Total Cost of Ownership (TCO)Ergebnisse der TCO-Analyse nutzen und Kosten sparen

Mit den Total Cost of Ownership ermitteln Sie die wirtschaftlich beste Lösung bei der Beschaffung eines Produkts. Darüber hinaus zeigt die TCO-Analyse, welche Faktoren Kostentreiber sind und zu hohen Kosten führen. Mit den TCO-Ergebnissen können Sie Kosten sparen und das Nutzenpotenzial sichtbar machen.

Die Kostenanalyse nach TCO zeigt Kostentreiber und Einsparpotenziale

Die Analyse der Total Cost of Ownership (TCO) macht sichtbar, wovon während der gesamten Lebensdauer und Einsatzdauer des Produkts die Kosten maßgeblich abhängen. Damit sind die Stellhebel bekannt, die für eine kostenbewusste Nutzung relevant sind. Unternehmen können mit diesen Erkenntnissen erhebliche Rationalisierungserfolge erzielen. Voraussetzung ist: Sie achten bei der Anschaffung, Einführung und beim Betrieb des Produkts darauf, die richtigen Aktivitäten und Maßnahmen umzusetzen.

Beispiel: Bei der Einführung einer neuen Software werden die Total Cost of Ownership vor allem durch den Umgang der Anwender mit der Software bestimmt. Eine angemessene Schulung und Betreuung der Anwender bei Problemen kann erheblich dazu beitragen, dass die Kosten sinken und damit die Produktivität steigt.

Identifizieren Sie so für Ihr Investitionsvorhaben, auf welche Aktivitäten es bei der Umsetzung der Lösung vor allem ankommt. Binden Sie rechtzeitig die Personen in Ihrem Unternehmen ein, die dabei entsprechende Rollen und Aufgaben haben.

Beispiel für eine Auswertung der TCO-Analyse

Die Kosten für einen Lkw setzen sich aus zahlreichen Kostenarten zusammen. Dabei entfällt auf die Anschaffung (Lkw-Preis) und den damit verbundenen Wertverlust nur ein kleiner Anteil – verglichen mit den Betriebskosten während der Nutzungszeit eines Lkw. Abbildung 2 zeigt, welche Kostenarten und Kostentreiber maßgeblich sein können, wenn es darum geht, die Betriebskosten pro Jahr, pro Einsatzstunde oder pro gefahrene Kilometer zu berechnen. Zudem werden die Stellhebel sichtbar, über die sich Kosten einsparen lassen. Das sind:

  • Kraftstoffverbrauch
  • Preis des Kraftstoffs
  • Einsatzzeit oder Auslastung
  • Laufleistung
  • sonstige Betriebskosten
  • Anzahl der Wartungen
  • Kosten pro Wartung

Wenn beispielsweise die Fahrerinnen und Fahrer regelmäßig geschult und motiviert werden, spritsparend zu fahren, kann das einen großen Einfluss auf die Betriebskosten haben.

Abbildung 2: Kostenarten und Kostentreiber nach TCO-Analyse für Lkw

Tipp: Kostenanalyse im Fuhrparkmanagement

Ausführliche Erläuterungen zur Kostenanalyse im Fuhrparkmanagement finden Sie im Handbuch-Kapitel zum Fuhrparkmanagement und Fuhrpark-Controlling.

Fokussierung auf die Total Benefits of Ownership

Bislang wurden nur die Kosten betrachtet und Möglichkeiten zur Kosteneinsparung identifiziert. In einem weiteren Schritt können die Nutzenaspekte analysiert und herausgestellt werden. Die TCO-Analyse macht einige dieser Nutzenpotenziale sichtbar. Wenn die einzelnen Alternativen und die Kostenarten und Kostentreiber bekannt sind, wird deutlich, welche Vorteile der Einsatz einer bestimmten Lösung für das Unternehmen bringt. Diese sind bei der Argumentation für eine Investition oft entscheidend.

Für das Beispiel aus dem vorigen Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels gilt: Die Einführung der Software A reduziert die Zeit für das Schreiben der Berichte von heute zwei Stunden auf zukünftig eine Stunde. Der wesentliche Nutzen, der mit einer neuen Software verbunden sein sollte, ist, den Zeitaufwand für das Berichte schreiben zu reduzieren. Eine Lösung, die genau diesen Nutzen am besten erfüllt, ist unter diesem Gesichtspunkt die beste.

Mit der TCO-Analyse können Sie so wichtige Argumente für Ihre Entscheidungsvorlage oder Entscheidung herausarbeiten und herausstellen. Beispiele für die Formulierung eines Arguments in Ihrem Entscheidungsvorschlag sind:

  • Mit Lösung A reduzieren wir die Bearbeitungszeit für das Schreiben der Berichte um 50 Prozent.
  • Mit dieser Server-Technologie sparen wir pro Server 855 Euro bei den Stromkosten.
  • Bei einer Fahrleistung von einer Million Kilometer sparen wir bei diesem Lkw und seinem spritsparenden Motor 5 Prozent der Gesamtkosten.

Grundlage für serviceorientierte Geschäftsmodelle

Wenn Sie Ihre Total Cost of Ownership kennen, können Sie abschätzen, ob vielleicht ganz andere Lösungen rentabler für Sie sind, die nicht mehr das Produkt, sondern die Dienstleistung in den Vordergrund stellen. Das ist besonders relevant für sogenannte Betreibermodelle. Der Lieferant betreibt das Produkt in Ihrem Auftrag und erhebt dafür eine regelmäßige Gebühr. Diese kann geringer ausfallen als entsprechende Kosten, die nach der TCO-Analyse bei Ihnen anfallen. Beispiele dafür sind:

  • Software as a Service (SaaS)
  • Flottenmanagement für Fahrzeuge
  • Facility-Management für Gebäude
  • Betreibermodelle für Maschinen

In diesem Beitrag finden Sie Erklärungen und Beispiele für Betreibermodelle.

Praxis

Prüfen Sie, worauf es bei der anstehenden Investition in Bezug auf Anschaffung, Einführung, Nutzung, Betrieb und Entsorgung ankommt, um Rationalisierungspotenziale für Ihr Unternehmen zu erschließen.

  • Auf der Grundlage welcher Total Cost of Ownership treffen Sie Ihre Entscheidung?
  • Wie stellen Sie sicher, dass die dort geschätzten Kosten nicht überschritten werden?
  • Was sind die wichtigen Kostentreiber?
  • Wie managen Sie diese?

Nutzen Sie die folgende Vorlage und planen Sie Maßnahmen, um auf der Grundlage Ihrer TCO-Analyse Kosteneinsparpotenziale zu erkennen und zu nutzen.

Planen Sie Ihre Maßnahmen zur Kosteneinsparung mit folgendem Maßnahmenplan:

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