Kapitel 027: Aufgaben delegierenGespräch zur Delegation einer Aufgabe führen

Wichtig ist, rechtzeitig zu delegieren. Also nicht erst, wenn man die Aufgabe selbst aus Zeitmangel nicht mehr schaffen kann, bevor der Endtermin erreicht ist; sondern am besten möglichst kurz, nachdem sich die Aufgabe stellt. Dann sollte schon entschieden werden, ob die Aufgabe delegiert werden kann. Wenn ja, dann sollten Sie die Aufgabe schnell an die geeignete Person delegieren.

Damit eine Aufgabe an eine andere Person übertragen und von dieser auch zufriedenstellend erledigt werden kann, müssen einige Voraussetzungen geprüft werden. Vor der Aufgabendelegation und dem Delegationsgespräch müssen Sie in jedem Einzelfall folgende Fragen klären:

• Gibt es eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter, die die notwendigen Voraussetzungen dafür mitbringen, die Aufgabe zu übernehmen?
• Können und dürfen Sie die notwendigen Befugnisse und die Verantwortung für die Aufgabenerfüllung übertragen?
• Bekommt die Person, an die eine Aufgabe delegiert wird, die notwendigen Freiräume und Entscheidungsspielräume?
• Reicht die Zeit für die Person, die Aufgabe zu erledigen?
• Hat diese Person die notwendigen Arbeitsmittel und Tools?
• Bekommt die Person bei Bedarf Unterstützung – von Ihnen oder von Kollegen?
• Ist klar, was das Ergebnis sein soll? Was nach der Erledigung der Aufgabe vorliegen oder der Fall sein soll?
• Welche Möglichkeiten zur Kontrolle und zum Eingriff sind notwendig und möglich?
• Was passiert, wenn Probleme auftauchen?
• Ergeben sich aus der Aufgabendelegation Konsequenzen für das Umfeld? Für Kollegen, das Team, andere Abteilungen, das Unternehmen, Kunden?
• Müssen Sie als Führungskraft die Prioritäten für Ihre Mitarbeiterin oder Ihren Mitarbeiter neu setzen?

Um die Aufgabe an eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter zu übertragen, muss ein Delegationsgespräch geführt werden. Das braucht ausreichend Zeit, um alle wichtigen Fragen zu klären. Besprechen Sie folgende Punkte:

• Bedeutung und Sinn der Aufgabe
• Beschreibung und Erläuterung der Aufgabe
• Befugnisse und Freiräume, die der Mitarbeiter dafür erhält
• weitere Vorteile, die der Mitarbeiter daraus ziehen kann; „What is in it for him?“
• erwartetes Ergebnis
• Zeitrahmen
• gegebenenfalls notwendige Details zur Aufgabe
• wichtige Rahmenbedingungen
• Meilensteine, Zwischenberichte
• Vorgehen, wenn Fragen oder Probleme auftauchen
• gegebenenfalls nächste Schritte (erleichtert den Einstieg)

Die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter sollte jederzeit Rückfragen stellen können, wenn etwas unklar ist. Als Führungskraft sollten Sie darum auch bitten.

Im Idealfall erfolgt am Ende eine Spiegelung. Das bedeutet, die betreffende Person sagt in ihren Worten, wie sie die Aufgabe verstanden hat. So prüfen Sie, ob ein gemeinsames Verständnis von der Aufgabe und dem erwarteten Ergebnis besteht.

Um das Gespräch positiv abzuschließen, sollten Sie sich als Führungskraft dafür bedanken, dass die Person die Aufgabe übernimmt. Wenn nötig, sollten die zentralen Punkte schriftlich festgehalten und von der Führungskraft und der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter bestätigt werden.