Mitarbeitergespräche führenWie Sie ein Mitarbeitergespräch für die Aufgabendelegation führen

Als Führungskraft müssen Sie Aufgaben so delegieren, dass das Arbeitsergebnis eintritt, das Sie erwarten. Der Mitarbeiter sollte die Aufgabe erledigen können und dafür sind Sie als Führungskraft mitverantwortlich. Damit die Aufgabe eindeutig und klar ist, sollten Sie die W-Fragen klären: Wer, Wann, Was, Warum, Wie und Womit?

Hätte ich es nur selbst gemacht!

Wie oft haben Sie schon gedacht, dass Sie selbst etwas viel besser erledigt hätten, statt es zu delegieren? Das Ergebnis entspricht nicht dem, was Sie erwartet haben oder was Sie selbst getan hätten. Aber Sie können in Ihrem Unternehmen nicht alle Aufgaben selbst ausführen. Sie müssen Aufgaben delegieren und sind dafür verantwortlich, dass bestimmte Dinge getan und richtig ausgeführt werden.

Dabei muss eine schlecht durchgeführte Aufgabe nicht mit einer schlechten Arbeitsleistung Ihrer Mitarbeiter zusammenhängen. Wenn das Ergebnis nicht zufriedenstellend ist, liegt das in vielen Fällen daran, dass Aufgaben nicht richtig delegiert werden.

So delegieren Sie Aufgaben richtig

Wenn Sie eine Aufgabe an eine Person delegieren, müssen Sie die Aufgabe klar beschreiben, Sie müssen geeignete Rahmenbedingungen schaffen und notwendige Befugnisse einräumen. Und Sie müssen die Person dafür verantwortlich machen, dass die Aufgabe erfüllt wird. Dabei bleibt ein Teil der Verantwortung aber immer auch bei Ihnen. Folgende Punkte gehören zum Delegieren von Aufgaben:

1. Wer

Bestimmen Sie genau eine Person namentlich, die die Aufgabe erfüllen muss, die Befugnisse und Ressourcen dafür erhält und für die Durchführung der Aufgabe verantwortlich ist. Im Einzelfall kann diese Person Teilaufgaben wiederum delegieren.

2. Wann

Setzen Sie einen klaren Termin. Am besten sind Datum und Uhrzeit. Bei größeren Aufgaben ist es sinnvoll, Zwischentermine zu setzen. Dies gilt auch, wenn Sie sich nicht ganz sicher sind, ob die Person die Aufgabe im vorgegebenen Rahmen erfüllen wird.

3. Was

Formulieren Sie die Ziele und Ergebnisse, die Sie erreichen wollen, so genau wie möglich. Machen Sie die Vorgaben, die Ihnen wichtig sind und sagen Sie, was Sie in jedem Fall benötigen. Wenn Sie Zwischentermine gesetzt haben, sollten Sie die dann die jeweils notwendigen Zwischenergebnisse klar benennen.

4. Warum und wofür

Erklären Sie der verantwortlichen Person, warum sie diese Aufgabe erfüllen muss. Dadurch versteht sie den Sinn der Aufgabe. Dies wird in den meisten Fällen die Motivation erhöhen. Die verantwortliche Person kann damit auch Lücken in der Aufgabenbeschreibung selbst schließen, wenn sich solche für sie zeigen. Und Sie kann selbstständig entscheiden, wie die Aufgabe erfüllt werden kann. Erläutern Sie die positiven Aspekte der Aufgabenerfüllung: Was hat die Person davon, wenn sie die Aufgabe zufriedenstellend erledigt?

5. Wie

Es ist nicht immer notwendig, den Mitarbeitern vorzugeben, wie sie eine Aufgabe zu erfüllen haben. Oft sind gerade sie die Spezialisten und kennen die besten Mittel und Verfahren. Manchmal kann es aber sinnvoll sein, die Aufgabe und ihre Erfüllung schrittweise mit der verantwortlichen Person durchzugehen. Dies betrifft beispielsweise neue Mitarbeiter. Wenn das Ergebnis anschließend zu anderen Ergebnissen passen muss, sollten Sie das Wie ebenfalls erläutern.

6. Womit

Hier geben Sie den Mitarbeitenden die Mittel und Werkzeuge an die Hand, die sie zur Erfüllung der Aufgabe benötigen. Wenn die verantwortliche Person Teilaufgaben an andere weiter delegieren kann oder soll, sollte dies hier genau besprochen werden. Dann schließt sich dasselbe Verfahren zur Aufgabendelegation hier an: Wer, Wann, Was, Warum, Wie, Womit.

7. Danke

Wer von seinen Mitarbeitenden eine Leistung einfordert, sollte ihnen auch den notwendigen Respekt entgegenbringen. Ein freundliches Dankeschön im Voraus nehmen alle gerne entgegen.

Wie gut diese sieben Punkte bei Ihren Mitarbeitern ankommen und wie die Aufgabe dann erfüllt wird, hängt unter anderem von der Mitarbeitermotivation ab.

Tipp: Aufgaben delegieren und Mitarbeiter motivieren

In den Handbuch-Kapiteln zur Delegation von Aufgaben und zum Thema Motivation finden Sie ausführliche Erläuterungen und Vorlagen zur Vorgehensweise und zu geeigneten Methoden und Werkzeugen.

Praxis

Aufgaben delegieren

Gehen Sie beim Delegieren einer Aufgabe systematisch vor:

  • Arbeiten Sie die oben beschriebenen Punkte Wer, Wann, Was, Warum, Wie und Womit ab.

Führen Sie Ihre delegierten Aufgaben in der Tabelle der folgenden Vorlage auf. So behalten Sie den Überblick über die wichtigen Aufgaben, die Sie an Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weitergegeben haben.

Delegierte Aufgaben besprechen

Nutzen Sie das folgende Formular, um delegierte Aufgaben mit Ihren Mitarbeitern zu besprechen und wichtige Aspekte schriftlich festzuhalten.

Wenn der Mitarbeiter die übertragene Aufgabe nicht oder nicht zufriedenstellend ausgeführt hat, kann das Anlass für ein Kritikgespräch sein. Und es kann weitere Gründe geben dafür, dass Sie die Leistung oder das Verhalten Ihres Mitarbeiters kritisieren müssen. Im folgenden Abschnitt lesen Sie, worauf Sie dann achten sollten.