ZeitmanagementTipps, Tools und Checklisten für das persönliche Zeitmanagement

Für die Aufgaben- und Zeitplanung ist Methode Getting Things Done von David Allen hilfreich. Damit können Sie alle Aufgaben konsequent planen und erledigen. Für das Zeitmanagement ist wichtig, dass Sie eine Aufgabenliste und einen Terminkalender täglich pflegen. Dafür gibt es unterschiedliche Tools. Und damit Zeitdiebe das Zeitmanagement nicht durcheinanderbringen, sollten Sie eine Not-To-do-Liste führen.

Mit Getting Things Done (GTD) Aufgaben planen und erledigen

Der Kernprozess der eigenen Aufgaben- und Zeitplanung ist der sogenannte Getting Things Done-Prozess (GTD). Den hat David Allen beschrieben in seinem Buch: „Getting Things Done. The Art of Stress-Free Productivity”. Der Prozess ist einfach und klar und hilft in besonderer Weise, die eingehenden Aufgaben zu planen und – vor allem – zu erledigen. Sie brauchen dafür:

  • einen Eingang für Post, E-Mails, Telefonnotizen, Besprechungsnotizen: hieraus ergeben sich Ihre Aufgaben.
  • einen Ausgang: da kommt alles rein, was Sie erledigt haben und was nun an andere Personen weiter gereicht wird.
  • eine Planungsmappe, in der Sie alle Aufgaben planen und festhalten, die Sie nicht sofort erledigen; die Planungsmappe führen Sie elektronisch oder in einem Buch. Dort haben Sie eine To-do-Liste für alle anstehenden Aufgaben, einen Projektplan und eine Liste zum Nachfassen.
  • einen Terminkalender, in dem Sie die Zeiten eintragen, zu denen Sie die Aufgaben erledigen wollen, die Sie nicht sofort abarbeiten; der Terminkalender kann elektronisch oder auf Papier geführt werden.

Dann durchlaufen Sie ein bis dreimal pro Tag den folgenden Getting Things Done-Prozess – ganz konsequent:

Alle Aufgaben kommen zuerst in den Posteingang

Der Posteingang ist ein Fach oder ein Korb auf Ihrem Schreibtisch. Hier landen alle Aufgaben, die an Sie herangetragen werden. Alle Aufgaben im Posteingang sind schriftlich, in Stichworten formuliert; Sie machen also immer eine Notiz, die Sie in den Posteingang legen – zum Beispiel nach einem Zuruf von Ihrer Chefin oder einem Anruf vom Kunden.

Ihr elektronischer Eingangskorb ist der Posteingang Ihres E-Mail-Systems. Gegebenenfalls haben Sie spezielle Aufgabenverwaltungs-Systeme, die dann ebenfalls Posteingang für Sie sind.

Wichtig: Bearbeiten Sie eine neue Aufgabe im schriftlichen oder elektronischen Posteingang nicht sofort! Sie bleiben dort zunächst liegen. Etwa ein- bis dreimal pro Tag bearbeiten Sie dann alle Aufgaben im Posteingang in folgender Schrittfolge:

Schritt 1: Sortieren Sie den Posteingang

Sie prüfen und sortieren alle Notizen im Posteingang und im E-Mail-Postkorb. Dabei klären Sie zuerst, ob Sie überhaupt etwas tun müssen:

  • Alles, was Sie nur archivieren oder ablegen müssen, legen Sie entsprechend sofort ab; zum Beispiel Rechnungen, die per Lastschriftmandat bezahlt werden.
  • Alles, was Sie nicht (mehr) benötigen und wo Sie nichts tun müssen, schmeißen Sie sofort weg; zum Beispiel Werbung oder Newsletter.

Übrig bleiben die Aufträge, Notizen und E-Mails, bei denen Sie etwas tun müssen. Dann gehen Sie zum nächsten Schritt.

Schritt 2: Bearbeiten Sie die neuen Aufträge, Notizen und E-Mails

Wenn Sie bei der Prüfung und Sortierung Ihres Posteingangs mit den neuen Aufträgen, Notizen und E-Mails feststellen, dass Sie etwas dafür tun müssen, dann gehen Sie so vor:

  • Alle Aufgaben, die Sie innerhalb von fünf Minuten vollständig erledigen können, erledigen Sie sofort.
  • Alle Aufgaben, die länger als fünf Minuten bearbeitet werden müssen, kommen in den nächsten Prozessschritt „Aufgaben planen“.

Schritt 3: Aufgaben planen mit Planungsmappe und Terminkalender

Sie planen die umfangreicheren Aufgaben, Aufträge, Notizen und E-Mails nach folgenden Kriterien:

  • Übertragen Sie den Auftrag, die Notiz oder die E-Mail in Ihre Planungsmappe in den Aufgabenplan oder in eine To-do-Liste. Legen Sie fest, bis wann die Aufgabe erledigt sein soll oder wann Sie damit beginnen.
  • Umfangreichere oder langfristige Aufgaben kommen in Ihrer Planungsmappe in den Projektplan. Das sind Aufgaben mit mehreren Schritten und Projekte. Halten Sie fest, wann Sie mit der ersten oder nächsten Teilaufgabe des Projekts beginnen müssen; dies vermerken Sie in Ihrem Zeitplan.
  • Vielleicht können Sie eine Aufgabe delegieren; oder Sie können die Aufgabe erst dann bearbeiten, wenn eine andere Person dafür etwas Bestimmtes getan hat (Information oder Ergebnis liefern). Dann geben Sie diese Teilaufgabe mit den notwendigen Informationen weiter an entsprechende Person. Sie sagen, was bis wann zu tun ist, und halten dies in Ihrer Planungsmappe in der Nachfassliste fest. Darin sind alle delegierten Aufgaben, für die Sie ein Ergebnis bis zu einem festgelegten Termin erwarten.

Die Unterlagen zu der Aufgabe selbst legen Sie in einer Hängemappe, einer Klarsichthülle oder in einem Ordner auf Ihrem Computer ab (im Datei-Manager oder in Outlook oder Ihrem entsprechenden System). Diese holen Sie dann wieder hervor, wenn die dazugehörige Aufgabe laut Planungsmappe und Zeitplan ansteht.

Am Ende sind alle Aufgaben in der Planungsmappe erfasst und zugeordnet und mit einem Termin versehen, zu dem Sie diese Aufgabe bearbeiten werden: der Wiedervorlagetermin. Sie werden entsprechend in Ihrem Aufgabenplan oder in Ihrem Zeitplan oder Terminkalender vermerkt. Und: Der Posteingang und der E-Mail-Postkorb sind nach diesem Schritt leer!

Hinweis: Wenn mehrere Aufgaben kurzfristig erledigt werden müssen, dann durchlaufen Sie diesen Getting Things Done-Prozess mehr als dreimal pro Tag; im Extremfall jede Stunde einmal. In dieser Zeit sollten jeweils nicht allzu viele neue Aufgaben entstanden sein. Sie unterbrechen dadurch Ihre Arbeit häufiger, was unproduktiv ist. Aber so entgehen Ihnen keine wichtigen und eiligen Aufgaben.

Tagesplan, wenn plötzlich viel zu tun ist

Gelegentlich kommt es vor, dass plötzlich viel zu tun ist. Ein wichtiger Kunde braucht dringend etwas. Der Vorgesetzte erwartet in zwei Stunden eine Lösung. Das sind die sogenannten „Blaulicht-Aufträge“. In einem solchen Fall halten Sie sich an folgende Regeln:

  • Ruhe bewahren!
  • Schauen Sie in Ihren Wochenplan, Tagesplan und Aufgabenplan (5 Minuten).
  • Was sind die allerwichtigsten Aufgaben, die heute noch erledigt werden müssen? Schreiben Sie diese auf die To-do-Liste für heute (Tagesplan).
  • Was kann verschoben werden? Verschieben Sie diese Aufgaben und informieren Sie gegebenenfalls die Betroffenen..
  • Kommen weitere Aufgaben, dann sagen Sie „Nein!“
  • Machen Sie sich Notizen, damit in der Hektik nichts vergessen wird.
  • Können Sie andere um Hilfe bitten? Tun Sie das.
  • Monotasking! Eines nach dem anderen!
  • Erledigen Sie die Aufgaben so gut wie möglich, aber nicht alles muss perfekt sein.
  • Streichen Sie die erledigten Aufgaben von To-do-Liste.
  • Bearbeiten Sie die nächste Aufgabe auf Ihrem Tagesplan.

Beachten Sie: das sind die Regeln für Notfälle. Wenn viele Aufträge nach diesen Regeln bearbeitet werden, dann kommt es auch auf der „Blaulicht-Spur“ zum Stau.

Drei Zeitmanagement-Tools

Elektronische Zeitplanungs-Tools für Aufgaben und Termine orientieren sich oft am Getting Things Done-Prozess. Es gibt eine Fülle von Tools für PC, Smartphone oder für die Anwendung im Web. Entscheidend ist: Womit kommen Sie am besten zurecht? Wechseln Sie dieses Tool nicht ständig, sondern bleiben Sie bei einem System und optimieren und vereinfachen Sie die Nutzung, so gut es geht.

Hier eine kleine Auswahl von Tools, die sich bewährt haben, weil Sie auf vielen PCs laufen und weil viele sie nutzen.

  • Microsoft Outlook: Aufgaben erstellen, verwalten und mit anderen teilen. Mit vielen Funktionen, um Aufgaben aus E-Mails oder Terminen zu erstellen und zu pflegen. Outlook unterstützt die Integration von Notizprogrammen wie OneNote oder Evernote. Großer Vorteil: Outlook ist auf Windows-Rechnern meistens bereits vorhanden.
  • Microsoft To Do (früher: Wunderlist): Aufgaben erstellen, verwalten und mit anderen teilen. Mit vielen Funktionen wie Listenordner festlegen, Tags vergeben, Aufgaben aus E-Mails erstellen. To Do ist für PC, als App für iOS, Android und im Web erhältlich. Das Tool ist kostenlos.
  • Todoist: To-do-Listen für Projekte erstellen, verwalten und mit anderen teilen. Mit Funktionen wie Etikette vergeben und Prioritäten zuordnen. Todoist ist für PC, als App für iOS, Android und im Web erhältlich. Todoist lässt sich in andere Programme wie Outlook, Thunderbird oder Gmail integrieren. Die Grundversion ist kostenlos.

Zielerreichung kontrollieren

Wenn Sie Ihre Ziele erreichen und die wichtigen Aufgaben erledigen wollen, dann kommen sie nicht darum herum, den Erfolg und die Durchführung zu kontrollieren. Dabei vergleichen Sie das Erledigte mit dem Geplanten. Der Vorteil dieses Schritts: Der Planungsprozess für den kommenden Zeitraum wird angestoßen und das Zeitmanagement wird nach und nach verbessert.

Bei der Nachkontrolle setzen Sie in Ihrer To-do-Liste dort einen Haken, wo die Arbeit erledigt ist. Dort, wo Sie noch nicht fertig sind, und alles, was nicht geschafft ist, übertragen Sie einfach auf die neue To-do-Liste. Wird daraus klar, dass Sie die Priorisierung überarbeiten müssen, dann sortieren Sie diese neu nach dem Eisenhower-Prinzip oder nach der Ivy Lee-Methode (siehe voriger Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels).

Gewohnheiten prüfen und Zeitdiebe eliminieren

Der Effizienztrainer Martin Geiger nennt neun Gewohnheiten, die Sie sofort stoppen sollten, weil sie Zeitfresser sind:

  • Beantworten Sie keine Anrufe von unbekannten Telefonnummern selbst.
  • Mailen Sie niemals morgens als Erstes oder abends als Letztes.
  • Nehmen Sie an keinem Meeting mehr teil, das keine klare Agenda oder kein festgelegtes Ende hat.
  • Lassen Sie andere nicht abschweifen.
  • Kontrollieren Sie nicht ständig Ihre E-Mails.
  • Kommunizieren Sie nicht zu viel mit Kunden, die nicht zu Ihrem Ergebnis beitragen.
  • Arbeiten Sie nicht mehr, um Ihre Überlastung in den Griff zu bekommen, sondern setzen Sie klare Prioritäten.
  • Tragen Sie nicht rund um die Uhr ein Smartphone mit sich herum.
  • Erwarten Sie nicht, dass Arbeit eine Lücke füllt, die eigentlich von persönlichen Beziehungen und Freizeitaktivitäten ausgefüllt sein sollte.

Andere Zeitmanagement-Experten ergänzen diese Tipps, um Schwächen und Zeitdiebe zu eliminieren:

  • Sagen Sie öfter Nein, wenn es angebracht und möglich ist.
  • Zügeln Sie Ihr Pflichtgefühl.
  • Vermeiden Sie Aufschieberitis.
  • Freuen Sie sich, wenn Sie eine unbeliebte Aufgabe geschafft haben.
  • Verzetteln Sie sich nicht.
  • Vermeiden Sie Klatsch und Tratsch.
  • Klären Sie den Sinn und Zweck einer Aufgabe.
  • Hinterfragen Sie aber nicht alles und jedes.
  • Vermeiden Sie Perfektionismus, wo er nicht nötig ist.
  • Zügeln Sie Ihre Neugierde.
  • Vermeiden Sie Kontrollwut.
  • Halten Sie Ordnung.
  • Pochen Sie nicht immer darauf, recht zu haben.
  • Schmeißen Sie unnötige Dinge weg.
  • Schätzen Sie Ihre Fähigkeiten und Ihre Ressourcen realistisch ein.
  • Lassen Sie sich nicht aus der Ruhe bringen.
  • Bleiben Sie freundlich.
  • Seien Sie optimistisch.

Tipps und Prinzipien zum Zeitsparen

Suchen Sie sich Rituale, die Sie in ihrem Zeitmanagement unterstützen. Aus den folgenden Tipps und Prinzipien für erfolgreiches Zeitmanagement können Sie Gewohnheiten für Ihren Alltag etablieren:

  • Erst denken, dann handeln: Vermeiden Sie Aktionismus.
  • Erst planen, dann arbeiten: Planen Sie am Ende einer Woche die kommende Woche. Planen Sie am Abend des Vortags den nächsten Tag. 
  • Investieren Sie Zeit, um Zeit zu sparen: Erstellen Sie Vorlagen und Checklisten für sich immer wiederholende Tätigkeiten.
  • Heiße-Kartoffel-Prinzip: Gehen Sie Unerledigtes an und entscheiden Sie zügig, ob Sie es sofort erledigen oder setzen Sie einen Termin fest; zum Beispiel nach der Timeboxing-Methode (siehe vorigen Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels).
  • Eins nach dem anderen: Vermeiden Sie Multitasking.
  • Planen Sie Pufferzeiten ein, reservieren Sie störungsfreie Zeiten und berücksichtigen Sie Ihre Leistungskurve: Verplanen Sie nicht mehr als 60 Prozent Ihrer Zeit.
  • Kommunizieren Sie gegenüber Kollegen, Vorgesetzten und Kunden, wenn Sie nicht gestört werden wollen.
  • Passen Sie die Verteilung der Aufgaben an Ihre Leistungskurve und Tagesform an.
  • Gut ist besser als perfekt: Hören Sie mit einer Tätigkeit auf, wenn Sie das Ziel erreicht haben und versuchen Sie nicht, noch besser zu werden.
  • Keine Zettelwirtschaft: Machen Sie sich Notizen und verwenden Sie dafür ein Tool oder ein Notizbuch. Räumen Sie Ihren Schreibtisch regelmäßig auf und entsorgen Sie, was Sie nicht brauchen.
  • Investieren Sie in sich: Machen Sie regelmäßige Pausen und Urlaub. Schlafen und trinken Sie ausreichend und treiben Sie Sport. Belohnen Sie sich für Ihre Erfolge, auch für kleine.
Praxis

Aufgaben mit Getting Things Done erledigen

Gehen Sie den Prozess Getting Things Done für Ihre Aufgaben mit der folgenden Vorlage durch.

Führen Sie eine Not-To-do-Liste und erkennen Sie Ihre Schwächen

Prüfen Sie, welche Fehler Sie beim persönlichen Zeitmanagement begehen und welche Schwächen Sie (noch) haben. Entwickeln Sie für Ihre persönlichen Zeitdiebe Ihre eigene Not-To-do-Liste. Klären Sie für sich, woran Sie arbeiten und was Sie verbessern wollen. Prüfen Sie anhand der folgenden Vorlage Ihre Arbeitsweise und Ihren Tagesablauf:

  • Welche der Gewohnheiten tun Sie regelmäßig?
  • Welche Schwächen sehen Sie bei sich?
  • Was könnten Sie ändern?
  • Was wollen Sie ändern?
  • Wie und wann wollen Sie dies umsetzen?

Top-5-Tipps und einfache und wirkungsvolle Maßnahmen für besseres Zeitmanagement

Mit dieser Checkliste überprüfen Sie Ihre Arbeitsorganisation und Ihr Zeitmanagement. Die Checkliste fasst die wichtigsten Punkte, die Top 5, zusammen, mit denen Sie große Effekte erzielen und Ihre Zeit besser nutzen – auch bei hoher Arbeitslast. Arbeiten Sie die in der Checklisten aufgeführten Punkte Schritt für Schritt durch und verbessern Sie so Ihr Zeitmanagement und Ihre Arbeitsplanung.