ProjektmanagementVom Projekt zum Projektmanagement

Mit Projekten sollen neuartige und einmalige Aufgaben gelöst werden. Dabei müssen anspruchsvolle Ziele erreicht werden und am Ende ein gutes Ergebnis innerhalb des Zeit- und Kostenrahmens vorliegen. Das setzt eine gute Projektorganisation und professionelles Projektmanagement voraus.

Merkmale von Projekten

Der Begriff „Projekt“ ist weit verbreitet. Es werden sehr viele Aufgaben als „Projekte“ bezeichnet, die noch vor einigen Jahren unter dem Begriff „Sonderaufgaben“ oder „Linienaufgaben“ abgewickelt wurden. Dies liegt zum einen daran, dass in verschiedenen Branchen ganz verschiedenartige Projekte vorkommen; zum anderen liegt es daran, dass alle den Begriff „Projekt“ so definieren, wie sie ihn eben verstanden wissen möchten. Folgende Merkmale sollten erfüllt sein, um eine Aufgabe zum Projekt zu machen:

  • es sind klare Ziele vorgegeben,
  • die Aufgabe ist zeitlich begrenzt,
  • es existieren finanzielle oder andere Begrenzungen,
  • die Aufgabe ist vergleichsweise komplex,
  • die Aufgabe ist für das Unternehmen relativ neu.

Viele Aufgabenstellungen können heute nur noch fach- und bereichsübergreifend, vor allem aber nur durch einen gewissen Weitblick gelöst werden. Aus diesem Grund werden zum Beispiel größere Entwicklungsvorhaben von Unternehmen fast immer in Form von Projekten geplant und realisiert. Diese Projekte werden mithilfe der Methoden und Vorgehensweisen des Projektmanagements bearbeitet.

Projektmanagement

Projektmanagement ist eine Methode der Aufgaben- und Problemlösung oder der Bearbeitung von Projekten, bei der

  • eine Gruppe von Menschen
  • arbeitsteilig
  • in einem festgelegten Zeitraum
  • unter Einsatz definierter Mittel, nämlich Personal, Zeit und Geld,
  • ein gemeinsam vereinbartes Arbeitsziel zu erreichen versucht.

Das Know-how einzelner Spezialisten und Zulieferer wird im Projektmanagement zusammengeführt und gebündelt. Arbeitsaufträge und Problemstellungen werden nicht mehr hintereinander (sequenziell), sondern soweit möglich parallel (simultan) und in direkter Kommunikation ausgeführt und bearbeitet. Einige Branchen sind davon gekennzeichnet, dass (fast) alle Kernaufgaben als Projekt behandelt und durchgeführt werden. Denn die Produkte und Leistungen, die diese Unternehmen herstellen und erbringen, sind sehr unterschiedlich. Beispiele dafür sind Unternehmensberatungen, Anlagenbau oder die Bauwirtschaft. Hier gehören die Methoden und Regeln des Projektmanagements zum täglichen Geschäft.

Die wichtigsten Anforderungen an das Projektmanagement

Projekte sollen so geführt werden, dass

  • vorgegebene Ziele und Ergebnisse erreicht,
  • geforderte Fertigstellungstermine nicht überschritten,
  • kalkulierte Kosten eingehalten werden.

Projektmanagement setzt unter dieser Prämisse eine Fülle von Führungsaufgaben, Führungstechniken und Führungsmittel voraus, damit Projekte gelingen. Dabei müssen die Führungskräfte beachten, dass Projekte in der Regel

  • einmaligen, oft auch erstmaligen oder neuartigen Charakter haben,
  • eine eindeutige Ergebnisorientierung auszeichnet,
  • eine interdisziplinäre Zusammenarbeit erfordern,
  • außerhalb der bestehenden Organisationsstruktur, oft ohne direkte Weisungsbefugnis durchgeführt werden,
  • oft hierarchieübergreifend gemanagt werden müssen.

Die größte Herausforderung von Projektmanagement liegt in der Integration und Steuerung der Vorgaben hinsichtlich der

  • Sachziele: Was soll erreicht werden?
  • Kostenziele: Wie viel darf das Projekt insgesamt kosten?
  • Terminziele: Bis wann soll dies erreicht sein?

Alle drei Zielgrößen bilden konkurrierende Beziehungen, das „magisches Dreieck“ im Projektmanagement. Werden in einem Projekt zum Beispiel zusätzliche Anforderungen und weitergehende Lösungen formuliert, steigt die Messlatte für das Sachziel. Das führt aber in der Regel zu längeren Bearbeitungszeiten und dementsprechend auch höheren Kosten.

Projektmanagement-Modelle, Standards und Zertifizierungen

Die Vorgehensweise im Projektmanagement ist von unterschiedlichen Organisationen und Unternehmen beschrieben und standardisiert oder normiert worden. Dem entsprechend gibt es mehrere Projektmanagement-Modelle mit ihren jeweiligen Richtlinien, die in entsprechenden Schriftwerken (Büchern) dokumentiert sind. Beispiele sind:

  • PMBOK(R) Guide des Project Management Institute (PMI)
  • Inernational Competence Baselines (ICB) der International Project Management Association (IPMA)
  • ProjektManager und PM3 der Gesellschaft für Projektmanagement (GPM)
  • Swiss Competence Baseline der Schweizerischen Gesellschaft für Projektmanagement (spm)
  • PM Baseline des Verbands Projektmanagement Austria (PMA)
  • das britische PM-System PRINCE2(R) der Axelos Ltd.
  • ISO 21500 Guidance on Project Management
  • DIN 69900 und DIN 69901
  • HERMES als Standard für IKT-Projekte in der Schweiz

Auf diesen Standards bauen Ausbildungen zum Projektmanagement auf. Wer diese Ausbildungen erfolgreich durchläuft, kann ein entsprechendes Zertifikat als Nachweis der Projektmanagement-Kompetenz erwerben.

Der Vorteil solcher Standards ist, dass alle Projektbeteiligten ein gemeinsames Verständnis von Projekten und eine einheitliche Herangehensweise haben. Das mach Projekte besser vergleichbar und hilft bei der Koordination und Abstimmung. Nachteil ist, dass gerade kleinere Projekte durch solche Standards und Normen bürokratisch überfordert sind.

Projektmanagement nach Scrum

In den letzten Jahren hat das agile Projektmanagement als eine weitere, besondere Methode für Projektmanagement an Bedeutung gewonnen. Dabei geht es vor allem darum, dass sich das Projektteam täglich und intensiv über den Projektverlauf abstimmt. Dadurch entfällt ein großer Teil der Projektplanung und des übergeordneten formalen Projektmanagements. Der intensive Austausch erfolgt in einem täglichen, kurzen Meeting, dem sogenannten Scrum.

In einem „Scrum-Projekt“ sollen wenige und einfache Regeln gelten, die maßgeblich dafür sind, dass das Projektteam die gemeinsamen Ziele erreicht. Entscheidend ist, dass ein Team beim agilen Projektmanagement sich selbst organisieren kann und auch darf und dass es interdisziplinär zusammengesetzt ist, sodass unterschiedliche Kompetenzen zusammenkommen.

Eine ausführliche Beschreibung des Projektmanagements nach der Methode „Scrum“ sowie Vorlagen für die Umsetzung finden Sie im Handbuch-Kapitel Scrum (agiles Projektmanagement).

Praxis

Überlegen Sie:

  • Welche bereits durchgeführten Aufgaben und Probleme in Ihrem Unternehmen fallen Ihnen ein, die Projektcharakter besitzen?
  • Welche besonderen Schwierigkeiten mussten Sie dabei bewältigen?
  • Haben Sie die Ziele erreicht?
  • Haben Sie die geplanten Kosten und den Zeitplan eingehalten?

Überprüfen Sie Ihre Vorgehensweise im Hinblick auf die Komponenten des Projektmanagements, wie Sie in der folgenden Übersicht dargestellt sind.

Denken Sie zurück an Ihr (mögliches) Projektbeispiel. Wie sah Ihr „magisches Dreieck“ aus oder wie könnte es aussehen?

In diesem Handbuch-Kapitel für das Projektmanagement sind insbesondere Bausteine, Merkmale und Rahmenbedingungen sowie Erfolgsfaktoren für das Projektmanagement aufgeführt. Sie lernen, wie Sie Projekte Schritt für Schritt zum Erfolg führen, erkennen mögliche Stolperfallen und können Methoden und Werkzeuge einsetzen, um ihnen zu entgehen.

Die Methoden und Werkzeuge, die bei der Planung, Durchführung, Steuerung und Überwachung von Projekten hilfreich und wichtig sind, finden Sie im Handbuch-Kapitel Projektmanagement mit Excel.