Einarbeitung neuer MitarbeiterWarum die ersten Tage für neue Mitarbeiter so wichtig sind

In den ersten Arbeitstagen entstehen die ersten Eindrücke vom neuen Unternehmen, der neuen Abteilung, vom künftigen Arbeitsplatz, den Führungskräften und von den Kollegen. Das Unternehmen stellt die Weichen, wie gut der Mitarbeiter eingearbeitet wird und wie schnell er produktiv ist.

Oft unterschätzen Unternehmen die Bedeutung der Mitarbeitereinführung und vernachlässigen deshalb eine gründliche Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Allzu oft sitzt die neue Kollegin oder der neue Kollege erst einmal herum. Der Neue weiß nicht so recht, was er nun eigentlich tun soll. Seine Chefin hat gerade an diesem Tag keine Zeit und die anderen Mitarbeiter drücken sich vor diesem „lästigen Job“. Nur widerwillig erklären sie das Notwendige. 

Ungeplante Mitarbeitereinführung hat negative Folgen

Beim neuen Mitarbeiter erzeugt es ein mulmiges Gefühl, wenn niemand für die Mitarbeitereinführung verantwortlich ist. Weiß er doch nicht, ob sich seine Kollegen nur unsicher fühlen (weil sie einfach keinen klaren Einarbeitungsplan haben) oder ob sie ihm gegenüber Vorbehalte haben. Die Folgen: Betroffene brauchen lange, um mit den neuen Abläufen und Prozessen zurechtzukommen, machen aufgrund der schlechten Mitarbeitereinführung häufiger Fehler oder verlassen gar schnell wieder das Unternehmen. Wenn der Prozess der Bewerberauswahl von Neuem losgeht, die Stimmung im Team sinkt, weil ständig neue Mitarbeiter kommen und gehen, verursacht das Kosten, die durch eine gute Einarbeitung gar nicht erst entstehen. Wer die Mitarbeitereinführung nicht ernst nimmt, nimmt langfristig sogar ein schlechteres Image des Arbeitgebers in Kauf. 

Neue Mitarbeiter ins Team integrieren

In solchen Momenten springt manchmal der Teamassistent oder Sekretär ein. Sie nehmen den Neuen an die Hand und erklären:

  • wie das hier so läuft,
  • wer wichtig ist, 
  • wo man was findet,
  • wie der Kopierer funktioniert.

Und nach ein paar Stunden nehmen sie ihren Kollegen sogar mit in die Kantine. Das ist alles sehr wichtig, um sich nach und nach einzufinden und einen Bezug zur „neuen beruflichen Heimat“ herzustellen. Doch eine effektive Einarbeitung ist das noch nicht. Erst ein klarer und systematischer Plan zur Einarbeitung führt die neue Kollegin oder den neuen Kollegen zielgerichtet an seine Aufgaben heran, macht ihn schnell zu einem wertvollen und akzeptierten Teammitglied und baut seine Unsicherheit und Hemmungen schnell ab.

Einarbeitung braucht Vorbereitung

Die richtige Vorbereitung und Planung des Einstiegs einer neuen Mitarbeiterin oder eines neuen Mitarbeiters lohnt sich. Im Vordergrund stehen:

  • Der Mitarbeiter soll sich schnell wohlfühlen und schnell integriert werden.
  • Er braucht alle wichtigen Informationen und muss alles Wichtige kennenlernen.
  • Die Technik, die er braucht, muss funktionieren.
  • Der Mitarbeiter arbeitet sich schnell ein und wird produktiv.
  • Das Unternehmen kann bis zum Ende der Probezeit die Leistung besser einschätzen.

Die Einführung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in ihre Aufgaben und in die Gepflogenheiten des Unternehmens führen zu einer schnellen Integration ins Team oder in die Abteilung und der Mitarbeiter kann schnell selbstständig seine neuen Aufgaben erfüllen.

Manche Unternehmen haben für die Einführung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch eine Broschüre, eine Dokumentation oder ein ausführliches Handbuch „Für neue Kolleginnen und Kollegen“ entwickelt, das sie mit dem Einstieg übergeben. Doch das allein reicht nicht aus. Es muss sich auch jemand um die neue Person kümmern – eine wichtige Aufgabe jeder Führungskraft.

Praxis

Einarbeitung neuer Kollegen vorbereiten

Wenn Sie für Ihre Abteilung oder Ihr Unternehmen einen Plan für den Einstieg neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erarbeiten, kann es sehr hilfreich sein, wenn Sie mit Ihren bestehenden Beschäftigten zusammen Informationen und Antworten auf folgende Fragen sammeln:

  • Was sollte ein neuer Mitarbeiter über uns wissen?
  • Was sind die formalen Regeln, die er kennen muss?
  • Welche informellen Regeln sollte er ebenfalls kennen?

Besprechen Sie diese Fragen mit Ihren Mitarbeitern und stellen Sie das Ergebnis zusammen. Das hilft Ihnen, wichtige Aspekte Ihrer Unternehmenskultur und Teamarbeit – neben vielen formalen Dingen – nicht zu vergessen, damit sich die alten und der neue Mitarbeiter aneinander gewöhnen können.

Individuelles Handbuch zur Einarbeitung neuer Kollegen entwickeln

Was wird in Ihrem Unternehmen bislang vorbereitet, wenn eine neue Mitarbeiterin, ein neuer Mitarbeiter einsteigt? Wer kümmert sich? Wo sind beim bisherigen Ablauf die Defizite?

Die folgende Arbeitsvorlage und Checkliste gibt einen Überblick über alle wichtigen Schritte zur Vorbereitung des Einstiegs neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und für das Kümmern während der ersten Arbeitstage. Sie können daraus Ihr individuelles Handbuch zur Einarbeitung neuer Kolleginnen und Kollegen entwickeln.

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