Kapitel 131: Kommunizieren als FührungskraftWie Sie Informationen im Unternehmen formal und informell weitergeben

Die interne Kommunikation ist Voraussetzung dafür, dass Prozesse im Unternehmen funktionieren. Sie ist auf die Unternehmensziele ausgerichtet und soll helfen, diese zu erreichen.

Kommunikation trägt dazu bei, dass die Ziele des Unternehmens oder des Teams von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern wahrgenommen, verstanden und beachtet werden. Die Mitarbeitenden sollen sich mit den Zielen identifizieren, ihre Motivation soll gesteigert und Vorbehalte oder Widerstände bei Veränderungen sollen abgebaut werden.

Das Betriebsverfassungsgesetz schreibt in § 81 dem Arbeitgeber die Unterrichtungs- und Erörterungspflicht vor. Demnach muss er Mitarbeitende über Aufgaben, Verantwortung, Art der Tätigkeit und die Einordnung in den Betriebsablauf unterrichten. Zudem muss er über Unfall- und Gesundheitsgefahren sowie über Gleichstellung und Datenschutz unterrichten.

Für Unternehmen sollte die Information und Kommunikation aber bei Weitem nicht nur Pflicht sein. Sie ist eine zwingende Notwendigkeit. Denn nur so können Werte und Normen, Ziele und Regeln sowie die Bedeutung der Zusammenarbeit und der Kommunikation selbst vermittelt werden. Sie sind wesentliche Grundlage für den unternehmerischen Erfolg.

Corporate Identity, das interne Markenmanagement, Mitarbeiterzeitschrift, Schwarzes Brett, Chat-Boards oder Intranet sind die technische Grundlage für die Kommunikation im Unternehmen. Sie sollen dazu beitragen, Normen und Werte zu vermitteln, Motivation zu fördern, Verhaltensweisen anzuregen oder zu unterbinden, Handlungen auszulösen, Einstellungen zu ändern, Emotionen und Loyalität zu vermitteln oder einfach Informationen weiterzugeben.

Der reibungslose, interne Kommunikationsprozess trägt dann zur Qualitätssteigerung von Produkten und zur Verbesserung von Prozessen bei. Die Innovationsfähigkeit in den unterschiedlichsten Bereichen und Abteilungen wird gefördert. Unnötige Belastungen und Zusatzarbeiten sowie Konflikte können frühzeitig vermieden werden.

Formale interne Kommunikationsprozesse sind durch organisatorische Vorgaben und Regeln definiert, ihre Form. Ihr Inhalt oder auch der Ablauf der Kommunikation ist durch bestehende Rahmenbedingungen geregelt. Diese Pflichtkommunikation ist meist dauerhaft und personenunabhängig und wird unter anderem im Betriebsverfassungsgesetz festgelegt.

Zum Beispiel ist der Arbeitgeber verpflichtet, seine Mitarbeitenden über Tätigkeitsbereiche und Gefahren zu informieren. Häufig wird die Kommunikation als Vermerk, E-Mail oder Gesprächsnotiz protokolliert und dokumentiert. Auch die Kommunikation mit anderen Abteilungen wird teilweise auf der formalen internen Ebene geregelt.

So kann es beispielsweise die Regel geben, dass Abteilungen ihre Jour-fixe-Protokolle gegenseitig austauschen. Zur formalen internen Kommunikation gehören auch Berichte oder Reports, die regelmäßig erstellt und an bestimmte Personen weitergegeben werden.

Zur Vermittlung von Informationen dienen auf der formalen, internen Kommunikationsebene folgende Medien:

• Protokolle
• Schwarzes Brett
• Veranstaltungen
• Vorstandssitzungen
• Infobriefe
• (protokollierte) Mitarbeitergespräche
• E-Mail
• Newsletter
• Mitarbeiterzeitschrift
• Rundschreiben
• Foren
• Wikis
• Blogs
• Intranet
• Corporate Radio
• Business TV
• Chat-Boards
• Web- und Videokonferenzen
• Instant Messaging

Meistens gibt es Regeln, wann und wofür diese Kommunikationsmedien eingesetzt werden, welche Art von Information damit vermittelt wird und wer jeweils die Hol- und Bringschuld hat.

Informelle interne Kommunikationsprozesse finden persönlich, abteilungs- und teamübergreifend statt (top-down, bottom-up, horizontal). Sie sind nicht vorgeschriebenen und nicht organisatorisch geregelt. Hierzu gehören auch Gerüchte, die in einem Unternehmen kursieren.

Die informelle Kommunikation kann zwei Funktionen erfüllen: Geben Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beispielsweise Informationen auf dem „kleinen Dienstweg“ weiter, handelt es sich um eine aufgabenbezogene Funktion. Werden soziale Konventionen oder ungeschriebene Regeln oder Normen weitergegeben, erfüllt die informelle Kommunikation eine soziale Funktion.

Bei der internen Kommunikation ist das richtige Verhältnis bezüglich der Informationsweitergabe zu berücksichtigen: Die Mitarbeitenden sollten weder zu viel, noch zu wenig informiert werden.

Der Grund: Ein Informationsflut kann bewirken, dass wichtige Informationen untergehen oder nicht berücksichtigt werden. Andererseits können durch mangelhafte Kommunikation Vermutungen, Ängste und Befürchtungen bei den Mitarbeitenden entstehen und darauf basierend falsche Informationen auf informellen Wegen weitergegeben werden. Mit negativen Auswirkungen auf die Arbeitsleistung.