Lastenheft erstellenWofür braucht es ein Lastenheft?

Im Lastenheft schreibt ein Auftraggeber, Kunde oder Interessent auf, was er von seinem Auftragnehmer, Lieferant oder Anbieter erwartet. Der Auftragnehmer kann dann beurteilen, ob und in welcher Form er die erwarteten Leistungen erfüllen kann. Mit dem Lastenheft werden die Abstimmung erleichtert und Anforderungen schneller geklärt.

Dem Lieferanten sagen, was man will

Ein Lastenheft ist hilfreich, wenn Sie jemandem anderen mitteilen wollen, welche Leistungen Sie von ihm erwarten. Das betrifft vor allem Unternehmen, die ein anderes Unternehmen mit der Lieferung von Produkten oder Dienstleistungen beauftragen wollen. Der Lieferant muss dann wissen, was genau sein Kunde will. Der Kunde schreibt dies im Lastenheft auf. Ohne solche Vorgaben eines Interessenten oder Kunden kann der Lieferant kaum entscheiden, was er dem Kunden anbieten kann und wie er sein Angebot formulieren soll.

Viele Produkte sind standardisiert, normiert oder allen Kunden bekannt. Der Hersteller und Lieferant nennt die Merkmale dieser Produkte in seinem Produktdatenblatt oder anderen technischen Beschreibungen. Der Kunde weiß, was er kauft. Wenn aber das Produkt oder die Dienstleistung für den Kunden individuell hergestellt oder angepasst werden soll, dann muss der Kunde erst einmal formulieren, was er will. Dann ist das Lastenheft des Kunden für den Lieferanten Grundlage dafür, um zu entscheiden, ob er als Anbieter überhaupt ein geeignetes Produkt im Sortiment hat und ein individuelles Angebot abgeben will.

Das Lastenheft ist also hilfreich und oft notwendig, damit die Abstimmung und Kommunikation zwischen Kunde (Interessent, Auftraggeber) und Lieferant (Anbieter, Auftragnehmer) klar, nachvollziehbar und verständlich funktioniert.

Lastenheft und Pflichtenheft

Im Lastenheft sind alle Anforderungen des Auftraggebers sowie die Rahmenbedingungen für die Lieferungen und Leistungen eines Lieferanten als potenzieller Auftragnehmer beschrieben. Das Lastenheft gehört dem Auftraggeber und wird im Rahmen der Lieferantenauswahl den Lieferanten überlassen. Die Lieferanten müssen ihrerseits erläutern, wie sie die Anforderungen aus dem Lastenheft erfüllen wollen. Das beschreiben die Lieferanten im sogenannten Pflichtenheft. Das Pflichtenheft gehört dem Auftragnehmer.

Beispiele für Anwender und Nutznießer eines Lastenhefts

Ein Lastenheft wird von einem Auftraggeber erstellt und dem (potenziellen) Auftragnehmer zur Verfügung gestellt. Dabei können unterschiedliche Personen oder Bereiche Auftraggeber und Auftragnehmer sein. Zum Beispiel:

Beschaffung von Bauteilen für ein Produkt

Auftraggeber: Produktentwickler, der ein Bauteil für sein neues Produkt von einem Lieferanten beschaffen will.

Auftragnehmer: Lieferant, der vergleichbare Bauteile im Programm hat oder das notwendige Know-how für die individuelle Entwicklung und Herstellung des Bauteils besitzt.

Entwicklung eines neuen Produkts

Auftraggeber: Produktmanagement, das ein neues Produkt am Markt einführen möchte.

Auftragnehmer: Entwicklungsabteilung im eigenen Unternehmen, die aus den Vorgaben und Ideen des Produktmanagements ein funktionsfähiges und für den Markt taugliches Produkt entwickeln und konstruieren soll.

Entwicklung oder Anpassung einer IT-Lösung

Auftraggeber: Abteilungsleitung eines Fachbereichs im Unternehmen, der ein spezielles EDV-Tool für die Aufgaben der Abteilung beschaffen oder ein bestehendes überarbeiten will.

Auftragnehmer: Externer IT-Anbieter, der ein geeignetes EDV-Tool im Programm hat oder ein spezielles Tool entwickelt; oder die unternehmensinterne IT-Abteilung, die das EDV-Tool im Fachbereich anpasst.

Beratungsdienstleistung

Auftraggeber: Geschäftsleitung, die für die Expansion in Indien einen Beraterpartner vor Ort sucht.

Auftragnehmer: Unternehmensberatung mit Know-how für die Geschäftsgründung in Indien.

Outsourcing

Auftraggeber: Leitung einer Betriebsniederlassung, die das Gebäudemanagement und Catering, die bislang selbst durchgeführt wurden, an ein Serviceunternehmen auslagern will.

Auftragnehmer: Serviceunternehmen für Gebäudemanagement, das Instandhaltung, Reinigung und Catering anbietet.

Vorteile eines Lastenhefts

Es ist aufwendig, ein Lastenheft zu erstellen und zu schreiben. Doch dieser Aufwand bringt einige Vorteile mit sich.

Das Lastenheft ist Grundlage für Projekte

Fast immer sind neue, komplexe oder individuelle Entwicklungen und Vorhaben im Unternehmen Anlass dafür, dass ein Lastenheft erstellt wird. Die Umsetzung der Anforderungen aus dem Lastenheft wird dann meist als Projekt durchgeführt. Insofern ist das Erarbeiten und Schreiben eines Lastenhefts oft ein Aspekt des Projektmanagements – und entsprechend in der DIN 69901-5 für Projektmanagement unter dem Stichwort „Begriffe“ definiert. Im Lastenheft ist dann beschrieben, was mit dem Projekt entwickelt oder erreicht werden soll. Damit ist das Lastenheft ein hilfreiches Werkzeug für die Projektplanung und Projektsteuerung.

Es wird klar, was wirklich wichtig ist

Ohne Lastenheft stellen Auftraggeber einfach eine „Wunschliste“ zusammen, in der aufgezählt ist, was eine Lösung alles können und umfassen sollte. Oft sind die meisten Aspekte auf dieser Wunschliste „Nice-to-have-Merkmale“, die eine Lösung sehr teuer machen. Mit dem Lastenheft wird der Auftraggeber dazu geführt, sich zu überlegen, was er wirklich braucht, die „Must-have-Merkmale“. Das führt dazu, dass eine wirtschaftlichere Lösung gefunden wird.

Die Lösung funktioniert

Mit dem Lastenheft wird ermittelt, was der Anwender braucht und was die Lösung können und leisten muss. Daran können dann die Angebote der Auftragnehmer gemessen werden. Diese werden mithilfe des Lastenhefts Punkt für Punkt geprüft und bewertet. Ziel ist, darüber den Auftragnehmer zu finden, der die qualitativ und wirtschaftlich beste Lösung anbietet. Während der Realisierung können die Lösungen auch getestet werden. Im Lastenheft sind dazu die Testkriterien benannt. Die Wahrscheinlichkeit, dass die Lösung am Ende funktioniert, steigt mit der Überprüfung anhand des Lastenhefts.

Praxis

Prüfen Sie für Ihr Unternehmen:

  • Für welche Zwecke und bei welchen Anlässen werden Lastenhefte erstellt?
  • Was beinhalten diese Lastenhefte?
  • Wer nutzt die Lastenhefte?
  • Inwiefern sind die bestehenden Lastenhefte für Ihre Zwecke geeignet – oder nicht geeignet?

Fassen Sie in der folgenden Vorlage zusammen, wofür Sie Lastenhefte benötigen und worauf es aus Ihrer Sicht dabei ankommt. Damit können Sie Vorgaben und Standards entwickeln für die (zukünftige) Erstellung von Lastenheften.

Sie wollen eine Vorlage für Ihre Lastenhefte erstellen oder für ein geplantes Vorhaben ein passendes Lastenheft erarbeiten? Im folgenden Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels erfahren Sie, welche Informationen und Inhalte Sie dazu benennen und beschreiben sollten und wie das Lastenheft dann aufgebaut und gegliedert sein kann.