Kapitel 207: Arbeitszeit erfassen, verwalten, auswertenRechtliche Rahmenbedingungen zur Arbeitszeit

Maßgeblich für die Arbeitszeit sind die Arbeitszeitgesetze der einzelnen Staaten. In Deutschland sind die Vorgaben im Arbeitszeitgesetz (ArbZG) dargestellt, in Österreich gilt das Arbeitszeitgesetz (AZG) und in der Schweiz das Arbeitsgesetz (ArG), teilweise um Verordnungen ergänzt.

Außerdem gilt für die Länder der Europäischen Union die europäische Richtlinie 203/88/EG. Diese Gesetze geben den rechtlichen Rahmen für die Arbeitszeit vor.

Das Arbeitszeitgesetz regelt unter anderem die tägliche oder wöchentliche Arbeitszeit. Es gibt eine Obergrenze vor, um Beschäftigte vor zu viel Arbeit zu schützen:

• In Deutschland gilt nach § 3 ArbZG, dass die Arbeitszeit der Arbeitnehmer pro Werktag im Durchschnitt 8 Stunden nicht überschreiten darf; im Einzelfall kann sie maximal 10 Stunden pro Tag betragen. Bei 6 Werktagen pro Woche ergibt sich daraus eine maximale Arbeitszeit von 48 Stunden pro Woche.
• In der Schweiz gilt eine Obergrenze der Arbeitszeit pro Woche von 45 Stunden oder 50 Stunden (je nach Berufsgruppe); mit Pausen darf die tägliche Arbeitszeit nicht mehr als 14 Stunden betragen (Art. 9 und Art. 10 ArG).
• In Österreich darf die Arbeitszeit pro Tag maximal 8 Stunden oder mit Einschränkungen 10 Stunden und pro Woche maximal 40 Stunden betragen (§ 3 und § 4 AZG).

Alle Gesetze sehen Ausnahmen vor, die möglich, aber an Einschränkungen und Bedingungen geknüpft sind.

Weitere Regelungen zur Arbeitszeit können in Tarifverträgen und in überbetrieblichen Vereinbarungen festgelegt sein. Denn die Unternehmen einer Branche haben oft besondere Anforderungen an die Arbeitszeit, was deren Lage oder Verteilung angeht.

Für Tarifverträge und betriebliche Abmachungen zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber gilt: Die Regelungen zur Arbeitszeit dürfen dem gesetzlichen Anspruch der Beschäftigten auf Arbeitsschutz durch maximale Arbeitszeiten nicht widersprechen.

Das gilt auch für betriebliche Regelungen, Betriebsvereinbarungen und individuelle Arbeitsverträge. Diese sind in Bezug auf die Arbeitszeit dennoch wichtig, weil sie die Details zur Arbeitszeit regeln sollten. Das betrifft zum Beispiel Regelungen und Vereinbarungen zu:

• Arbeitszeit pro Tag unter Einhaltung der gesetzlichen Regelungen und gemäß individueller Vereinbarung
• Anzahl, Dauer und Lage von Pausenzeiten
• Lage der Arbeitszeit im Tagesverlauf; wann wird die Arbeit begonnen, wann beendet
• selbstständige Einteilung der Arbeitszeit durch den Arbeitnehmer (flexible Arbeitszeiten)
• besondere Erholungszeiten
• Arbeitsbereitschaft, Bereitschaftsdienst oder Rufbereitschaft
• Überstunden als Arbeitszeit, die über die vertraglich vereinbarte und übliche Arbeitszeit hinausgeht; mit Anzahl, Art der Anordnung, Ausgleich
• Mehrarbeit als Arbeitszeit, die über die gesetzliche Obergrenze der Arbeitszeit pro Tag (10 Stunden) hinausgeht; mit Begründung, Ausgleich

Für bestimmte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gibt es gesetzliche Sonderregelungen, weil für diese Personen ein besonderes Schutzbedürfnis besteht oder weil damit Fehler oder Gefahren für andere vermieden werden sollen. Solche gesetzlichen Regelungen gelten beispielsweise für:

• Jugendliche: Sie dürfen maximal 8 Stunden pro Tag und maximal 40 Stunden pro Woche arbeiten, sie haben weitergehende Ansprüche auf Pausen und Ruhezeiten und sie dürfen nachts nicht arbeiten. Für Kinder bis 15 Jahren gilt ein grundsätzliches Arbeitsverbot.
• Werdende Mütter: Sie dürfen maximal 8,5 Stunden pro Tag und maximal 40 Stunden pro Woche arbeiten.
• Fahrpersonal: Die tägliche Lenkzeit von Fahrpersonal darf maximal 9 Stunden betragen (mit Ausnahmen); pro Tag sind mindestens 11 Stunden Ruhezeit gefordert; darüber hinaus gelten weitere Sonderregelungen für die Pausengestaltung, Lenk- und Ruhezeiten pro Tag, pro Woche und pro zwei Wochen.

Nach einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom Mai 2019 sind alle Unternehmen verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten zu erfassen und zu dokumentieren (Rechtssache C-55/18). Für Deutschland hat auch das Bundesarbeitsgericht (BAG) entschieden, dass alle Arbeitgeber ein System einführen müssen, mit dem die geleistete Arbeitszeit der Mitarbeitenden erfasst werden kann (Urteil 1 ABR 22/21 vom 13.09.2022).

Es ist demnach nicht nur zulässig, wenn Unternehmen die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten erfassen, sondern notwendig. Wie diese Erfassung technisch und organisatorisch geregelt wird, bleibt den Unternehmen selbst überlassen. Sie kann auf Papier erfolgen oder mithilfe moderner Zeiterfassungssysteme.

Wichtig ist: Wenn Daten rund um die Arbeitszeiten erfasst werden, muss beachtet werden:

• Die Beschäftigten wissen, welche Daten zu ihrer Arbeitszeit erfasst werden.
• Sie können diese Daten und Informationen einsehen.
• Es ist genau geregelt, welche Personen Zugriff auf die Daten und Informationen zur Arbeitszeit haben; im Allgemeinen sind dies Vorgesetzte und Mitarbeitende der Personalabteilung, die diese Daten für ihre Aufgaben brauchen – und keine weiteren Personen im Unternehmen.
• Die Grundsätze der Datenschutzgesetze werden beachtet.

Alle Dokumente zur erfassten Arbeitszeit müssen zwei Jahre aufbewahrt werden.

Zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer kommt es häufig zu Konflikten, wenn es um die Arbeitszeit geht. Deshalb ist die Rechtsprechung dazu auch sehr umfangreich. Problematisch sind beispielsweise:

• Wie viele Überstunden müssen geleistet werden?
• Wer darf unter welchen Bedingungen Überstunden anordnen?
• Wann wurde tatsächlich eine Überstunde geleistet?
• Wie werden Überstunden ausgeglichen oder entgolten – zum Beispiel durch Zuschläge?
• Welche Zeiten sind Arbeitszeiten: Pausen, Umkleide, Fahrtzeiten, Reisezeiten bei Dienstreisen?
• Inwieweit darf die Arbeitszeit im Tagesverlauf selbst festgelegt werden (flexible Arbeitszeit)?
• Was ist Arbeitszeit im Homeoffice?