Systemisches FragenVorgehensweise und Vorbereitung für Systemisches Fragen

Mit Systemischen Fragen können Sie in Gesprächen wichtige Informationen und Hintergründe erfahren. Damit Sie die richtigen Fragen stellen und diese Fragearten für den Gesprächspartner oder die Gruppe nachvollziehbar sind, sollten Sie sich auf das Gespräch vorbereiten.

Vorbereitung des Fragegesprächs

Klären Sie zunächst für sich selbst die Situation und das Thema, um das es bei dem Gespräch gehen soll. Die Gesprächssituation kann so sein, dass Sie mit einem einzelnen Gesprächspartner sprechen, oder aber auch mit mehreren Personen in einer Gruppe. Die Gruppe sollte aber nicht zu groß sein, damit sich alle einbringen können. Gegebenenfalls sind Sie als Fragender auch Moderator und führen das Team durch Ihre Systemischen Fragen in einem Meeting oder Workshop durch das Thema.

Bereiten Sie den Verlauf des Gesprächs vor. Gehen Sie dazu zunächst für sich selbst die einzelnen Schritte des späteren Gesprächs durch. Es besteht aus folgenden Schritten:

1. Problem benennen

  • Was ist das Problem?
  • Woran wird es sichtbar?
  • Was hat sich gezeigt?
  • Was ist für alle Gesprächsbeteiligten offensichtlich?
  • Welche Aufgabe haben Sie?

2. Umfeld und Kontext identifizieren

  • Was gehört aus Ihrer Sicht zum Umfeld dieser Problemstellung oder Aufgabe?
  • Was sind die Rahmenbedingungen?
  • Was ist der Kontext, in den das Problem eingebunden ist?
  • Was könnte Einfluss ausüben?
  • Wer ist betroffen?
  • Wo genau passiert etwas?

Benennen und beschreiben Sie alle möglichen Elemente, Bereiche oder Personen aus dem Umfeld, die eine Rolle spielen könnten. Manchmal zeigt sich erst im Gespräch, welches die relevanten Umfeldbereiche sind.

3. W-Fragen stellen

Fragen Sie zunächst alle Sachverhalte, Symptome und Fakten ab. Dafür sind die sogenannten W-Fragen hilfreich: Was, wer, wann, wo, wie, womit, warum, wie viele, wie lange, …

4. Systemische Fragen stellen

Hinterfragen Sie dann mit Systemischen Fragen. Öffnen Sie die Sichtweise des Gesprächspartners, bringen Sie Einschätzungen, Meinungen und Gefühle zum Vorschein.

5. Hypothesen formulieren

Formulieren Sie abschließend Hypothesen zu den möglichen Ursachen für das Problem und zu möglichen Lösungen. Diese können Grundlage für die Lösungsfindung sein. Mit den Hypothesen fassen Sie Ihre Einsichten und Erkenntnisse aus dem Gespräch und aus den Antworten auf die Systemischen Fragen zusammen. Sie dokumentieren damit die Ergebnisse.

Fragestellungen zur Vorbereitung des Gesprächs

Die folgenden Fragen können Sie – zur Vorbereitung zunächst sich selbst, dann auch im Gespräch mit dem Befragten oder in der Gruppe – stellen:

System

  • Was ist das Problem?
  • Was ist die Aufgabe?
  • In welchem Bereich zeigt sich das Problem?
  • Woran wird das Problem sichtbar?
  • Zu was gehört dieser Bereich?
  • Was gehört außerdem alles dazu?

Kontext

  • Taucht das Problem in einer besonderen Situation auf?
  • Merkmale des Orts: Wo taucht das Problem (Symptom) genau auf?
  • Merkmale der Zeit: Wann taucht das Problem (Symptom) auf?
  • Wie lange ist es (schon) sichtbar?
  • Unter welchen Bedingungen taucht es nicht auf?
  • Veränderungen: Wie verändert es sich dabei?

Zielgruppen und ihre Rolle

  • Wer ist von dem Problem direkt oder indirekt betroffen?
  • Mitarbeiter, Kollegen, Vorgesetzte, Unternehmensleitung, Betriebsrat, Kunden, Lieferanten, Behörden, Partner, Familie, …
  • Wer von diesen Personen tat was, wann, wo und wie?

Zielgruppen und ihre Einstellung

  • Wer treibt das Thema voran?
  • Wer behindert die Lösungsfindung?
  • Wer sind die Neutralen, Blockierer, Unterstützer für das Thema, die Aufgabe, die Problemlösung?
  • Was waren die Gründe für diese Einstellung oder Verhaltensweise?

Mögliche Wirkungen

  • Welche Sichtweisen, Einstellungen, Werte, Erwartungen, Vermutungen, Interessen, Erlebnisse, Einflüsse, Gefühle, Verhaltensweisen, Beziehungen, Ziele, Nutzen, Vorteile oder Nachteile ergeben sich mit diesem Thema?
  • Welche Störungen, Risiken, Gefahren, Sicherheiten, Chancen, Möglichkeiten oder Potenziale könnten sich in Zukunft daraus ergeben?
  • Welche Folgen kann das für die Betroffenen haben?
  • Und für andere Personen?
  • Und für das Unternehmen?

Gesprächseinstieg und Gesprächsführung

Systemische Fragen sind nur ein Teil eines Gesprächs, indem Sie ein Thema durch Fragen stellen ergründen und wichtige Informationen für die Lösungsfindung ermitteln. Im ersten Schritt werden meist erst allgemeine Fragen gestellt, um das Thema zu beleuchten, die direkte Sichtweise des Befragten zu erfahren und Informationen zu sammeln. Dazu können Sie die genannten Fragen stellen.

Hinweis: Fragetechniken und Fragearten

Ausführliche Erläuterungen zur Gesprächsführung und zur Moderation von Meetings mithilfe von Fragen finden Sie im Handbuch-Kapitel Fragetechniken und Fragearten.

Wichtig ist für das gesamte Gespräch: Aufmerksam zuhören!

Achten Sie auf Gestik, Mimik, Stimme und Tonlage. So wird sichtbar und hörbar, was der Gesprächspartner übersieht oder vielleicht falsch einschätzt. Sie erkennen, wie der Gesprächspartner mit der Frage zurechtkommt und können ihm gegebenenfalls helfen. Schließlich ist die Aufmerksamkeit ein sehr starkes Zeichen Ihrer Wertschätzung gegenüber dem Gesprächspartner.

Machen Sie sich immer Notizen zu Antworten!

Also nehmen Sie ausreichend Schreibutensilien mit bitten Sie bei Bedarf die Gesprächspartner darum, langsam, verständlich zu sprechen und gegebenenfalls die Aussage zu wiederholen.

Vorsicht: Systemische Fragen können beim Befragten nicht nur Irritationen, sondern auch Emotionen wie Verärgerung oder Blockade auslösen. Der Gesprächspartner fragt sich selbst: Was soll das? Vermeiden Sie Fehler wie:

  • Antwort bereits vorgegeben
  • Suggestivfragen stellen („Ist es nicht so, dass …“)
  • Verhörfragen mit einem drohenden Unterton
  • diffuse und unklare Fragen stellen
  • zu viele Fragen auf einmal stellen
  • viele Fragen schnell nacheinander stellen, ohne Zeit zum Antworten geben

Die Lösung kann sein: Erklären Sie kurz, warum Sie so vorgehen, welche Rolle Sie beide haben, was Sie gemeinsam erreichen wollen. Erläutern Sie, dass es bei den Systemischen Fragen vor allem darum geht, Sichtweisen und Meinungen zu erkennen und abzufragen, nicht darum, Fakten zu erheben oder die Wahrheit herausfinden.

Praxis

Klären Sie für wichtige Gespräche zur Auftragsklärung, in Meetings, bei Projektbesprechungen oder bei Kundengesprächen:

  • Worauf wollen Sie beim Gesprächspartner achten?
  • Was kann seine Gestik, Mimik, Stimme und Tonlage beeinflussen?
  • Wie sind die Rahmenbedingungen für das Gespräch?
  • Wie ist die Situation, der Raum, die Zeit, das persönliche Befinden und die Stimmung des Gesprächspartners?

Fassen Sie Ihre Überlegungen zur Gesprächsvorbereitung in der folgenden Vorlage zusammen.

Im folgenden Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels finden Sie eine Vielzahl von möglichen Systemischen Fragen. Sie zeigen, wie diese formuliert und auf die jeweilige Situation angepasst werden können.