Kapitel 160: Projektmanagement-Handbuch erstellenProjektrahmen festlegen und erläutern

Unter dem Aspekt Projektrahmen beschreiben Sie, welchen Zweck das Projektmanagement-Handbuch erfüllt, wie Projekte in Ihrem Unternehmen organisiert werden und welche Rollen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten es üblicherweise in Projekten gibt.

Funktion des Projektmanagement-Handbuchs

Im Projektmanagement ist das Projektmanagement-Handbuch ein wichtiges methodisches Element. Es beschreibt, wie Projekte durchgeführt werden sollen. Ein Projektmanagement-Handbuch schafft die Grundlagen, um die zahlreichen Aufgaben in Projekten zu bewältigen. Es legt die Verfahrensabläufe fest und hilft, die Effizienz der Projektarbeit zu verbessern. Ein Projektmanagement-Handbuch entlastet somit alle Projektbeteiligten.

Projektmanagement-Handbuch

Im Projektmanagement-Handbuch (PM-Handbuch) sind alle Regelungen, die innerhalb einer Organisation generell für die Planung und Durchführung von Projekten gelten, zusammengefasst. Ein PM-Handbuch sollte möglichst pragmatisch und verständlich gehalten werden. Mögliche Inhalte sind:

  • Projektkriterien: Was ist ein Projekt?
  • Projektarten und Projektkategorien
  • Projektorganisation und Projektrollen
  • Projektmanagement-Glossar mit unternehmensspezifischer Terminologie
  • Formulare, Vorlagen und Checklisten

Die folgenden Elemente und Inhalte eines Projektmanagement-Handbuchs stecken zunächst den Projektrahmen ab. Die Erläuterungen zeigen, worum es dabei jeweils geht und wie die Inhalte im Handbuch formuliert sein können. So erstellen Sie Schritt für Schritt ein Handbuch für Ihre Projektorganisation im Unternehmen.

1. Zweck und Anwendungsbereich

Zweck

Dieses Projektmanagement-Handbuch hilft,

  • Professionalität im Aufbau einer Projektorganisation zu bekommen
  • Sicherheit beim Vorgehen in Projekten zu schaffen
  • einheitliche Begriffe zu verwenden
  • die richtigen Methoden einzusetzen
  • wirtschaftliche Risiken zu vermeiden

Damit hilft dieses Projektmanagement-Handbuch, erfolgreiche Projektarbeit zu leisten.

Gültigkeit

Dieses Handbuch ist verbindlich für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Dienstleister und Lieferanten, die im Auftrag der Muster AG in Projekte eingebunden sind.

2. Projektorganisation

Rahmen

In der Muster AG werden die zu realisierenden Projekte neben der Linienorganisation durchgeführt. Das heißt, die Projektbeteiligten können weiter Linienfunktionen wahrnehmen. Die jeweilige Führungskraft muss dafür Sorge tragen, dass die Projektbeteiligten für die zu Projektbeginn kalkulierten Zeiten freigestellt werden.

Kapazitäten

Bei konkurrierenden Anforderungen aus dem Projekt und aus der Linie heraus hat die Projektarbeit im Rahmen der vorgegebenen und von der Geschäftsführung genehmigten Zeiten Vorrang. Sind nicht geplante Supportaufgaben zu erledigen, die die Projektarbeit behindern, so müssen diese von der zuständigen Abteilungsleitung genehmigt werden. Unstimmigkeiten sind mit der nächsten Führungsebene zu regeln.

Verrechnung der Kosten

Grundsätzlich sind alle Kosten, die im Zusammenhang mit dem Projekt stehen, unter der Projektnummer, die in der Vorbereitungsphase vergeben wird, zu sammeln.

Aufbau

Grundsätzlich besteht die Projektorganisation aus folgenden Rollen:

  • Kunden
  • Ideen-Coach
  • Projektleitung
  • Projektteammitglieder
  • Lenkungsausschuss (Entscheidungs- und Kontrollgremium)

Je nach Einstufung der Tätigkeiten in Aufgaben im Tagesgeschäft, Auftrag oder Projekt können die Rollen von unterschiedlichen Personen oder Institutionen besetzt sein.

3. Rollen im Projekt

Kunde

Kompetenz

Der Kunde kann die Anforderungen und Erwartungen an das Projekt formulieren, um das Projektvorhaben einem internen Projektteam oder einem externen Dienstleister oder Lieferanten unter Berücksichtigung des bestmöglichen Projektnutzens zu übertragen.

Aufgabe

Der Kunde vertritt die Interessen derjenigen, die mit den Produkten des Projekts arbeiten werden (einschließlich Betrieb und Wartung), die mit den Produkten ein Ziel erreichen wollen oder die mit den Produkten einen bestimmten Nutzen erzielen wollen.

Verantwortung

Der Kunde stellt sicher, dass die auf Benutzerseite mit dem Projekt angestrebten Ergebnisse spezifiziert sind.

Ideen-Coach

Kompetenz

Der Ideen-Coach erkennt Probleme, Herausforderungen oder Verbesserungsmöglichkeiten in einem Unternehmen und deren Bedeutung für das Projektmanagement. Er kann die dazugehörigen Fachaufgaben im Projekt beurteilen.

Wird eingesetzt von

Der Ideen-Coach wird von sich aus aktiv. Er kann auch von der Geschäftsleitung, von einem Team, von Kunden oder von einem Gremium im Unternehmen eingesetzt und bestellt werden.

Aufgabe

Der Ideen-Coach entwickelt die Projektidee und das Projektvorhaben bis zum ersten Termin im Lenkungsausschuss und zur Begutachtung als Projektvorhaben. Anschließend kann er die Projektleitung übernehmen oder das Projektteam bei Bedarf begleitend beraten.

Verantwortung

Der Ideen-Coach ist dem Lenkungsausschuss gegenüber verantwortlich. Darüber hinaus hat er nur eine beratende und begleitende Funktion. Dafür muss er dem Projektteam auf dessen Anfrage zur Verfügung stehen.

Projekt­leitung

Kompetenz

Die Projektleitung hat umfassende Erfahrung in der Projektarbeit. Sie kann Ziele setzen und Ergebnisse prüfen. Außerdem besitzt sie Führungserfahrung sowie Sozial- und Methodenkompetenz.

Wird eingesetzt von

Lenkungsausschuss

Aufgabe

Die Projektleitung muss die Qualität der Projektergebnisse sicherstellen. Sie überwacht Kosten und Termine und steuert den Ressourceneinsatz im Projekt.

Verantwortung

Die Projektleitung verantwortet die gesamte Projektdurch­führung in Qualität, Zeit und Budget.

Projektteammitglied

Kompetenz

Das Projektmitglied bringt die Fachkompetenz bezogen auf die jeweilige Projektaufgabe mit. Außerdem besitzt es Methodenkompetenz für das Projektmanagement.

Aufgabe

Jedes Projektmitglied muss die ihm zugewiesenen Aufgaben oder Arbeitspakete im Projekt erfüllen. Es stellt die Qualität der Ergebnisse sicher und dokumentiert die aufgewendeten Zeiten und Kosten. Außerdem nimmt es an allen erforderlichen Abstimmungen (Projekt-Meetings) teil.

Verantwortung

Jedes Projektmitglied ist verantwortlich für die Qualität der Ergebnisse in Bezug auf seine Aufgaben sowie für die dafür aufgewendeten Zeiten und Kosten. Es muss die im Projektplan festgelegten Termine einhalten.

Lenkungsausschuss

Kompetenz

Die Mitglieder im Lenkungsausschuss besitzen das für die Projektaufgaben notwendige Urteilsvermögen über die Qualität der erarbeiteten Ergebnisse, die Wirtschaftlichkeit und die aufgewendeten Kapazitäten, sowie über das Vorgehen im Projekt.

Wird eingesetzt von

Der Lenkungsausschuss wird von der Geschäftsleitung, gegebenenfalls in Abstimmung mit den Kunden, eingesetzt.

Aufgabe

Der Lenkungsausschuss stuft das Projekt in seiner Bedeutung ein und gibt die Konzeptions- und Realisierungsphase frei. Er genehmigt die benötigten Kapazitäten, beurteilt die Meilensteine und bewertet die Ergebnisse des Projekts. Bei einer Projekteskalation oder einer erheblichen Zeit- und Kostenüberschreitung greift der Lenkungsausschuss in die Projektplanung ein. Außerdem unterstützt er bei Bedarf den Projektleiter gegenüber der Geschäftsleitung und vermittelt bei einem Konflikt mit den Vorgesetzten der Linienorganisation.

Verantwortung

Coaching und Controlling der Phasen, Abnahme der Projektergebnisse im Rahmen der geplanten Meilensteine.

Tipp: Welche Aufgaben im Projektmanagement anfallen

Wie Sie auf der Grundlage Ihres Projektmanagement-Handbuchs einzelne Projekte konzipieren, planen und durchführen, erfahren Sie im Handbuch-Kapitel zum Projektmanagement. Die dabei wichtigen und hilfreichen Werkzeuge finden Sie im Handbuch-Kapitel Projektmanagement mit Excel.

Praxis

Projektmanagement-Handbuch anpassen

Nutzen Sie die folgende Vorlage als Muster für das Projektmanagement-Handbuch für Ihr Unternehmen und Ihre Projektorganisation. Passen Sie die Vorlage an in Bezug auf:

Zweck und Anwendungsbereich

In der Einleitung können Sie das Ziel und die Funktion des Projektmanagement-Handbuchs modifizieren. Zum Beispiel:

  • im Bereich Softwareentwicklung: optimales Management knapper Ressourcen
  • im Anlagenbau: Einhaltung von Projektterminen

Projektorganisation

Ergänzen Sie, wie die Stellung von Projekten im Verhältnis zur Linie ist:

  • Welche Tätigkeiten haben Vorrang? Bei produzierenden Unternehmen sind es im Allgemeinen die Linienaufgaben, bei Dienstleitungsunternehmen meist die Projektaufgaben.

Beteiligte an Projekten

Legen Sie fest, welche Personen und Abteilungen üblicherweise an Projekten beteiligt sind und wie diese organisatorisch im Projekt sowie in der Unternehmensorganisation eingebunden werden. Das können sein: 

  • interner oder externer Auftraggeber
  • Kernteam mit Projektleitung
  • Lenkungsausschuss, Management- oder Beratungsgremium

Fügen Sie hinzu, welche Organisationseinheiten das sind. Nutzen Sie dabei auch die in Ihrem Unternehmen üblichen Begriffe.

Im folgenden Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels werden die Elemente und Inhalte zu den Projektprozessen erläutert, wie sie dann im Projektmanagement-Handbuch dargestellt werden.

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