Kapitel 145: Präsentationsfolien erstellen und gestaltenWie Sie Inhalte und Struktur für Ihre Präsentationsfolien finden

Sind die Erwartungen des Publikums und Ihre Ziele als Vortragender geklärt und passen diese zueinander, geht es an die Stoffsammlung. Damit werden mögliche Inhalte des Vortrags und der Folien zusammengestellt – noch ohne Reihenfolge oder Gliederung.

Im einfachsten Fall ist die Stoffsammlung eine Liste von Inhalten, Informationen oder Aspekten, die Sie ansprechen oder vorstellen wollen. Dafür gibt es zwei unterschiedliche Startpunkte für Ihre Stoffsammlung.

Sie haben eine Kernbotschaft

Sie formulieren auf der Grundlage Ihrer Ziele und der Erwartungen des Publikums eine Kernbotschaft. Damit sagen Sie in einem Satz, was die wichtigste Aussage Ihres Vortrags sein soll: Das sollten die Zuhörenden in jedem Fall verstehen, mitnehmen, erkennen, tun …

Wenn Sie wissen, was Ihre Kernbotschaft ist und welche Ziele Sie beim Publikum erreichen wollen, dann überlegen Sie: „Welche Fragen hat das Publikum, wenn es meine Kernbotschaft hört? Was will es dann wissen?“

Machen Sie ein Brainstorming und sammeln Sie entsprechende Publikumsfragen. Ihre Stoffsammlung beinhaltet dann die Antworten auf alle diese Fragen.

Lange Liste mit Fragen

Sie haben eine lange Liste mit Fragen, die sich bei Ihrem Thema dem Publikum vermutlich stellen. Diese Fragen haben Sie vielleicht beim Briefing als Expertin oder Experte zum Thema erhalten; „Sprechen Sie beim Vortrag über …“, „Erzählen Sie uns von …“

Wenn Sie eine lange Liste von Fragen und möglichen Inhalten haben, wählen Sie die drei wichtigsten aus. Diese drei Aspekte sollten am besten zu Ihren Zielen und zu den Erwartungen des Publikums passen. Im besten Fall können Sie aus diesen drei Aspekten wieder eine Kernbotschaft herleiten. Mit einer klaren Kernbotschaft wird Ihre Präsentation erst richtig wirkungsvoll.

Dann sammeln Sie in einem Brainstorming, mit welchen Inhalten, Informationen und Aussagen Sie diese drei Aspekte vermitteln, veranschaulichen, belegen oder erklären können. Das ist in diesem Fall Ihre Stoffsammlung.

Nutzen Sie W-Fragen für Ihre Stoffsammlung: wer, was, wann, wie lange, wo, wie, womit, wie viele, warum, wofür, weshalb …?

Besonders hilfreich ist, die W-Fragen in Form einer Mindmap zu beantworten und darüber eine Stoffsammlung zu erstellen. Mindmaps haben den Vorteil, dass:

• Sie bis zu 90 Prozent Zeit beim Notieren einsparen
• immer wieder neue Ideen und Gedanken angeregt werden
• Zusammenhänge oder Lücken schnell sichtbar werden
• komplexe Sachverhalte begreifbar bleiben
• Sie auch bei vielen Informationen den Überblick behalten
• schon beim Notieren Strukturen sichtbar werden

Aus der Mindmap können Sie die Inhalte für Ihren Vortrag und Präsentation oft direkt herausziehen und eine Gliederung entwickeln. Die folgende Abbildung zeigt dazu das Beispiel einer Mindmap für das Thema Kundenzufriedenheit:

• Was stellen wir fest?
• Warum ist das so?
• Welche Folgen hat das?
• Wie können wir es lösen?

Damit haben Sie oft auch schon eine erste Gliederung.

Ganz unabhängig vom Thema oder von der Dauer des Vortrags können Sie dessen Struktur und Gliederung nach dem gleichen Schema aufbauen. Denn bei jedem Vortrag müssen Sie Folgendes leisten:

Kontakt herstellen

Stellen Sie den Kontakt zum Publikum her, indem Sie mit etwas beginnen, das für die Zuhörenden interessant, ansprechend, wichtig, relevant, berührend oder spannend ist. So erfährt das Publikum mit Ihren ersten Sätzen und damit auch auf den ersten Folien, warum es Ihrem Vortrag unbedingt aufmerksam zuhören soll.

Argumente vorbringen und Informationen vermitteln

Bringen Sie Argumente oder Informationen vor, die zu den Erwartungen des Publikums passen und die für Ihr Thema und Ihre Zielsetzung notwendig sind.

Sie präsentieren also Ihr Thema und alle dazugehörenden Aspekte, die Sie zuvor im Rahmen der Stoffsammlung zusammengestellt haben und die für Ihren Vortrag wichtig sind. Dazu erläutern und begründen Sie, warum die einzelnen Aspekte wichtig sind.

Belege anführen und Details vorstellen

Führen Sie Belege oder Details an, die Ihre Argumente untermauern, beweisen oder stützen oder die Ihre Informationen ergänzen, vertiefen, veranschaulichen. Vermitteln Sie also Beispiele, Geschichten, Zahlen, Daten und Fakten, die Ihre Aussagen nachvollziehbar machen.

Aktivierung auslösen

Beenden Sie Ihren Vortrag mit einer Aktivierung. Das gelingt, wenn Sie das Publikum zu etwas aufrufen, es motivieren, zum Nachdenken oder Nachmachen ermuntern.

Fordern Sie Ihr Publikum also auf, etwas Bestimmtes zu tun. Das ist verknüpft mit Ihren Zielen, die Sie mit dem Vortrag verfolgen, und mit den Erwartungen des Publikums.

Diese vier Aspekte sollten Sie beachten, wenn Sie aus der Stoffsammlung zu Ihrem Thema eine Gliederung erarbeiten. Damit entwickeln Sie eine Struktur für Ihre Präsentation, die auf das Publikum wirkt, weil sie nachvollziehbar, schlüssig und logisch ist.

Die folgende Abbildung zeigt, wie jede Präsentation aufgebaut sein sollte, sodass diese vier Aspekte zum Tragen kommen.

Die vorige Abbildung zeigt die einzelnen Elemente der Präsentation und in welcher Reihenfolge sie angeordnet werden. Zudem ist dargestellt, an welcher Position die entsprechenden Folien kommen (Nummer der Präsentations- oder PowerPoint-Folie).

Die Präsentation beginnt mit Folie 1, dem Titel. Auf der zweiten Präsentationsfolie werden Gründe benannt, warum das Thema wichtig, spannend, relevant, bedeutsam ist. Auf Folie 3 wird die Aufgabenstellung oder das daraus resultierende Problem vorgestellt.

Daraus ergibt sich die folgende Gliederung, die Sie als Grundstruktur für jede Präsentation nutzen können:

1. Titel und Thema der Präsentation
2. Anlass für die Präsentation, Bedeutung des Themas, besondere Situation
3. Aufgaben oder Probleme, die sich daraus ergeben
4. Ziele, die bei dem Thema wichtig sind
5. alle Inhalte und Informationen zum Thema, die beim Vortrag präsentiert werden
6. Fazit oder Kernbotschaft
7. Ausblick, nächste Schritte
8. Backup: Quellen, Literatur, Zahlen, Beispiele, Fotos, Muster, Weblinks etc.

Nach welchen Prinzipien Sie die Position 5, den Hauptteil Ihres Vortrags, gliedern, hängt vom Thema, von der Aufgabe, von Ihrem Ziel und von den Erwartungen Ihrer Zielgruppe ab. Hilfreich ist eine hierarchische Gliederung mit zwei bis vier Punkten auf einer Ebene. Mögliche Inhalte für die Gliederung des Hauptteils sind:

Variante 1

1. Überblick über die Lösung: Darum geht es
2. Merkmale der Lösung: Wichtige Elemente und Details
3. Umsetzung der Lösung: Vorgehensweise und Wirkung

Variante 2

1. Ist-Zustand: Merkmale der aktuellen Situation
2. Soll-Zustand: Das wollen wir erreichen
3. Weg dahin: Das müssen wir dafür tun

Variante 3

1. Anforderungen an eine Lösung: Was eine Lösung leisten muss
2. Lösung 1 – Lösung 2 – Lösung 3: Die Lösungen und ihre Merkmale
3. Vergleich: Die Bewertung der drei Lösungen

Variante 4

1. Investition für die Lösung: Was zu Beginn notwendig ist
2. Kosten: Das kostet der laufende Betrieb
3. Erlöse: Das wird eingenommen
4. Finanzierung: Das Budget wird benötigt

Weitere Varianten für die Gliederung der Inhalte und Informationen im Hauptteil Ihrer Präsentation finden Sie in den Vorlagen im folgenden Praxisteil.