Vertriebsplanung mit ExcelUmsatzplanung und Sales Forecast mit Excel

Die Umsatzplanung und der Sales Forecast sind ein zentrales Planungsdokument für das gesamte Unternehmen. Dafür muss der Vertrieb möglichst gute Prognosen erstellen für den zukünftigen Absatz und Umsatz (Sales) mit den einzelnen Produkten. Lesen Sie, wie Sie dabei mit geeigneten Excel-Vorlagen vorgehen.

Absatz und Umsatz als Grundlage für die Geschäftsentwicklung

Die Entwicklung eines Unternehmens basiert darauf, wie viele Produkte und Dienstleistungen verkauft werden. Der Absatz und der Umsatz sind die Grundlage für die Geschäftsplanung – mit allem, was damit verbunden ist: Beschaffung von Material, Einstellung von Personal, Investitionen in Gebäude, Maschinen und Anlagen und vieles mehr. Nicht zuletzt resultiert aus Absatz und Umsatz auch der Erfolg des Unternehmens, gemessen am Cashflow (Zahlungsfähigkeit), am Gewinn und an der Profitabilität (Return on Investment).

Für Absatz und Umsatz müssen Vertrieb und Verkauf des Unternehmens sorgen. Damit alle anderen Planungen im Unternehmen möglichst realistisch und zuverlässig sind, muss der Vertrieb regelmäßig eine Umsatzplanung vorlegen. Das heißt, er muss prognostizieren, welche Produkte in welchen Mengen und zu welchem Preis in absehbarer Zeit verkauft werden können. Das ist der Sales Forecast des Vertriebs.

Umsatzplanung und Sales Forecast

Die Umsatzplanung und der Sales Forecast (Vorausschau von Absatz und Umsatz) ist ein permanenter Prozess im Vertrieb eines Unternehmens, der möglichst zuverlässige Zahlen zum kurzfristigen und langfristigen Absatz und Umsatz liefern soll. Diese Planungszahlen sind Grundlage für weitere Geschäftspläne, für die Zielplanung im Vertrieb und für die Erfolgskontrolle.

Bei der Umsatzplanung und beim Sales Forecast kommen unterschiedliche Methoden zum Einsatz. Sie sollen sicherstellen, dass die Planzahlen möglichst realistisch und zuverlässig sind und möglichst wenig von den Ist-Zahlen abweichen. Meistens werden für die Berechnung Zahlen aus der Vergangenheit herangezogen und um Ergebnisse aus Marktanalysen und Trends sowie durch Einschätzungen der Vertriebsmitarbeiter ergänzt und korrigiert. Aus einer langfristigen und groben Prognose werden regelmäßig und rollierend genauere Zahlen für die kurzfristige Planung abgeleitet.

Vorgehensweise und Methoden für die Umsatzplanung und den Sales Forecast

Die Umsatzplanung und der Sales Forecast erfolgen meisten rollierend. Das heißt: langfristig werden Absatz und Umsatz für Produktgruppen oder Geschäftseinheiten grob abgeschätzt. Dabei werden zunächst Entwicklungen in der Vergangenheit als Trend fortgeschrieben. Diese Trends werden anhand von Indikatoren aus Marktanalysen und Szenario-Analysen angepasst.

Dabei werden insbesondere folgende Kennzahlen und Indikatoren betrachtet:

  • Umsatz in der Vergangenheit
  • Größe der Kundensegmente
  • Marktanteile
  • Penetration von Produkten im Markt nach dem Lebenszyklusmodell
  • Preisentwicklung in der Vergangenheit
  • Anzahl der Wettbewerber
  • Branchenentwicklung
  • Entwicklung der Wirtschaft allgemein
  • Veränderungen bei relevanten Rahmenbedingungen (Gesetze, Wertewandel etc.)

Mit solchen Indikatoren werden die Absatz- und Umsatzzahlen der Vergangenheit verknüpft und mithilfe von Rechenmodellen und Statistik für die nächsten ein bis fünf Jahre hochgerechnet (prognostiziert). Oft erfolgt dies durch die Multiplikation mit einer Eintrittswahrscheinlichkeit. Je näher der dabei betrachtete Zeitraum liegt, umso mehr steigt die Eintrittswahrscheinlichkeit für die Prognosen zum Absatz.

Für die kurzfristige Planung von Absatz und Umsatz werden diese Kennzahlen regelmäßig, rollierend, geprüft und angepasst. Dazu werden die Ist-Zahlen ermittelt und mit den Plan-Zahlen verglichen. Die Planungen können dann angepasst werden. Damit sollen sie umso genauer werden, je näher der Zeitraum kommt, für den sie gelten. Der Zeithorizont für die kurzfristige Umsatzplanung ist meistens ein Jahr. Die Kennzahlen dafür werden dann auf Quartale und Monate heruntergebrochen; in manchen Branchen wird sogar der Zeitraum Woche und Tag betrachtet (zum Beispiel Energieversorger). Das Prinzip dieser rollierenden Planung ist in Abbildung 1 dargestellt.

Abbildung 1: Rollierende Umsatzplanung und Sales Forecast im Vertrieb

Damit die Entwicklung möglichst zuverlässig und genau geplant werden kann, werden die Kennzahlen mit Schätzungen der einzelnen Vertriebsmitarbeiter und von Experten korrigiert. Gleichzeitig werden Absatz und Umsatz auf einzelne Produkte bezogen. Die Kernfrage lautet: „Wie viel (Stück oder Menge) von Produkt A werden wir zu welchem Preis P im nächsten Monat verkaufen?“ Die dann genannten Zahlen sind der kurzfristige Sales Forecast.

Die Planung und die Steuerung und Kontrolle der Vertriebsmitarbeiter wird verbessert, wenn die Planzahlen auf einzelne Produkte, einzelne Kunden, einzelne Vertriebsschienen, einzelne Verkaufsregionen sowie möglichst auch einzelne Außendienstmitarbeiter heruntergebrochen werden.

Praxis

Planen Sie regelmäßig Absatz und Umsatz, die Sie mit Ihrem Vertriebsteam erzielen können. Nutzen Sie diese Planungen und den Sales Forecast als Grundlage für:

  • Zielvorgaben
  • weitere Geschäfts- und Ressourcenplanung im Unternehmen
  • Erfolgskontrolle
  • Maßnahmenplanung bei Plan-Ist-Abweichungen

Langfristige Planung von Umsatz, Absatz und Sales Forecast

Im ersten Schritt planen Sie den Umsatzverlauf grob für die nächsten ein bis fünf Jahre. Um sich auf mehrere mögliche Entwicklungen einstellen zu können, sollten Sie unterschiedliche Szenarien betrachten. Sie können mit der folgenden Excel-Vorlage eine entsprechende Vorausschau durchführen und den Umsatzverlauf im Diagramm visualisieren.

Zeigen Sie auf, welche Einflussfaktoren bei den unterschiedlichen Szenarien wirksam sind und bewerten Sie diese in der folgenden Vorlage. Nutzen Sie diese Einschätzung bei der rollierenden Planung und prüfen Sie, was entsprechend eingetreten ist und was nicht. Damit können Sie Ihre Umsatzplanung verbessern und den aktuellen Entwicklungen anpassen.

Mit der folgenden Excel-Vorlage planen Sie die Umsätze der nächsten Jahre (oder andere Zeitperioden) auf der Grundlage einer Trendfortschreibung. Sie zeigen die Umsätze der letzten fünf Perioden und planen auf dieser Grundlage die Umsätze der nächsten fünf Perioden.

Beachten Sie bei der langfristigen Umsatzplanung außerdem den Lebenszyklus Ihrer Produkte. Neue Produkte müssen sich erst nach und nach am Markt etablieren und ihre Kunden (Adoptoren) finden. Ältere Produkte werden durch den Wettbewerbsdruck und den technologischen Fortschritt Marktanteile verlieren. Diese Veränderungen bei Absatz und Umsatz können Sie mit der folgenden Excel-Vorlage sichtbar machen.

Für die langfristige Umsatzplanung und den Sales Forecast finden Sie weitere Erläuterungen und Vorlagen im Handbuch-Kapitel Strategisches Controlling mit Excel.

Kurzfristige Planung von Umsatz, Absatz und Sales Forecast

Für die kurzfristige Absatz- und Umsatzplanung und den Sales Forecast einzelner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können Sie die folgenden Excel-Vorlagen nutzen.

Über den Kernprozess „Verkauf“ hinaus gibt es zahlreiche weitere Aufgaben, die im Vertrieb tagtäglich wichtig sind. Diese werden im folgenden Abschnitt zur operativen Vertriebsplanung erläutert.