Prioritäten setzenWirtschaftlichkeit berechnen und Prioritäten von Lösungen ermitteln

Die beste Lösung für ein Unternehmen ist diejenige, die zum Gewinn und zur Rendite des Unternehmens am meisten beiträgt. Sie wird auf der Prioritätenliste auf Platz Eins gesetzt. Die Wirtschaftlichkeit wird über einen Kosten- und Gewinnvergleich oder über Kapitalwert und Amortisation berechnet. In einem Portfolio-Diagramm kann das Ergebnis visualisiert werden.

Ertrag und Aufwand vergleichen

Projekte, Produkte, Lieferantenangebote oder Investitionen in Maschinen und Anlagen müssen bewertet werden, wenn es darum geht, aus mehreren Möglichkeiten zur Entscheidung die beste auszuwählen. Die Entscheider bilden eine Rangliste (Ranking) und setzen damit ihre Priorität. Die Bewertung erfolgt dann meist aus betriebswirtschaftlicher Sicht. Das bedeutet, die Wirtschaftlichkeit der alternativen Lösungen wird berechnet. Sie ergibt sich aus:

  • Erträgen oder Erlösen, die erwünscht sind und möglichst hoch sein sollen
  • Aufwand oder Kosten, die unerwünscht sind und möglichst gering sein sollen

In der Betriebswirtschaft gibt es dafür unterschiedliche Verfahren und Methoden, die letztlich alle eine Aussage über die wirtschaftliche Vorteilhaftigkeit einer Lösung und damit ihre Position in einer Prioritätenliste machen wollen. Die gängigsten Methoden sind:

  • Kostenvergleichsrechnung
  • Gewinnvergleichsrechnung
  • Kapitelwertmethode (auch Barwertberechnung oder Net Present Value)
  • Amortisationsrechnung
  • Break-even-Berechnung

Vorgehensweise bei der Prioritätenbildung durch Berechnung der Wirtschaftlichkeit

Bei allen Verfahren geht es darum, zukünftige Einzahlungen und Auszahlungen, die mit einer Entscheidung verbunden sind, zu ermitteln oder abzuschätzen. Die Differenz, der Überschuss der Einzahlungen über die Auszahlungen, sind ein Maß für die Wirtschaftlichkeit. Dem entsprechend werden die Prioritäten so ermittelt:

  1. Sie beschaffen sich möglichst zuverlässige Informationen darüber, mit welchen Einzahlungen und Auszahlungen (Cashflow) Sie bei den Lösungen rechnen können, für die Sie die Rangfolge und die Prioritäten bestimmen wollen.
  2. Sie stellen sicher, dass diese Einzahlungen und Auszahlungen vergleichbar sind. Das betrifft den betrachteten Zeitraum (Reichweite der Entscheidung und ihrer Folgen), das Einbeziehen sämtlicher Erträge und Aufwendungen.
  3. Sie prüfen, welche Unwägbarkeiten mit den Zahlen und Daten zu Erträgen und Aufwendungen verbunden sein können. Sind die Zahlen zuverlässig für alle Lösungen, die zur Auswahl stehen?
  4. Sie berechnen mit einer der genannten Methoden die Wirtschaftlichkeit jeder zur Wahl stehenden Lösungen. Welche Methode am besten geeignet ist, ergibt sich aus den Daten, die zur Verfügung stehen, und daraus, was relevant für die Entscheidung ist.
  5. Die Lösung, die die beste Wirtschaftlichkeit aufweist, wird allen anderen vorgezogen, also priorisiert. Die Reihenfolge der Lösungen und ihre jeweilige Priorität ergibt sich aus dem jeweils berechneten Wirtschaftlichkeitsfaktor. Bei den genannten Methoden hat deshalb „erste Priorität“ die Lösung mit:
  • den geringsten Kosten, Auszahlungen oder Aufwand mithilfe des Kostenvergleichs.
  • dem höchsten Gewinn (als Differenz von Erlös und Aufwand oder Umsatz und Kosten) mithilfe des Gewinnvergleichs.
  • dem höchsten positiven Kapitalwert aus abgezinsten Einzahlungen und Auszahlungen bei der Kapitalwertberechnung.
  • dem frühesten Zeitpunkt, zu dem die kumulierten Erlöse die kumulierten Aufwände überschreiten bei der Amortisationsrechnung und bei der Break-even-Analyse.

Qualitative Aspekte zur Betrachtung der wirtschaftlichen Vorteilhaftigkeit

Aus Sicht des Unternehmens sind die Erlöse und der Aufwand oft nicht die alleinigen Kriterien, die als Maß für die Wirtschaftlichkeit eingesetzt werden. In die Prioritätenbildung können weitere Faktoren eingehen. Beispiele dafür sind:

  • Geschäftsmodell: Passt die Lösung zum Geschäftsmodell des Unternehmens?
  • Strategie: Ist die Lösung ein Beitrag, um die Unternehmensstrategie zu realisieren, passt sie zum Image und zum Markenkern des Unternehmens?
  • Kernkompetenz: Besitzen das Unternehmen und seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Kompetenzen, die Erfahrungen und das Know-how, die für die Lösung benötigt werden?
  • Durchführbarkeit: Ist die Lösung technisch realisierbar und rechtlich zulässig?
  • Risiko: Welche Risiken bestehen im Hinblick auf die Realisierung der jeweiligen Lösung und die Wahrscheinlichkeit, dass die prognostizierten Erlöse und Aufwände auch tatsächlich so eintreten?

Um diese Aspekte mit der berechneten Wirtschaftlichkeit in Beziehung zu bringen, können die Lösungen in einem Portfolio-Diagramm dargestellt werden. Dort wird sichtbar, welche Priorität eine Lösung haben kann. Abbildung 2 zeigt ein Beispiel, wie Lösungen im Portfolio-Diagramm verortet und dann Prioritäten gebildet werden.

Abbildung 2: Prioritäten setzen und im Portfolio-Diagramm sichtbar machen
Praxis

Berechnen Sie die Wirtschaftlichkeit der Lösungen, die für Sie zur Auswahl stehen. Nutzen Sie dafür die folgende Vorlage. Mit ihr können Sie für eine Lösung die Kosten, den Gewinn und den Kapitalwert einer Lösung Schritt für Schritt und detailliert berechnen. Wenn Sie diese Berechnungen für alle Lösungen durchführen, ergibt sich eine Prioritätenliste.

Zahlreiche weitere Vorlagen und Tools für die Berechnung der Wirtschaftlichkeit finden Sie in den Handbuch-Kapiteln zu:

Um Prioritäten in einem Portfolio-Diagramm zu ermitteln und darzustellen, können Sie die folgenden Vorlagen nutzen.

Hinweis: Um die Excel-Datei mit der Powerpoint-Datei zu verknüpfen, müssen Sie zunächst das Portfolio-Diagramm in Excel anklicken, mit ZWISCHENABLAGE – KOPIEREN (Strg + c) kopieren und in Powerpoint mit der Funktion ZWISCHENABLAGE – EINFÜGEN – ZIELDESIGN VERWENDEN UND DATEN VERKNÜPFEN einfügen. Passen Sie dann die Position und die Größe des Diagramms in Powerpoint an. Beachten Sie, dass Sie diese Verknüpfung immer dann neu herstellen müssen, wenn Sie die Dateinamen ändern oder wenn Sie die Dateien in ein anderes Verzeichnis verschieben.

Im Handbuch-Kapitel zur Portfoliotechnik finden Sie zahlreiche weitere Varianten für Portfolio-Diagramme.

Oft sind viele unterschiedliche Ziele und Kriterien relevant, wenn Lösungen bewertet werden. Wenn es dann noch viele Alternativen gibt, die zur Auswahl stehen, dann wird es für Bewerter und Entscheider sehr schwierig, Präferenzen und Prioritäten auszudrücken. Deshalb wird dieses Entscheidungsproblem vereinfacht, indem immer zwei Lösungen miteinander verglichen werden und der Entscheider sagt, welche von beiden er bevorzugen würde. Wie diese Vorgehensweise mit Paarweisem Vergleich genau funktioniert, lesen Sie im folgenden Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels.