Büroorganisation und SelbstorganisationTermine planen – Meetings, Telefonate, E-Mails

Auch wenn Besprechungen und Gespräche oft ad hoc stattfinden, sollten sie einen Nutzen bringen, konstruktiv verlaufen und fokussiert sein. Prüfen Sie, inwiefern sowohl die schriftliche als auch die mündliche Kommunikation verbessert werden kann.

Unterbrechungen der Arbeit gehören zum Alltag

„Die anderen stören mich nur bei meiner Arbeit.“ Das sagen viele frustrierte Mitarbeiter. Kollegen oder Vorgesetzte kommen unangemeldet, wollen irgendetwas und es dauert immer viel zu lange, bis alles geklärt ist. Auch solche Ad-hoc-Besprechungen können zu Ihrem Aufgabenprofil gehören. Sie sollten sie also bei der Arbeitsplanung berücksichtigen, sich jedoch nicht laufend davon stören lassen.

Klare Regeln vereinbaren

Treffen Sie Vereinbarungen zum Umgang mit Anfragen und Störungen mit Ihrem Team, mit Kollegen, Mitarbeitern und Vorgesetzten. Wenn die anderen ein berechtigtes Informationsinteresse haben, muss geklärt werden, wie die Kommunikation ablaufen soll.

Wenn Kolleginnen, Kollegen oder Vorgesetzte plötzlich in Ihrem Büro auftauchen und eine Frage, eine Bitte oder eine Aufgabe für Sie haben, sollten Sie folgende Regeln beachten – und vorab im Team besprochen haben:

Abwesenheit klar kommunizieren

Machen Sie sichtbar, wenn Sie wichtige Termine (gerade auch mit sich selbst) haben und dass Sie dann nicht gestört werden wollen.

Kurze Anfragen sofort klären

Beantworten Sie Fragen sofort, wenn diese sich in fünf Minuten vollständig klären lassen. Geben Sie dann zu verstehen, dass die Frage damit geklärt sein sollte und Sie gerne weiterarbeiten würden: durch Ihre Mimik oder durch Ihre Ansage: „Hat sich Ihre Frage damit geklärt? Dann würde ich gerne weiterarbeiten.“

Anfragen als Aufgabe behandeln

Wenn sich die Frage oder Bitte nicht so schnell erledigen lässt, machen Sie eine Notiz, die Sie in Ihren Posteingang legen. Notieren Sie, worum es geht und behandeln Sie diese wie jede andere Aufgabe (Start im Posteingang). Oder bitten Sie die Person, ihr Anliegen in einer E-Mail zu formulieren und an Sie zu senden.

Datum für Rückmeldung festlegen

Geben Sie eine Rückmeldung, bis wann Sie die Anfrage bearbeiten, und melden Sie sich dann auch mit dem Ergebnis zurück.

Gutes Zeitmanagement der Plauderei vorziehen

Seien Sie freundlich, aber auch bestimmt im Ton. Wenn Ihnen eine Plauderei gerade nicht in den Zeitplan passt, bitten Sie um Verständnis, dass Sie noch eine wichtige Arbeit fertig machen müssen.

Aufgaben ablehnen

Sagen Sie „Nein“, wenn Sie jemand um etwas bittet und Sie keine Zeit haben, das zu tun.

Manche richten feste Sprechzeiten ein, zu denen Sie für die Anfragen ihrer Kollegen ein offenes Ohr haben. Andere halten ihre Tür bewusst offen, um zu zeigen, dass Sie jederzeit ansprechbar sind. Welche Methode für Sie die richtige ist, finden Sie in der Praxis heraus. Entscheidend sind individuelle Aufgabenstellungen, die Teamkultur und der eigene Persönlichkeitstyp.

So bewältigen Sie die E-Mail-Flut

Die Kommunikation per E-Mail hat für viele Menschen an herausragender Bedeutung gewonnen. Manche müssen täglich mehrere Dutzend E-Mails bearbeiten – und fühlen sich gestresst und überfordert. Auch wenn der Informationsaustausch damit schnell und leicht funktioniert, bedarf die Bewältigung inzwischen eines erheblichen Zeitbudgets.

Wer meint, dass die E-Mail-Kommunikation zu viel von seiner täglichen Arbeitszeit frisst, sollte folgende Tipps beherzigen:

Feste Zeitfenster zum Bearbeiten der Mails einplanen

Der größte Fehler ist, E-Mails sofort zu lesen, wenn Sie im Posteingang Ihres E-Mail-Systems auftauchen. Das zerreißt die Arbeitszeit und den Arbeitsablauf. Sie sollten für sich ein bis drei  Zeitfenster pro Tag einplanen, zu denen Sie Ihre E-Mails durchgehen und bearbeiten, wie alle anderen Aufgaben und Anfragen in Ihrem Eingangskorb auch (aussortieren, gleich erledigen oder in den Aufgabenplan übernehmen).

Unwichtiges Aussortieren

Prüfen Sie, wer Ihnen E-Mails schickt. Sind das wirklich wichtige Informationen, die Sie brauchen? Oft steht man auf dem Verteiler (in CC:) und liest E-Mails, die für einen selbst gar nicht wichtig sind. Sortieren Sie diese aus und bitten Sie gegebenenfalls den Absender, Sie vom Verteiler zu nehmen.

Klare Formulierungen in E-Mails verwenden

Informieren Sie zielgerichtet in Ihren E-Mails und erwarten Sie dies auch von Ihren E-Mail-Partnern. Schreiben Sie im Betreff klar, worum es geht und formulieren Sie die E-Mails unmissverständlich und direkt (aber beachten Sie die Regeln für Rechtschreibung, Grammatik, Stil und Höflichkeit für das Schreiben von E-Mails).

Struktur bei Ablage der E-Mails schaffen

Legen Sie E-Mails richtig ab zu den Aufgaben, Vorgängen und Projekten, zu denen sie gehören. Sie müssen archiviert werden wie jeder Geschäftsbrief und auch immer wiedergefunden werden.

Unerwünschtes Nachfragen unterbinden

Besonders problematisch ist, wenn Mitarbeiter ihrer E-Mail „hinterherrufen“ und bei den Kollegen per Telefon nachhaken: Ist die E-Mail angekommen? Was sagst Du dazu? Machen Sie deutlich, dass dies unnötig ist und auch unerwünscht.

Regeln festlegen

Legen Sie mit Ihren Kollegen klare Regeln fest, wie Sie mit dem Werkzeug E-Mail umgehen wollen. Wer muss worüber informiert werden? Wann werden E-Mails bearbeitet? Wann kann mit einer Antwort gerechnet werden (üblich sind 24 Stunden)?

Fassen Sie selbst rechtzeitig nach

Benötigen Sie von anderen Informationen vor der Erledigung eigenes Aufgaben brauchen, fassen Sie nach – per E-Mail, Brief oder Telefon. Setzen Sie einen Termin, bis zu dem Sie die Rückmeldung brauchen.

Planen Sie auch hier einen Puffer ein, denn nicht alle Kollegen sind pünktlich. Wenn der Termin eingetreten ist, fragen Sie nach dem Ergebnis oder erinnern Sie die Kollegen an den Termin. Dementsprechend legen Sie Ihre eigenen Aufgaben auf Wiedervorlage, sodass Sie wie geplant weiter an ihnen arbeiten können.

Praxis

Planen Sie für sich eine Vorgehensweise, um besser mit Kollegen, Mitarbeitern und Vorgesetzten zu kommunizieren.

Nutzen Sie die folgende Vorlage, um Telefongespräche oder andere Gespräche und Besprechungen vorzubereiten und zu planen. Legen Sie insbesondere Folgendes fest:

  • Welches Gesprächsziel verfolgen Sie?
  • Welche Aspekte müssen Sie ansprechen oder besprechen?
  • Welche Aufgaben leiten Sie daraus ab?