Kapitel 223: Qualitätskosten analysierenWie lassen sich Qualitätskosten ermitteln?

Die vielfältigen Aufgaben rund um das Qualitätsmanagement zeigen, dass es sehr schwierig und aufwendig sein kann, die damit verbundenen Kosten zu messen und zu erfassen. Denn die Qualitätsaufgaben sind oft eng verbunden mit den anderen Aufgaben im Planungs-, Herstellungs- und Vertriebsprozess. Was wofür gemacht wird, lässt sich oft nicht eindeutig sagen.

Beispiel: Ein Konstrukteur entwickelt ein Bauteil für ein Produkt des Unternehmens. Damit dieses Bauteil immer korrekt montiert wird, sieht er eine Nut vor, die dafür sorgt, dass es bei der Montage nur eine Möglichkeit fürs Zusammenbauen gibt – die richtige. Welcher Anteil der Entwicklungskosten dient nun der Fehlervorbeugung?

Dennoch: Es braucht eine möglichst gute Abgrenzung, welche Prozesse und Aufgaben im Unternehmen dem Qualitätsmanagement zugeordnet werden – und welche nicht. Im Beispiel der Bauteilkonstruktion wäre ein Vergleich möglich mit der Variante, keine Nut vorzusehen.

Noch schwieriger ist es, die mit solchen Aktivitäten zum Qualitätsmanagement verbundenen Kosten eindeutig zuzuordnen. Selten liegen entsprechende Kostendaten vor.

In der Kostenrechnung eines Unternehmens werden Kostenarten einzelnen Kostenstellen zugeordnet. Darüber lassen sich dann Qualitätskosten ermitteln. Voraussetzung ist, dass sich die Kostenstellen anhand der folgenden Kriterien unterscheiden und die Kosten ermitteln lassen:

• Kostenstellen, die ausschließlich dem Qualitätsmanagement dienen
• Kostenarten, die dort anfallen
• Höhe der jeweiligen Kosten für diese Kostenstellen ist bekannt
• weitere Kostenstellen, die mit Qualitätsaufgaben befasst sind, lassen sich identifizieren
• Kosten dieser Kostenstellen lassen sich anteilig dem Aspekt Qualität zuordnen
• Kosten lassen sich anhand eines geeigneten Verteilerschlüssels verteilen
• Höhe der entsprechenden Qualitätskosten als Anteil der Kostenstellen-Kosten lässt sich damit berechnen

Eine solche Zuordnung von Kostenarten und Kostenstellen zum Qualitätsmanagement und zu qualitätsbezogenen Aufgaben ist oft schwierig oder nicht möglich. Das betrifft insbesondere die Kostenstellen, bei denen die Aufgaben zum Qualitätsmanagement nur einen Teil aller Aufgaben ausmachen.

Um diesen Anteil dennoch abschätzen zu können und um einen Schlüssel zur Verteilung der Kosten zu finden, müssen die Aufgaben und Tätigkeiten in diesen Kostenstellen genauer analysiert werden. Das erfolgt mit der Prozesskostenrechnung. Wenn bekannt ist, welche Tätigkeiten, Aufgaben und Teilprozesse dem Qualitätsmanagement zugeordnet werden können und welche Kosten diese verursachen, lassen sich entsprechende Qualitätskosten ermitteln.

Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

(1) Prozesse auswählen

Haupt- oder Teilprozesse festlegen, für die Qualitätskosten bestimmt werden sollen; zum Beispiel: Produktentwicklung, Fertigung, Produktion, Versand, Transport zum Kunden etc.

(2) Tätigkeiten in diesen Prozessen analysieren

Prüfen Sie, welche der Tätigkeiten mindestens einer der folgenden Qualitätsaufgaben zuzuordnen sind:

• vorbeugen: Sicherstellen, dass keine Fehler passieren
• prüfen: Kontrollieren oder messen, ob die hergestellten Leistungen (Teile, Zwischenprodukte, Endprodukte) konform sind zu den Qualitätsanforderungen
• Mängel bearbeiten (intern): mangel- oder fehlerhafte Leistungen aussortieren, reparieren, nachbearbeiten, die innerhalb des Unternehmens durch Prüfung sichtbar wurden
• Mängel bearbeiten (extern): Mängel oder Fehler, die der Kunde bei der Leistung entdeckt hat, erfassen, beseitigen oder Ersatz leisten
• planen: alle Tätigkeiten, die mit der Planung, Vorbereitung, Steuerung, Kontrolle oder Dokumentation der ersten vier Tätigkeitsarten zu tun haben (Managementaufgaben im Qualitätsmanagement)

(3) Prozesskosten für Qualität bestimmen

Mithilfe der Prozesskostenrechnung ermitteln Sie die Kosten für diese Tätigkeiten. Anschließend addieren Sie diese zu den gesamten Qualitätskosten für den betrachteten Prozess.

(4) Verteilerschlüssel nutzen

Wenn Sie die Qualitätskosten in Schritt (3) ermittelt haben und die Gesamtkosten für die Teil- und Hauptprozesse kennen, lässt sich durch Division ein Verteilerschlüssel berechnen. Dieser lässt sich dann nutzen, um die Qualitätskosten auf der Basis der Kostenstellenrechnung zu ermitteln. Dort liegen die Kostendaten meist schon vor, es braucht dann nicht für jeden weiteren Prozessdurchlauf (zum Beispiel für einen zukünftigen Kundenauftrag) eine aufwendige Prozesskostenanalyse.

Wenn die jeweils notwendigen Daten nicht vorliegen, müssen sie geschätzt werden. Weitere, indirekte Folgekosten von mangelhafter Qualität lassen sich sowieso nur grob schätzen. Zum Beispiel die Kosten durch Kundenabwanderung oder durch Imageschaden.