ScrumSo funktioniert Scrum

Projekte laufen mit Scrum anders ab. Scrum basiert auf wenigen Regeln und Prinzipien. Wichtig ist, dass die Projektbeteiligten ihre Rollen und Aufgaben wahrnehmen und dass der Scrum-Prozess transparent und mit viel Kommunikation abläuft. In einem Scrum-Projekt werden spezielle Werkzeuge eingesetzt, die im Folgenden erläutert werden.

Was ist Scrum?

Scrum ist eine Form des agilen Projektmanagements und ein besonderer Ansatz im Projektmanagement. Er wurde entwickelt, weil die Methoden und Werkzeuge im klassischen Projektmanagement nicht immer den gewünschten Erfolg zeigen; Termine werden nicht eingehalten, Budgets überzogen und Ergebnisse entsprechen nicht den gewünschten Anforderungen.

Der Kerngedanke von Scrum ist: „Wenn alle ausgefeilten Methoden, Werkzeuge und Vorgehensweisen im klassischen Projektmanagement nicht zu den erwünschten Erfolgen führen, dann lasst das doch einfach sein. Vertraut darauf, dass ein erfahrenes Projektteam es schon irgendwie schaukeln wird, wenn es die Freiheiten dazu hat.“ Wichtig ist nur, dass die Projektbeteiligten sich regelmäßig treffen und besprechen. Die Protagonisten des agilen Projektmanagements nennen diese Art der Abstimmung „Scrum“ – zu Deutsch „Gedränge“; ein Begriff aus dem Rugby, wo Scrum einen dichten Haufen von Spielern meint, die um das Spielgerät rangeln.

Scrum

Scrum bezeichnet eine Vorgehensweise bei Entwicklungsprojekten für das Produktmanagement und beim Projektmanagement. Der Begriff stammt aus dem Rugby, wo Scrum einen dichten Haufen von Spielern meint, die sich um das Spielgerät scharen (deutsch: Gedränge). Dieses Bild wird auf das Projektmanagement übertragen. Scrum soll ausdrücken, worum es beim Projektmanagement vor allem gehen soll: Flexibilität, Dynamik und tägliche Meetings, in denen die Projektmitarbeiter ihre Aufgaben abstimmen.

Ursprünglich war Scrum ein Vorgehensmodell bei der Softwareentwicklung. Die Vorgehensweise und die damit verbundenen Methoden und Werkzeuge wurden auf andere Entwicklungsprojekte und allgemein auf das Projektmanagement übertragen. Daraus entwickelte sich der Begriff agiles Projektmanagement als Abgrenzung zum klassischen Projektmanagement.

Schon vor über dreißig Jahren wurden erste Erfahrungen mit dieser Form des Projektmanagements gemacht. Es ging zunächst darum, Produkte schneller und kundenorientierter zu entwickeln. Dabei sollte helfen: weniger Bürokratie und Planung und stattdessen engere Zusammenarbeit und häufigere Abstimmungen zwischen den Mitarbeitern im Produktentwicklungsteam beziehungsweise im Projektteam. Die Projektmitarbeiter oder Produktentwickler sollen außerdem direkt mit den Kunden, den Anwendern oder den Auftraggebern des Projekts sprechen.

Regeln und Prinzipien bei Scrum

Ganz ohne Regeln kommen Scrum und agiles Projektmanagement auch nicht aus. Doch es sollen sehr wenige und sehr einfache Regeln sein. Entscheidend ist, dass das Projektteam die gemeinsamen Ziele erreicht. Das soll so erfolgen, dass ein Team beim agilen Projektmanagement sich selbst organisieren kann – und auch darf. Außerdem soll es interdisziplinär zusammengesetzt sein. Es gelten folgende Regeln und Prinzipien:

  • Zerlegung
    Die Aufgabe und das Projekt werden in einzelne, gut überprüfbare Teile zerlegt. Das sind einzelne Arbeitspakete oder Module des Produkts, das entwickelt werden soll.
  • Transparenz
    Die Projektbeteiligten beziehungsweise Projektmitarbeiter treffen sich jeden Tag und besprechen ihren Fortschritt und die Hindernisse oder Probleme. Die Ergebnisse werden für alle sichtbar festgehalten.
  • Überprüfung
    In regelmäßigen Abständen werden Produktfunktionalitäten, Module oder Lösungen der jeweiligen Teilaufgaben oder Arbeitspakete geliefert und beurteilt.
  • Anpassung
    Die Anforderungen an das Produkt oder Ziele für das Projekt werden nicht fix festgelegt, sondern nach jeder Lieferung neu bewertet und bei Bedarf angepasst.

Rollen der Beteiligten in einem Scrum-Projekt

Wichtig sind außerdem die Rollen, die Akteure einnehmen müssen. Scrum sieht drei Rollen vor, die besetzt sein müssen:

  • Produkteigner (Product Owner)
  • Scrum-Master (Project Master)
  • Mitglied im Projektteam oder Entwicklungsteam (Projektmitarbeiter oder Entwickler)

Alle Personen, die eine dieser Rollen einnehmen, bilden zusammen das Scrum-Team für dieses Projekt oder für die Entwicklung des Produkts. Sie haben unterschiedliche Aufgaben und Verantwortungen.

Produkteigner (Product Owner)

Der Produkteigner vertritt die Anwender des Produkts, den Auftraggeber oder die Stakeholder des Projekts. Das können alle Personen sein, die betroffen sind und ein Interesse am Erfolg des Projekts haben. Bei Scrum wird vom Customer oder User gesprochen. Wenn eine neue Software oder IT-Lösung im Unternehmen eingeführt wird, sind die Anwender oder Nutzer betroffen, denn sie wollen reibungslos mit ihren Programmen arbeiten. Bei Produkten sind es die Produktmanager, die Vertriebsmitarbeiter oder die Kundendienstmitarbeiter, die als Stimme der Kunden auftreten. Sie müssen wissen, was die Kunden brauchen und was sie besonders schätzen und geben dies an den Produkteigner weiter. In einem Projekt sind die Kollegen oder die Mitarbeiter, die mit den Projektergebnissen arbeiten sollen oder etwas verändern sollen, auch so etwas wie Anwender, Kunden oder Stakeholder.

Der Product Owner ist die Person, die für das Product-Backlog verantwortlich ist. Dort sind alle Aufgaben und die Anforderungen an die zu entwickelnden Produkte aufgelistet. Der Product Owner muss dazu:

  • Product-Backlog‐Einträge klar formulieren;
  • die Einträge im Product-Backlog so sortieren, dass Ziele erreicht werden;
  • sicherstellen, dass das Product-Backlog sichtbar, transparent und für alle klar ist;
  • zeigen, woran das Scrum-Team als nächstes arbeiten wird;
  • sicherzustellen, dass das Entwicklungsteam die Product-Backlog‐Einträge richtig versteht.

Scrum-Master (Project Master)

Der Scrum-Master ist vor allem Moderator und Dienstleister für das Projektteam oder Entwicklerteam. Er sorgt dafür, dass Hindernisse im Umfeld des Teams beseitigt werden. Er beschafft die notwendigen Ressourcen und ist Ansprechpartner für Außenstehende. Er hilft dem Team bei methodischen Problemen und stellt sicher, dass die Regeln des agilen Projektmanagements eingehalten werden.

Die Aufgaben des Scrum-Master sind insofern vielfältig, als er den Product Owner und das Entwicklerteam unterstützen muss und außerdem Scrum im Unternehmen verankert und vorantreibt. Der Scrum-Master muss dazu insbesondere:

  • Techniken für die Verwaltung des Product-Backlogs vermitteln und aufzeigen, wie die Einträge im Product-Backlog verständlich und prägnant formuliert werden;
  • den Product Owner bei der Sortierung der Einträge im Product-Backlog unterstützen, damit die Bedeutuntg und die Prioritäten beachtet werden;
  • das Entwicklungsteam so coachen und unterstützen, dass es sich selbst organsiert und funktionsübergreifend zusammenarbeitet;
  • Hindernisse, die das Entwicklungsteam aufhalten, beseitigen;
  • das Denken und Handeln nach den Regeln und Prinzipien des agilen Projektmanagements im Unternehmen, bei den Stakeholdern und Auftraggebern, beim Product Owner und beim Entwicklungsteam fördern
  • Scrum-Projekte initiieren und vorantreiben.

Projektteam oder Entwicklungsteam mit den Projektmitgliedern und Entwicklern

Das Projektteam oder Entwicklungsteam besteht aus den Fachleuten, die es braucht, um die Projektaufgabe zu lösen oder das Produkt zu entwickeln. Sie müssen den Projektauftrag erledigen – auf der Grundlage ihres Wissens, ihres Know-hows und ihrer Erfahrungen.

Das Projektteam sollte zwischen drei und neun Mitarbeiter umfassen. Sie organisieren alle Aufgaben selbst. Es gibt im Team keine Hierarchie. Jeder hat dieselben Rechte und Pflichten, aber unterschiedliche Kompetenzen und Aufgaben. Alle Fachbereiche, die zur Lösung beitragen, sollten vertreten sein.

Wichtig ist, dass alle Teammitglieder freiwillig dabei sind. Sie sollten sich ihre Projekte und die Aufgaben darin selbst aussuchen können. Das setzt Vertrauen der Manager und Verantwortungsbewusstsein der Mitarbeiter voraus. Die Teammitglieder sollten die Kompetenzen mitbringen, die für das Projekt und das gewünschte Projektergebnis gebraucht werden. Oft müssen Kompetenzen und Know-how zusammengeführt werden, die sehr unterschiedlich sind und nicht immer zusammenpassen. Es kann zu Konflikten kommen, weil Projektmitarbeiter aufgrund ihrer Persönlichkeit oder ihres fachlichen Hintergrunds andere Wahrnehmungen, Lösungsansätze oder Priorisierungen haben. Die wesentlichen Merkmale des Teams sind:

  • Das Team organisiert sich selbst.
  • Es ist interdisziplinär.
  • Es gibt keine Titel oder Hierarchien; alle heißen „Entwickler“ oder „Projektmitglied“.
  • Es gibt keine Untergruppen im Team.
  • Das Team ist immer als Ganzes rechenschaftspflichtig.

Artefakte und Werkzeuge für ein Scrum-Projekt

Im Rahmen von Scrum werden oft Begriffe verwendet, die spezielle Artefakte (Elemente) oder Werkzeuge bezeichnen. Sie sind vor allem dazu da, um für das Scrum-Team ein Maximum an Transparenz und ein Minimum an Verwaltung zu erzeugen. Sie helfen also, alle Informationen übersichtlich, einfach und verständlich zu vermitteln. Und sie helfen bei der Zusammenarbeit und Abstimmung im Scrum-Team.

Story Cards: Die Nutzer (User) oder Kunden (Customer) schreiben in ihren Worten die Anforderungen, Wünsche oder Ziele an das Produkt oder die zu entwickelnde Lösung auf Story Cards.

Product-Backlog: Liste oder Sammlung aller Aufgaben, Funktionen und Merkmale des Produkts oder der Lösung, die aus den Story Cards abgeleitet werden.

Backlog-Item: Die einzelne Aufgabe, Funktion oder das einzelne Merkmal im Product-Backlog.

Story Points: Wenn die zunächst groben Anforderungen der Nutzer oder Kunden durch den Product Owner geklärt sind, muss das Projektteam abschätzen, wie komplex eine Aufgabe, Funktion oder Merkmal ist. Daraus leitet sich meistens auch der (zeitliche) Aufwand für die Realisierung ab. Diese Schätzung wird in sogenannten Story Points ausgedrückt. Ein Backlog-Item mit 10 Story Points ist doppelt so komplex und aufwendig wie ein Backlog-Item mit 5 Story Points. Wie viele Stunden Entwicklungsaufwand mit einem Story Point verbunden sind, ergibt sich aus der Erfahrung oder aus dem Projektverlauf.

Things-That-Matter-Matrix: Tabelle, die Beziehungen zwischen Anforderungen der User oder Customer einerseits und den Backlog-Items andererseits darstellt.

Definition of Done: Im Vorfeld muss sich das Scrum-Team darüber verständigen, wann ein Projekt- oder Entwicklungsergebnis als „fertig“ oder „erledigt“ bezeichnet werden kann. Dazu werden Indikatoren, Funktionen oder Tests benannt, die nach der Entwicklung des Ergebnisses durchgeführt werden und bestätigen, dass es funktioniert.

Sprint: Einzelner Arbeitszyklus (Teilschritt oder Phase) im Projekt, in dem jeder Projektmitarbeiter die von ihm ausgewählte Teilaufgabe (Sprint-Task) bearbeitet und eine fertige Teillösung dafür liefert.

Time Box: Für einen Sprint wird eine feste Zeitdauer vorgegeben, die nicht überschritten werden darf. Dieser Zeitrahmen wird als Time Box bezeichnet. Er beträgt meistens zwischen einer und vier Wochen.

Sprint-Task (Ticket): Teilaufgabe, die von einem Projektmitarbeiter bearbeitet wird und deren Ergebnis ein Baustein (Teillösung, Funktion, Feature) für das Gesamtprojekt ist.

Sprint-Backlog: Liste aller Sprint-Tasks; Maßnahmenplan für den nächsten Sprint.

Sprint-Taskboard: Eine Art Plantafel oder Tabelle, auf der alle Teilaufgaben eines Sprints aufgeführt sind. Sie ist für alle Projektmitarbeiter sehr gut sichtbar. Die Teilaufgaben werden dort nach Bearbeitungsstand sortiert.

Daily Scrum: Tägliches Zusammenkommen aller Projektmitarbeiter, um den Arbeitsfortschritt zu besprechen.

Impediment Backlog: Liste aller Probleme und Hindernisse, die während eines Sprints aufgetaucht sind und die beseitigt werden müssen.

Burndown-Chart: Grafik oder Diagramm, das den Verbrauch der Ressourcen darstellt, indem der geplante Aufwand dem tatsächlichen Aufwand gegenübergestellt wird. Es gibt ein Burndown-Chart für die Budgetüberwachung in einem Scrum-Zyklus sowie ein Burndown-Chart für das Gesamtprojekt; für das Gesamtprojekt wird gelegentlich auch ein Burnup-Chart verwendet.

Sprint-Review-Meeting: Nach einem Sprint stellen die Projektmitarbeiter ihre Lösungen des Sprints dem Projekteigner und den Kunden und Nutzern vor. Diese müssen die Lösung abnehmen und akzeptieren, wenn das gewünschte Ergebnis erzielt ist. Ansonsten wird nachgearbeitet.

Product Increment: Ein Teilprodukt oder Teilergebnis, das im Rahmen eines Sprints entwickelt oder erzielt wird, ist ein Product Increment. Es ist insoweit vollständig, dass es vom Anwender und Product Owner geprüft und abgenommen werden kann.

Sprint-Retrospective: In dieser gesonderten Besprechung wird die Zusammenarbeit während eines Sprints beleuchtet. Probleme werden angesprochen und Lösungen für die Prozessverbesserung werden gesucht.

Praxis

Sie wollen ein Projekt nach den Methoden und Regeln des agilen Projektmanagements und mit Scrum durchführen. Dann sollten Sie zunächst prüfen, inwiefern die Rahmenbedingungen und Voraussetzungen gegeben sind, die es bei Scrum braucht.

Projektmitarbeiter und ihre Rollen

Klären Sie die Kompetenzen, die Qualifikationen, das Know-how und den Erfahrungsschatz der Projektmitarbeiter beziehungsweise Teammitglieder:

  • Welche Kompetenzen werden benötigt?
  • Wer hat welche Stärken und welche Schwächen?

Ermitteln Sie insbesondere, welche Fähigkeiten oder Kompetenzen im Projektteam fehlen, die im Projekt aber benötigt werden (Lücken im Diagramm der folgenden Vorlage).

Weisen Sie den einzelnen Rollen die jeweiligen Mitarbeiter zu.

Klären Sie, welche User oder Customer der Produkteigner (Product Owner) vertritt. Nutzen Sie für die Zuweisung der einzelnen Rollen und Aufgaben nach Scrum die folgende Vorlage.

Vorlagen als Werkzeuge für Ihr Scrum-Projekt

Die folgenden Word- und Excel-Vorlagen können Sie als Werkzeuge in Scrum nutzen. Damit halten Sie die relevanten Informationen fest und machen diese für das Projektteam transparent. Wie die Vorlagen und Werkzeuge im Scrum-Prozess eingesetzt werden, wird im folgenden Unterkapitel erläutert.

Im folgenden Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels wird der Ablauf eines Scrum-Projekts genau erläutert. Ausgangspunkt ist der Anlass oder Auftrag für ein Projekt. Daraus wird ein Product-Backlog entwickelt, das dann in mehreren Sprints abgearbeitet wird, bis das Projekt fertig ist.

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