KostenmanagementRisiken der Kostensparprogramme beachten

Kostensparprogramme können dazu führen, dass das Leistungsangebot des Unternehmens schlechter wird. Dadurch werden die Kunden unzufriedener und Mitarbeiter und Lieferanten wenden sich ab. Um diesen Nebenwirkungen vorzubeugen, sollte es mit jedem Kostensparprogramm eine Risikoanalyse geben.

Leistungen verschlechtern sich

Wer Kosten einsparen will, geht immer ein Risiko ein. Leistungen einzuschränken, die für das Unternehmen sehr wichtig sein können, ist ein solches Risiko. Diese Leistungen richten sich nach außen zum Kunden, der einwandfreie Produkte und guten Service erwartet – und unzufrieden ist, wenn er hört: „Das haben wir eingespart. Das bieten wir Ihnen nicht mehr an.“

Die Leistungen eines Unternehmens richten sich aber auch nach innen an die eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die bei mangelhafter Fürsorge, bei willkürlichen Veränderungen und höherer Arbeitsdichte ihre Motivation und Leistungsbereitschaft verlieren. Ihr Engagement sinkt, die Stimmung im Betrieb ebenfalls. Am Ende machen alle nur noch notgedrungen „Dienst nach Vorschrift“ oder sie sabotieren Prozesse im Unternehmen aus Frust, Enttäuschung oder Angst.

Die Leistung eines Unternehmens bezieht dieses auch von seinen Lieferanten. Wenn bei ihnen Kostenschrauben angezogen werden, bringen sie für weniger Geld auch weniger Leistung. Das kann für das Unternehmen ebenfalls riskant sein: Bestellungen werden nicht mehr flexibel gehandhabt, die Qualität der gelieferten Produkte sinkt, es kommt zu Mängeln in der Logistik – oder der Lieferant trennt sich von diesem unrentablen Kunden, der sich dann aufwendig einen neuen Lieferanten suche muss.

Kosteneinsparprogramme mit Risikoanalyse verbinden

Deshalb muss jedes Programm zur Kostenreduzierung immer auch eine Risikoanalyse beinhalten. Alle geplanten Maßnahmen des Kostenmanagements müssen auf den Risikoprüfstand. Das sind dabei die Kernfragen:

  • Was sind die Leistungsziele (Qualität, Zeit, Service etc.), die das Unternehmen immer erreichen muss und die durch Kosteneinsparungen nicht gefährdet sein dürfen?
  • Werden die geplanten Kosteneinsparungen tatsächlich realisiert?
  • Wovon hängt das ab? Was wird den Erfolg behindern?
  • Kommen dadurch andere Kosten auf das Unternehmen zu? Kurzfristig, einmalig oder langfristig, dauerhaft?
  • Werden die Leistungen gegenüber Kunden, Mitarbeitern oder Lieferanten eingeschränkt? Kurzfristig, langfristig?
  • Welche Folgen hat das auf andere wichtige Ziele des Unternehmens? Zum Beispiel Kundenbindung, Mitarbeiterbindung, Liefersicherheit etc.

Dabei darf die Risikoanalyse nicht dazu führen, nichts zu tun. Kosten sparen heißt Veränderung. Und Veränderungen tragen immer ein Risiko in sich. Sie sind deshalb nicht in jedem Fall zu vermeiden. Risiken müssen auch gezielt eingegangen werden. Zu unterscheiden sind dabei immer auch die kurzfristige und die langfristige Perspektive. Unterscheiden und analysieren Sie:

  • kurzfristige und langfristige Chancen des Kostenmanagements
  • kurzfristige und langfristige Risiken des Kostenmanagements

Kostenmanagement ist ein Prozess

Das Kostenmanagement muss als Prozess betrachtet werden, der mehrere Phasen beinhaltet. Sie sind in der folgenden Tabelle erläutert:

Phase

Erfolge

Kosten

Chancen

Risiken

Planung

gezieltes Vorgehen bei der Analyse möglicher Kosten­ein­sparungen;

keine Rasenmäher-Methode

Aufwand für die Analyse und Vor­bereitung

die unnötigen Kosten werden identifiziert

Mitarbeiter verweigern wichtige In­formationen;

Widerstände gegen Umsetzung formieren sich

erste Maßnahmen

Kosten können schnell reduziert werden (Quick Wins)

Kosten für die Um­setzung fallen an

Liquidität verbessert sich;

Mitarbeiter erkennen Vorteile

die Mitarbeiter ziehen nicht mit;

Leistungen verschlech­tern sich

Widerstand

 

zusätzliche, ungeplante Kosten für die Umsetzung fallen an

Mitarbeiter bringen sich in positivem Sinn ein

Maßnahmen brechen zusammen, Unternehmen rudert zurück

Bewältigung der Folgen

weitere Ver­besserungen und Ein­sparungen

zusätzliche, ungeplante Kosten für die Umsetzung fallen an

Mitarbeiter wirken bei der Umsetzung mit

Rentabilität der Kosten­sparpro­gramme sinkt (wird ggf. sogar negativ)

nachhaltige Maßnahmen

weitere Ver­besserungen und Ein­sparungen

zusätzliche, ungeplante Kosten für die Umsetzung fallen an

Leistungen verbessern sich;

Wettbewerbs­fähigkeit verbessert sich;

Mitarbeiter bringen sich ein

Rentabilität der Kosten­sparpro­gramme sinkt (wird ggf. sogar negativ)

Verbesse­rungen

weitere Ver­besserungen und Ein­sparungen

zusätzliche, ungeplante Kosten für die Umsetzung fallen an

Leistungen verbessern sich;

Wettbewerbs­fähigkeit verbessert sich;

Mitarbeiter bringen sich ein, Motivation verbessert sich

Rentabilität der Kosten­sparpro­gramme sinkt (wird ggf. sogar negativ)

Standardi­sierung

Kosten haben sich gegen­über der Aus­gangssituation reduziert

 

Motivation und Mitarbeiter­zufriedenheit sind gestiegen;

höhere Kosten­transparenz für zukünftige Maßnahmen

Motivation der Mitarbeiter ist gesunken;

Wettbewerbs­fähigkeit hat sich ver­schlechtert

Praxis

Überprüfen Sie Ihre Planungen und Maßnahmen zum Kostenmanagement:

  • Lassen sich die geplanten Kosten wirklich einsparen?
  • Welche Risiken und Folgen können sich ergeben?

Führen Sie für jedes Kostensparprogramm eine Risikoanalyse durch. Halten Sie die möglichen negativen Folgen sowie weitere Nebenwirkungen in der folgenden Vorlage fest.

Prüfen Sie, welche Risiken für Sie relevant sein können:

  • Unter welchen Bedingungen lassen sich die Einsparpotenziale tatsächlich realisieren?
  • Welche Chancen und Risiken können Sie erkennen?
  • Was müssen Sie konkret für die Umsetzung tun?

Nutzen Sie für die Risikoanalyse zudem die Methoden und Werkzeuge, die in den Handbuch-Kapiteln zum Risikomanagement und zur Risikoanalyse erläutert werden.

In der folgenden Vorlage sind eine Fülle von möglichen Maßnahmen zur Kosteneinsparung zusammengestellt. Halten Sie darin fest, wie Sie vorgehen können und worauf Sie aus Sicht der Chancennutzung und der Risikovermeidung achten sollten.