Einige Großprojekte scheinen dieser Sichtweise recht zu geben. Gleichwohl dürfte es in den meisten Fällen hilfreich sein, das Projekt in seinem Ablauf vorauszudenken – zu planen. Je nach Komplexität und Umfang der Aufgabenstellung und nach Zeitdauer der Projektdurchführung, empfiehlt es sich einen mehr oder weniger genauen Projektplan zu erarbeiten. Je kurzfristiger der Planungszeitraum, desto genauer kann der Projektplan sein. So wenig Planung wie möglich, so viel wie nötig.

Es gilt demnach: Projektplanung

  • ist ein schrittweiser Prozess, der bereits in der Phase der Projektdefinition mit geringer Planungstiefe beginnt, und im Laufe des Projektes immer detaillierter wird;
  • muss grundsätzlich einen Kompromiss finden zwischen dem, was planbar ist und dem, was geplant werden muss;
  • setzt voraus, dass eine klare Zielsetzung für das Projekt vorliegt.

Zweck der Projektplanung ist es

  • komplexe Vorhaben durch Teilpläne zu gliedern und übersichtlich zu machen;
  • das Projektgeschehen aufgrund einer systematischen Analyse von Einflussfaktoren so gut wie möglich vorauszusehen;
  • die Folgen alternativer Handlungsmöglichkeiten auf die Kosten- und Terminentwicklung bereits im Stadium der Entscheidungsvorbereitung sichtbar zu machen;
  • eine rationelle Gestaltung des Projektablaufs zu ermöglichen;
  • die Arbeit einzelner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oder Bereiche so aufeinander abzustimmen, dass Doppelarbeiten vermieden werden;
  • die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über das Vorhaben und die Planziele zu informieren;
  • realistische Soll-Vorgaben für Aufwand, Termine, Ressourcen usw. zu ermitteln und
  • damit die Voraussetzung zur Projektüberwachung und Projektsteuerung zu schaffen.

Der Projektstrukturplan als Planungs-Instrument

Im Projektstrukturplan (PSP) wird dargestellt, welche Aufgaben und Aktivitäten im Einzelnen im Projekt durchzuführen sind. Er ist damit das zentrale Planungs-Instrument und das Fundament für die Projektplanung und anschließende Projektdurchführung. Im Projektstrukturplan sind insbesondere aufgeführt:

  • Aufgaben oder Aktivitäten
  • Termine
  • Kosten oder Budget
  • Ressourcen und Hilfsmittel
  • Verantwortliche

Aus dem Projektstrukturplan ergibt sich, welche Aufgaben als Nächstes anstehen und durchgeführt werden und wie die Ergebnisse der jeweiligen Aufgabe überprüft und abgenommen werden. Für das operative Projektmanagement kann der allgemeine Projektstrukturplan in einen Ablaufplan oder Maßnahmenplan überführt und damit detailliert werden.

Tipp: Projektstrukturplan als Mindmap erstellen

Mindmaps sind ein hilfreiches Werkzeug für das Entwickeln eines Projektstrukturplans. Sie visualisieren damit Ihr Projekt in einer Übersicht und können alle notwendigen Informationen einfach einbinden, ergänzen sowie ein- und ausblenden. Abbildung 2 zeigt dazu ein Beispiel.

Abbildung 2: Projektstrukturplan als Mindmap

Projektstrukturpläne können unterschiedlich aufgebaut sein. Oft sind die einzelnen Elemente, insbesondere die Aufgaben und Aktionen, in chronologischer Folge erläutert. Der Projektstrukturplan ist dann eine Form eines Zeitplans oder Ablaufplans. Dem entsprechend ist die Terminplanung ein wichtiger Bestandteil der Projektstrukturplanung.

Terminplanung

Die Terminplanung gibt Auskunft über folgende Fragen:

  • Welche Zeit wird das Projekt unter Berücksichtigung der für die einzelnen Vorgänge benötigten Zeit in Anspruch nehmen?
  • Welche Vorgänge bestimmen die Projektdauer?
  • Zu welchen Terminen müssen die einzelnen Vorgänge beginnen und wann müssen sie abgeschlossen sein, wenn die vorgegebene Projektdauer eingehalten werden soll?
  • Welche Auswirkungen haben zeitliche Verschiebungen und Verkürzungen oder Verlängerungen von Vorgängen auf die Projektdauer?

Um den Terminplan zu erarbeiten, sind folgende Schritte notwendig:

1. Detaillierung der Aufgabenpakete

  • Auflösen der Arbeitspakete in einzelne Tätigkeiten oder Vorgänge
  • Zusammenstellung sämtlicher Vorgänge zu einer Vorgangsliste

2. Festlegen der Abläufe und Erstellung des Ablaufplans

Für jeden Vorgang sind möglichst alle drei Fragen zu beantworten:

  • Welche Vorgänge müssen abgeschlossen sein, bevor der betrachtete Vorgang beginnen kann?
  • Welche Vorgänge können gleichzeitig mit diesem Vorgang ausgeführt werden?
  • Welche Vorgänge können nicht begonnen werden, bevor der betrachtete Vorgang abgeschlossen ist?

3. Überführung des Ablaufplans in den Terminplan

Hierbei sind folgende Fragen zu beantworten:

  • Wie lange dauern die einzelnen Vorgänge?
  • Wann können die Vorgänge frühestens beginnen und enden?
  • Wann müssen die Vorgänge spätestens beginnen und enden, wenn die Projektdauer eingehalten werden soll?
  • Wo sind Zeitreserven vorhanden, wo fehlen sie?

Methoden für die Terminplanung im Projektmanagement

Gebräuchliche Verfahren der Termin- und Ablaufplanung sind:

Terminplan

Der Terminplan zeigt die wichtigsten Vorgänge mit ihren geschätzten Dauern und den Start- und Endterminen in Form einer Liste (meist nach aufsteigenden Terminen sortiert).

Meilensteinpläne

Meilensteinpläne sind ereignisorientierte Terminübersichten, aus denen ersichtlich ist, wann bestimmte, für das Projekt wichtige Aufgaben, Vorgänge und Aktivitäten zu erreichen sind.

Meilenstein

Der Meilenstein ist ein Arbeitspaket (ein Ergebnis oder ein Liefergegenstand) in einem Projekt, der eine besondere Bedeutung hat. Der Meilenstein kann zum Beispiel für den Auftraggeber, die Projektleitung und das Projektteam wichtig sein, um zu erkennen, ob die Projektziele erreicht werden (Zwischenstand des Projekts). Er kann ein wichtiges Arbeitsergebnis sein, auf das die weiteren Arbeiten im Projekt angewiesen sind. Meilensteine sind verständlich, kontrollierbar, in angemessenen Zeitabständen und insbesondere spezifiziert durch

  • Inhalt: das muss erledigt oder verfügbar sein
  • Termin: an diesem Tag wird das Ergebnis präsentiert und überprüft (bezüglich Qualität, Zeitplan und Kosten)

Balkenpläne oder Gantt-Diagramme

Balkenpläne oder Gantt-Diagramme stellen auf einer Zeitachse als Balken dar, wie lange einzelne Projektphasen und Arbeitspakete dauern, wodurch die Arbeitsschritte in ihrer Zeitfolge grafisch veranschaulicht werden (siehe Abbildung 3).

Abbildung 3: Terminplanung im Projekt in Form eines Gantt-Diagramms (Balkenplan)

Netzpläne

Netzpläne sind die grafische Darstellung der Ablaufstrukturen im Projekt, welche die logische und zeitliche Aufeinanderfolge der Einzelarbeiten veranschaulicht. Es gibt mehrere Varianten für Netzpläne im Projektmanagement; zum Beispiel: MPM-Netzpläne, GERT-Netzpläne oder Petri-Netze. In Abbildung 4 ist ein MPM-Netzplan dargestellt. Dabei können einige Arbeitspakete beginnen, bevor die vorangegangenen komplett abgeschlossen sind.

Abbildung 4: Terminplanung im Projekt in Form eines Netzplans

Methoden zur Aufwands- und Kostenschätzung im Projekt

Um den Aufwand und die Kosten für das Projekt abschätzen zu können, gibt es unterschiedliche Methoden und Vorgehensweisen.

Detaillierte Aufwandsschätzung

Planung oder Schätzung aller relevanten Aufwendungen für jedes einzelne Arbeitspaket. Nur auf der Basis von Projektstrukturplan und definierten Arbeitspaketen sinnvoll.

Parametrische Aufwandsschätzung

Hinreichend genaue Ermittlung der Projektaufwendungen mit mathematischen Gleichungen unter Verwendung relativ weniger, repräsentativer Einflussgrößen.

Analogiemethode

Kostenvergleiche und Bestätigung von Kostenschätzungen durch den Vergleich mit ähnlichen, bereits abgeschlossenen Projekten.

Kennzahlenmethode

Ableitung aussagekräftiger und vergleichsfähiger Kennzahlen aus abgeschlossenen Projekten; zum Beispiel ergibt sich der Gesamtaufwand für einen Fliesenleger aus dem Produkt zu fliesende Fläche in Quadratmeter mal Zeitaufwand in Stunden pro Quadratmeter.

Intuitive Schätzung

Einzel- oder Gruppenschätzung von Aufwandsgrößen durch Experten. Qualität der Schätzangaben ist wesentlich von der Erfahrung der befragten Experten abhängig.

Je besser die Aufwandschätzung, desto besser können Budget und Ressourcen für das Projekt eingeplant und zur Verfügung gestellt werden. Bei schlechter Schätzung oder Berechnung sind im weiteren Verlauf wahrscheinlich immer wieder Anpassungen notwendig – mit allen Problemen und Konflikten, die es mit dem Auftraggeber deshalb geben kann.

Praxis

Erarbeiten Sie für Ihr Projekt einen Projektstrukturplan. Orientieren Sie sich dabei an der Struktur und dem Aufbau wie in der folgenden Abbildung 5 und der entsprechenden Vorlage.

Abbildung 5: Aufbau eines Projektstrukturplans

Falls Sie eine Software für das Mindmapping einsetzen und Ihren Projektstrukturplan damit erstellen wollen, können sie die folgende Vorlage als Basis nutzen.

Erläutern Sie die Teilaufgaben, Teilprojekte und Arbeitspakete in dem Umfang und dem Detaillierungsgrad, wie es notwendig ist. Maßgeblich ist, dass allen Projektbearbeitern klar ist, was zu tun ist, und dass keine Mängel entstehen. Nutzen Sie dazu die folgende Vorlage.

Erarbeiten Sie für die einzelnen Arbeitspakete, Vorgänge und Aufgaben einen Zeitplan oder Terminplan. Gehen Sie dabei von wichtigen Terminen aus; zum Beispiel von Präsentationen der Zwischenergebnisse beim Auftraggeber. Dies sind die sogenannten Meilensteine. Halten Sie diese zunächst als Meilensteinplan fest. Nutzen Sie dazu eine der folgenden Vorlagen.

Entwickeln Sie dann einen Terminplan. Gehen Sie dabei von den Meilensteinen aus und planen Sie die einzelnen Arbeitspakete bezüglich Beginn, Dauer und Ende. Sie können Ihren Terminplan als Balkendiagramm (Gantt-Chart) oder Netzplan darstellen. Orientieren Sie sich dazu an den folgenden Vorlagen.

Stellen Sie für Ihren Projektstrukturplan außerdem die Kosten, den Aufwand und sonstige Ressourcen zusammen. Nutzen Sie für die Darstellung die folgende Vorlage.

Nutzen Sie für die Zusammenstellung aller Informationen zu Terminen, Kosten, Ressourcen etc. auch die Vorlagen im Handbuch-Kapitel Projektmanagement mit Excel.

Der Projektstrukturplan sollte dem gesamten Projektteam als Orientierung bei der Durchführung des Projekts helfen. Ob die einzelnen Maßnahmen dann – wie geplant – durchgeführt werden, müssen Sie regelmäßig im Projekt prüfen. Das ist die zentrale Aufgabe der Projektüberwachung. Wie Sie dabei vorgehen und worauf es ankommt, lesen Sie im nächsten Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels.