Krankenstand mit Fehlzeitenmanagement senkenWie Sie die Ursachen von Fehlzeiten und hohem Krankenstand analysieren

Fehlzeiten und hoher Krankenstand im Unternehmen haben oft betriebsbedingte Ursachen. Was kann am Arbeitsplatz Krankheiten verursachen? Welche Belastungsfaktoren lassen sich unterscheiden? Und wie können Belastungen und Gefährdungen im Unternehmen erkannt und analysiert werden? Erfahren Sie, welche Ursachen für Fehlzeiten und Krankheit möglich sind und mit welchen Methoden Sie diese in Ihrem Unternehmen aufspüren.

Vielfältige Ursachen für Fehlzeiten und Krankenstand

Viele Fehlzeiten und ein hoher Krankenstand belasten ein Unternehmen und seine Beschäftigten sehr. Deshalb müssen Gründe und Ursachen ermittelt werden, wenn Fehlzeiten überdurchschnittlich hoch, viele Ausfälle zu verzeichnen und Mitarbeitende häufig oder lange krank sind.

Die Ursachen und Einflussfaktoren für die Abwesenheit von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sind vielseitig und in unterschiedlichen Bereichen zu finden. Dabei variieren die Fehlzeiten je nach Größe des Unternehmens, der Beschäftigungsstruktur und der Branche.

Deshalb braucht es spezielle Methoden, um mögliche Ursachen und Einflussfaktoren zu ermitteln.

Rechtlicher Rahmen der Ursachenanalyse bei hohen Fehlzeiten

Fehlzeiten und Krankheit resultieren meist aus besonderen Belastungen und Beanspruchungen am Arbeitsplatz und ihren Folgen. Deshalb ist es zunächst Aufgabe, mögliche Belastungsfaktoren im Unternehmen zu ermitteln. Dies fordert auch der Arbeitsschutz, der dafür das Instrument der Gefährdungsbeurteilung vorschreibt.

Wichtige Regelungen laut Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) dazu sind:

  • § 4 ArbSchG, Allgemeine Grundsätze: (1) Die Arbeit ist so zu gestalten, dass eine Gefährdung für das Leben sowie die physische und die psychische Gesundheit möglichst vermieden und die verbleibende Gefährdung möglichst gering gehalten wird.
  • § 5 ArbSchG, Beurteilung der Arbeitsbedingungen: (1) Der Arbeitgeber hat durch eine Beurteilung der für die Beschäftigten mit ihrer Arbeit verbundenen Gefährdung zu ermitteln, welche Maßnahmen des Arbeitsschutzes erforderlich sind.

Belastungsfaktoren als Quelle für einen hohen Krankenstand

Im Arbeitsschutzgesetz sind auch mögliche Belastungsfaktoren als Ursachen für Krankheit benannt (§ 5 ArbSchG, Absatz 3):

  • die Gestaltung und die Einrichtung der Arbeitsstätte und des Arbeitsplatzes
  • physikalische, chemische und biologische Einwirkungen
  • die Gestaltung, die Auswahl und den Einsatz von Arbeitsmitteln, insbesondere von Arbeitsstoffen, Maschinen, Geräten und Anlagen sowie den Umgang damit
  • die Gestaltung von Arbeits- und Fertigungsverfahren, Arbeitsabläufen und Arbeitszeit und deren Zusammenwirken
  • unzureichende Qualifikation und Unterweisung der Beschäftigten
  • psychische Belastungen bei der Arbeit

Welche Unfallursachen und Gefährdungen unterschieden werden

Gemäß der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin werden im Ratgeber zur Gefährdungsbeurteilung Unfallursachen und Gefährdungen genauer unterschieden. Demnach sind möglich:

  • mechanische Gefährdungen, zum Beispiel kontrolliert bewegte, ungeschützte Teile
  • elektrische Gefährdungen, zum Beispiel elektrischer Schlag und Störlichtbögen
  • Gefahrstoffe, zum Beispiel Einatmen von Giften
  • biologische Arbeitsstoffe, zum Beispiel Infektionen
  • Brand- und Explosionsgefährdungen, zum Beispiel brennbare Feststoffe, Flüssigkeiten, Gase
  • thermische Gefährdungen, zum Beispiel heiße Medien oder Oberflächen
  • Gefährdungen durch spezielle physikalische Einwirkungen, zum Beispiel Lärm
  • Gefährdungen durch Arbeitsumgebungsbedingungen, zum Beispiel Klima
  • physische Belastung oder Arbeitsschwere, zum Beispiel Heben, Halten, Tragen
  • psychische Faktoren
  • sonstige Gefährdungen, zum Beispiel Gewalt am Arbeitsplatz oder Mobbing

Woraus sich psychische Gefährdungen und Krankheiten ergeben

Im Folgenden sollen von den oben dargestellten Gefährdungen insbesondere die psychischen Faktoren genauer betrachtet werden. Sie sind für Büroarbeit die häufigsten Ursachen für Krankheit und Abwesenheit. Mögliche Ursachen für psychische Krankheiten sind demnach:

1. Ungenügend gestaltete Arbeitsaufgabe

Häufig stimmen die Anforderungen aus der Arbeitsaufgabe nicht mit den individuellen Leistungsvoraussetzungen überein. Mögliche Folgen sind psychische Über- oder Unterforderung. Um Ursachen am einzelnen Arbeitsplatz zu erkunden, muss geklärt werden:

  • Welche Qualifikationen weist der oder die Beschäftigte auf?
  • Welche persönlichen Präferenzen im Hinblick auf das Tätigkeitsfeld hat der oder die Beschäftigte?
  • Stimmt die Arbeitsaufgabe mit der Qualifikation und mit den persönlichen Neigungen überein?

2. Ungenügend gestaltete Arbeitsorganisation

Störungen des Arbeitsablaufes, beispielsweise durch Unterbrechungen der Arbeit oder technische Ausfälle, können nicht nur zum Erleben von Stress und zu psychischer Ermüdung führen, sondern auch die Arbeitszufriedenheit beeinträchtigen. Fragen, die der Beurteilung der Arbeitsorganisation dienen, sind zum Beispiel:

  • Sind die Arbeitsabläufe transparent?
  • Sind Verantwortlichkeiten klar abgegrenzt?
  • Ist bei Tätigkeiten mit hoher emotionaler Inanspruchnahme, zum Beispiel in der Kranken- und Altenpflege oder bei der Sozialarbeit, eine ausreichende Unterstützung in Problemsituationen vorhanden?

3. Ungenügend gestaltete soziale Beziehungen

Soziale Beziehungen bei der Arbeit umfassen zum einen die Beziehungen zwischen den Kollegen und zwischen den Vorgesetzten und zum anderen zwischen den Beschäftigten und den Kunden, Klienten oder Patienten. Das Führungsverhalten fällt hierunter, bezieht sich jedoch lediglich auf die Aktivitäten, also auf die beobachtbaren Handlungen der Führungskraft, die situationsabhängig sind. Ein mangelhaftes Führungsverhalten und ein schlechtes Betriebsklima können demotivieren und Ängste hervorrufen.

Fragen, die zur Beurteilung der sozialen Beziehungen gestellt werden, lauten unter anderem:

  • Gibt es häufig Konflikte oder Streitigkeiten zwischen den Kollegen?
  • Kommt schlimmstenfalls Mobbing vor?
  • Ist das Führungsverhalten mitarbeiterorientiert?  
  • Werden Führungskräfteschulungen angeboten?

4. Ungenügend gestaltete Arbeitsplätze und Arbeitsumgebungen

Die Arbeitsumgebung wird durch physikalische Faktoren wie Beleuchtung, Klima, Lärm und die Arbeitsplatzgestaltung bestimmt. Die Gestaltung der Arbeitsplätze schließt dabei neben den räumlichen Verhältnissen die Interaktion des Menschen mit Arbeitsmitteln (zum Beispiel PC, Bedien- und Stellteile, Software) ein.

Durch eine schlechte Gestaltung der Arbeitsumgebung und ungünstige Umgebungsfaktoren wie Lärm, Hitze etc. können psychische Fehlbelastungen verstärkt werden und zu negativen Auswirkungen auf die Gesundheit und die Sicherheit führen. Wichtige Fragen dazu sind:

  • Sind die Arbeitsplätze in jeder Hinsicht ergonomisch gestaltet?
  • Wo gibt es besondere Belastungen durch Lärm oder Hitze?
  • Wie sind Belüftung und Raumklima gestaltet?

5. Arbeitszeitgestaltung

Wesentlich bei der Betrachtung der Arbeitszeit sind Dauer, Lage und Verteilung der Arbeitszeit. Daran gekoppelt sind die Ruhezeiten oder Pausenzeiten, die zur Erholung während der Arbeitszeit dienen und somit Übermüdung vorbeugen und das Fehler- und Unfallrisiko vermindern. Wesentliche Fragen zur Einschätzung der Arbeitszeitgestaltung, sind:

  • Wie lang ist die durchschnittliche tägliche, wöchentliche und monatliche Arbeitszeit?
  • Wo wird Schichtarbeit eingesetzt?
  • Liegen die Arbeitszeiten in eher ungünstigen Tageszeiten und Wochenzeiten (nachts oder am Wochenende)?
  • Werden Pausen und Ruhezeiten eingehalten?
  • Wie häufig und in welchem Ausmaß kommen Abweichungen von der vereinbarten Arbeitszeit vor?

Was Sie bei der Beurteilung psychischer Gefährdungsfaktoren beachten sollten

Die Erfassung und Beurteilung psychischer Gefährdungsfaktoren sollte auf keinen Fall die individuelle psychische Situation der Beschäftigten abfragen. Vielmehr geht es darum, folgende betrieblichen Faktoren zu bewerten und gesundheitsfördernd zu verändern:

  • Arbeitsorganisation
  • Über- und Unterforderung
  • Qualifikation
  • Kommunikation
  • Führungsmethoden

Die Beachtung, Ermittlung und daraus angestrebte Reduktion von Gefährdungen ist eine wesentliche Aufgabe der Arbeitsgestaltung. Welche Gefährdungen an einem konkreten Arbeitsplatz vorliegen, wird innerhalb einer Gefährdungsbeurteilung protokolliert, die sich an den oben aufgeführten Faktoren orientiert.

Wie Sie Belastungen und Belastungsfaktoren aufspüren

Um in Ihrem Unternehmen und Ihrem Verantwortungsbereich die Belastungen und Belastungsfaktoren zu erkennen, die tatsächlich vorkommen, können verschiedene Methoden und Verfahren angewendet werden:

  • Betriebsbegehungen
  • Mitarbeiterbefragungen
  • sicherheitstechnische Überprüfungen von Arbeitsmitteln
  • spezielle Ereignis-, Sicherheits- oder Risikoanalysen

Welche Methoden für den zu beurteilenden Arbeitsbereich gewählt werden, wird bestimmt durch das zu erwartende Gefährdungspotenzial, die angewendeten Arbeitsverfahren und Arbeitsmittel, die vorhandenen Vorinformationen und Erfahrungen sowie die personellen und organisatorischen Voraussetzungen im Betrieb.

Wichtige Vorinformationen über Gefährdungen können Auswertungen der Unfallmeldungen, der Eintragungen in Verbandsbücher, des Krankenstandes und von Betriebsstörungen geben. Statistische Auswertungen solcher Daten durch Großbetriebe, Berufsgenossenschaften, Gewerbeaufsichtsämter und Krankenkassen weisen innerhalb einer Branche Unfall- und Belastungsschwerpunkte aus, die besonders beachtet werden sollten.

Tipp

Experten für Arbeitsschutz hinzuziehen

Externe Expertinnen und Experten von arbeitsmedizinischen Diensten oder Berufsverbänden und interne Fachkräfte für Arbeitssicherheit, Betriebsärzte und der Arbeitsschutzausschuss können beratend hinzugezogen werden, um mögliche Ursachen für Krankheiten und das Potenzial der Gefährdung und Beanspruchung zu erkennen und zu bewerten.

Erhebungsmethoden für die Ursachenanalyse

Bestimmen Sie mit einer gesicherten Analyse, wo Ihr Betrieb aktuell steht. Wo liegen Ihre Hunde begraben? Decken Sie Ihre Stärken und Potenziale auf. Nur so können Sie den Handlungsbedarf festlegen, der Sie zielgerichtet und effizient auf den richtigen Weg bringt. Grundsätzlich lassen sich vier Typen für Erhebungsmethoden von Daten unterscheiden:

  • Quantitative objektive Verfahren: Fehlzeitenanalyse, Altersstrukturanalyse, Unfallstatistiken, Gesundheitsbericht der gesetzlichen Krankenversicherung
  • Qualitative objektive Verfahren: Gefährdungsbeurteilungen, Arbeitsplatzanalysen, arbeitsmedizinische Untersuchungen
  • Quantitative subjektive Verfahren: Mitarbeiterbefragung
  • Qualitative subjektive Verfahren: Gesundheitszirkel mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und Führungskräften, Einzelinterviews

Zweck und Anwendung der Erhebungsmethoden

Im Folgenden finden Sie eine Übersicht, die für einige Erhebungsmethoden beispielhaft Zweck und Anwendungsmöglichkeiten benennt.

Fehlzeitenanalyse

Auswertung von Daten, die im Unternehmen bereits vorliegen. Zum Beispiel:

  • Welche Beschäftigten oder Mitarbeitergruppen sind wann, wie lange und wie oft nicht anwesend?
  • Was sind die Gründe für die jeweiligen Fehlzeiten?
  • Welchen Anteil haben dabei Krankheiten oder Unfälle?

Die Daten geben meistens keine Auskünfte über die Ursachen der jeweiligen Krankheit (Datenschutz). So lassen sich keine konkreten Maßnahmen zur Ursachenbeseitigung daraus ableiten.

Gefährdungsbeurteilung

Beurteilung der für die Beschäftigten mit ihrer Arbeit verbundenen Gefährdung und Festlegung, welche Maßnahmen des Arbeitsschutzes erforderlich sind. Damit sind möglich:

  • Beurteilung des Arbeitssystems
  • Erste Hinweise auf Belastungsschwerpunkte
  • Ableiten erster Maßnahmen

Was die Gefährdungsanalyse nicht zeigt:

  • Beanspruchungen der Beschäftigten und Beanspruchungsfolgen
  • Weiche Faktoren werden kaum erfasst
  • Zusammenhangsanalysen sind nicht möglich (Ursache und Wirkung)

Mitarbeiterbefragung

Schriftlich oder online durchgeführte Befragung der Beschäftigten. Das erlaubt:

  • Beurteilung der Arbeitsbedingungen aus Sicht der Beschäftigten
  • Erfassung von weichen Faktoren
  • Erstellung von Zusammenhangsanalysen
  • Beteiligung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei der Ursachenanalyse

Problematisch bei Mitarbeiterbefragungen ist:

  • Je nach Beschäftigtenzahl hohe Kosten
  • Oft noch keine vollständige Beschreibung der aufgedeckten Problemfelder möglich
  • Maßnahmen sind nicht immer direkt ableitbar
Praxis

Betriebsbedingte Ursachen von Fehlzeiten durch Krankheit erkennen

Welche Bedingungen an einem Arbeitsplatz vorliegen, protokollieren Sie innerhalb der Gefährdungsbeurteilung.

Nutzen Sie die folgende Vorlage, um die Relevanz der mitarbeiterbezogenen Faktoren anhand von fünf unterschiedlichen Einflussfeldern zu prüfen.

Stellen Sie so mögliche Ursachen für Fehlzeiten und Ausfälle wegen Krankheit zusammen.

Im nächsten Abschnitt des Handbuch-Kapitels erfahren Sie, welche Maßnahmen geeignet sind, die erkannten Ursachen für Fehlzeiten und hohen Krankenstand zu beseitigen, und wie Sie diese Maßnahmen umsetzen.