Kapitel 002: ZeitmanagementTipps, Tools und Checkliste für besseres Zeitmanagement

Der Kernprozess der eigenen Aufgaben- und Zeitplanung ist der sogenannte Getting-Things-Done-Prozess (GTD). Den hat David Allen beschrieben in seinem Buch: „Getting Things Done. The Art of Stress-Free Productivity”.

Der Prozess ist einfach und klar und hilft in besonderer Weise, die eingehenden Aufgaben zu planen und – vor allem – zu erledigen. Sie brauchen dafür:

• einen Eingang für Post, E-Mails, Telefonnotizen, Besprechungsnotizen: hieraus ergeben sich Ihre Aufgaben.
• einen Ausgang: da kommt alles rein, was Sie erledigt haben und was nun an andere Personen weiter gereicht wird.
• einen Aufgabenplan, in der Sie alle Aufgaben planen und festhalten, die Sie nicht sofort erledigen; den Aufgabenplan führen Sie elektronisch oder in einem Buch.
• einen Terminkalender, in dem Sie die Zeiten eintragen, zu denen Sie die Aufgaben erledigen wollen, die Sie nicht sofort abarbeiten; der Terminkalender kann elektronisch oder auf Papier geführt werden.

Dann durchlaufen Sie ein- bis dreimal pro Tag den folgenden Getting-Things-Done-Prozess – ganz konsequent:

Schritt 1: Alle neuen Aufgaben kommen in den Posteingang

Der Posteingang ist:

• ein Fach oder ein Korb auf Ihrem Schreibtisch
• der Posteingang Ihres E-Mail-Programms

Hier landen alle Aufgaben, die an Sie herangetragen werden. Alle Aufgaben im Posteingang sind schriftlich, in Stichworten formuliert. Wichtig: Bearbeiten Sie eine neue Aufgabe im schriftlichen oder elektronischen Posteingang nicht sofort! Sie bleiben dort zunächst liegen.

Schritt 2: Sortieren Sie den Posteingang

Etwa ein- bis dreimal pro Tag prüfen und sortieren Sie den Posteingang (Notizen im Eingangskorb und E-Mail-Postfach). Dabei klären Sie zuerst, ob Sie überhaupt etwas tun müssen:

• Alles, was Sie nur archivieren oder ablegen müssen, legen Sie entsprechend sofort ab; zum Beispiel Rechnungen oder Aktennotizen.
• Alles, was Sie nicht (mehr) benötigen und wo Sie nichts tun müssen, schmeißen Sie sofort weg; zum Beispiel Werbung oder Newsletter.

Übrig bleiben die Aufträge, Notizen und E-Mails, bei denen Sie etwas tun müssen. Dann gehen Sie zum nächsten Schritt.

Schritt 3: Bearbeiten Sie die neuen Aufträge, Notizen und E-Mails

Wenn Sie feststellen, dass Sie eine Aufgabe aus dem Posteingang erledigen müssen, dann gehen Sie so vor:

• Alle Aufgaben, die Sie innerhalb von fünf Minuten vollständig erledigen können, erledigen Sie sofort.
• Alle Aufgaben, die länger als fünf Minuten bearbeitet werden müssen, kommen in den nächsten Prozessschritt „Aufgaben planen“.

Schritt 4: Aufgaben planen mit Planungsmappe und Terminkalender

Sie planen die umfangreicheren Aufgaben, Aufträge, Notizen und E-Mails nach folgenden Kriterien:

• Übertragen Sie den Auftrag, die Notiz oder die E-Mail in Ihre Planungsmappe in den Aufgabenplan oder in eine To-do-Liste.
• Notieren Sie so knapp wie möglich und so genau wie nötig, was genau Sie für diese Aufgabe tun müssen; zum Beispiel: jemandem eine E-Mail schreiben, Daten auswerten, ein Angebot erstellen, die nächste Projektsitzung vorbereiten.
• Legen Sie den Termin fest, bis wann die Aufgabe erledigt sein soll oder wann Sie damit beginnen.
• Hilfreich ist außerdem, wenn Sie bei der Aufgabe vermerken, wo Sie die dafür benötigten Unterlagen finden; zum Beispiel in einem Aktenordner oder in einem Dateiverzeichnis auf dem Server.

Am Ende von Schritt 4 sind alle Aufgaben im Aufgabenplan erfasst und mit einem Termin versehen, zu dem Sie diese Aufgabe bearbeiten werden. Und: Der Posteingang und der E-Mail-Postkorb sind nach diesem Schritt leer!

Gelegentlich kommt es vor, dass plötzlich viel zu tun ist. Ein wichtiger Kunde braucht dringend etwas. Der Vorgesetzte erwartet in zwei Stunden eine Lösung. Das sind die sogenannten „Blaulicht-Aufträge“. In einem solchen Fall halten Sie sich an folgende Regeln:

• Ruhe bewahren!
• Schauen Sie in Ihren Wochenplan, Tagesplan und Aufgabenplan (5 Minuten).
• Was sind die allerwichtigsten Aufgaben, die heute noch erledigt werden müssen? Schreiben Sie diese auf die To-do-Liste für heute (Tagesplan).
• Was kann verschoben werden? Verschieben Sie diese Aufgaben und informieren Sie gegebenenfalls die Betroffenen.
• Kommen weitere Aufgaben, dann sagen Sie „Nein! Geht heute nicht.“
• Machen Sie sich Notizen, damit in der Hektik nichts vergessen wird.
• Können Sie andere um Hilfe bitten? Tun Sie das.
• Monotasking! Eines nach dem anderen!
• Erledigen Sie die Aufgaben so gut wie möglich, aber nicht alles muss perfekt sein.
• Streichen Sie die erledigten Aufgaben von der To-do-Liste.
• Bearbeiten Sie die nächste Aufgabe auf Ihrem Tagesplan.

Beachten Sie: das sind die Regeln für Notfälle. Wenn viele Aufträge nach diesen Regeln bearbeitet werden, dann kommt es auch auf der „Blaulicht-Spur“ zum Stau.

Elektronische Zeitplanungs-Tools für Aufgaben und Termine orientieren sich oft am Getting-Things-Done-Prozess. Es gibt eine Fülle von Tools für PC, Smartphone oder für die Anwendung im Web. Entscheidend ist: Womit kommen Sie am besten zurecht?

Wechseln Sie dieses Tool nicht ständig, sondern bleiben Sie bei einem System und optimieren und vereinfachen Sie die Nutzung, so gut es geht.

Hier eine kleine Auswahl von Tools, die sich bewährt haben, weil sie auf vielen PCs funktionieren und weil viele sie nutzen.

• Microsoft Outlook: Aufgaben erstellen, verwalten und mit anderen teilen. Mit vielen Funktionen, um Aufgaben aus E-Mails oder Terminen zu erstellen und zu pflegen. Outlook unterstützt die Integration von Notizprogrammen wie OneNote oder Evernote. Großer Vorteil: Outlook ist auf Windows-Rechnern meistens bereits vorhanden.
• Microsoft To Do: Aufgaben erstellen, verwalten und mit anderen teilen. Mit vielen Funktionen wie Listenordner festlegen, Tags vergeben, Aufgaben aus E-Mails erstellen. To Do ist für PC, als App für iOS, Android und im Web erhältlich. Das Tool ist kostenlos.
• Todoist: To-do-Listen für Projekte erstellen, verwalten und mit anderen teilen. Mit Funktionen wie Etikette vergeben und Prioritäten zuordnen. Todoist ist für PC, als App für iOS, Android und im Web erhältlich. Todoist lässt sich in andere Programme wie Outlook, Thunderbird oder Gmail integrieren. Die Grundversion ist kostenlos.

Wenn Sie Ihre Ziele erreichen und die wichtigen Aufgaben erledigen wollen, dann kommen Sie nicht darum herum, den Erfolg und die Durchführung zu kontrollieren. Dabei vergleichen Sie das Erledigte mit dem Geplanten. Der Vorteil dieses Schritts: Der Planungsprozess für den kommenden Zeitraum wird angestoßen und das Zeitmanagement wird nach und nach verbessert.

Bei der Nachkontrolle setzen Sie in Ihrer To-do-Liste dort einen Haken, wo die Arbeit erledigt ist. Dort, wo Sie noch nicht fertig sind, und alles, was nicht geschafft ist, übertragen Sie einfach auf die neue To-do-Liste. Wird daraus klar, dass Sie die Priorisierung überarbeiten müssen, dann sortieren Sie diese neu nach dem Eisenhower-Prinzip oder nach der Ivy-Lee-Methode.

Der Effizienztrainer Martin Geiger nennt neun Gewohnheiten, die Sie sofort stoppen sollten, weil sie Zeitfresser sind:

• Beantworten Sie keine Anrufe von unbekannten Telefonnummern selbst.
• Mailen Sie niemals morgens als Erstes oder abends als Letztes.
• Nehmen Sie an keinem Meeting mehr teil, das keine klare Agenda oder kein festgelegtes Ende hat.
• Lassen Sie andere nicht abschweifen.
• Kontrollieren Sie nicht ständig Ihre E-Mails.
• Kommunizieren Sie nicht zu viel mit Kunden, die nicht zu Ihrem Ergebnis beitragen.
• Arbeiten Sie nicht länger, um Ihre Überlastung in den Griff zu bekommen, sondern setzen Sie klare Prioritäten.
• Tragen Sie nicht rund um die Uhr ein Smartphone mit sich herum.
• Erwarten Sie nicht, dass Arbeit eine Lücke füllt, die eigentlich von persönlichen Beziehungen und Freizeitaktivitäten ausgefüllt sein sollte.

Andere Zeitmanagement-Experten ergänzen diese Tipps, um Schwächen und Zeitdiebe zu eliminieren:

• Sagen Sie öfter Nein, wenn es angebracht und möglich ist.
• Zügeln Sie Ihr Pflichtgefühl.
• Vermeiden Sie Aufschieberitis.
• Freuen Sie sich, wenn Sie eine unbeliebte Aufgabe geschafft haben.
• Verzetteln Sie sich nicht.
• Vermeiden Sie Klatsch und Tratsch.
• Klären Sie den Sinn und Zweck einer Aufgabe.
• Hinterfragen Sie aber nicht alles und jedes.
• Vermeiden Sie Perfektionismus, wo er nicht nötig ist.
• Zügeln Sie Ihre Neugierde.
• Vermeiden Sie Kontrollwut.
• Halten Sie Ordnung.
• Pochen Sie nicht immer darauf, recht zu haben.
• Schmeißen Sie unnötige Dinge weg.
• Schätzen Sie Ihre Fähigkeiten und Ihre Ressourcen realistisch ein.
• Lassen Sie sich nicht aus der Ruhe bringen.
• Bleiben Sie freundlich.
• Seien Sie optimistisch.

Suchen Sie sich Rituale, die Sie in Ihrem Zeitmanagement unterstützen. Aus den folgenden Tipps und Regeln für erfolgreiches Zeitmanagement können Sie Gewohnheiten für Ihren Alltag etablieren:

• Erst denken, dann handeln: Vermeiden Sie Aktionismus.
• Erst planen, dann arbeiten: Planen Sie am Ende einer Woche die kommende Woche. Planen Sie am Abend des Vortags den nächsten Tag. 
• Investieren Sie Zeit, um Zeit zu sparen: Erstellen Sie Vorlagen und Checklisten für regelmäßige Tätigkeiten, damit Sie sich nicht immer neu eindenken müssen.
• Heiße-Kartoffel-Prinzip: Gehen Sie Unerledigtes an und entscheiden Sie zügig, ob Sie es sofort erledigen oder setzen Sie einen Termin fest; zum Beispiel nach der Timeboxing-Methode.
• Eins nach dem anderen: Vermeiden Sie Multitasking.
• Planen Sie Pufferzeiten ein, reservieren Sie störungsfreie Zeiten und berücksichtigen Sie Ihre Leistungskurve: Verplanen Sie nicht mehr als 60 Prozent Ihrer Zeit im Terminkalender.
• Kommunizieren Sie gegenüber Kollegen, Vorgesetzten und Kunden, wenn Sie nicht gestört werden wollen.
• Passen Sie die Verteilung der Aufgaben an Ihre Leistungskurve und Tagesform an.
• Gut ist besser als perfekt: Hören Sie mit einer Tätigkeit auf, wenn Sie das Ziel erreicht haben und versuchen Sie nicht, noch besser zu werden.
• Keine Zettelwirtschaft: Machen Sie sich Notizen und verwenden Sie dafür ein Tool oder ein Notizbuch.
• Räumen Sie Ihren Schreibtisch regelmäßig auf und entsorgen Sie, was Sie nicht brauchen.
• Investieren Sie in sich: Machen Sie regelmäßige Pausen und Urlaub. Schlafen und trinken Sie ausreichend und treiben Sie Sport.
• Belohnen Sie sich für Ihre Erfolge, auch für kleine.