Meetings und Besprechungen verbessernZeitplan der Besprechung straffen
Feste Zeitvorgabe in Meetings etablieren
Grundlage für ein zeitsparendes, ergebnisorientiertes Meeting ist ein straffer Zeitplan. Meistens erfahren die Teilnehmenden mit der Einladung, wann eine Besprechung beginnt – aber nicht, wann sie endet. Ohne eine verlässliche Uhrzeit, zu der die Besprechung beendet oder eben abgebrochen wird, ist keine straffe Vorgehensweise möglich, und schnell werden Ziele und Themen aus den Augen verloren.
Warum ist das so? Wenn sich in Ihrem Unternehmen die Einsicht durchgesetzt hat, dass Meetings ohnehin immer lange dauern und das geplante Ende der Besprechungszeit leicht nach hinten verschoben werden kann – dann reden alle gerne viel und über vieles.
Kaum einer fühlt sich verpflichtet, beim Thema zu bleiben oder sich mit seinen Beiträgen auf das Wesentliche zu beschränken. Es ist ja genug Zeit, selbst auch noch (einmal) etwas dazu zu sagen. So zeigt sich das sogenannte Parkinsonsche Gesetz.
Parkinsonsches Gesetz
Das Parkinsonsche Gesetz besagt: Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht – und nicht in dem Maß, wie komplex sie tatsächlich ist. Auf diese Aussage kam der britische Soziologe C. Northcote Parkinson, nachdem er die Arbeit in der britischen Verwaltung analysiert hatte.
Auf der Grundlage seiner Erkenntnisse formulierte er in den 1950er-Jahren eine Reihe von ironisierenden Aussagen, die er zu allgemeinen Gesetzen erhob und in einen wissenschaftlichen Jargon packte. Weitere Gesetzmäßigkeiten, die Parkinson entdeckte, sind:
In Diskussionen werden die Themen am ausführlichsten diskutiert, von denen die meisten Teilnehmenden Ahnung haben – und nicht die Themen, die am wichtigsten sind.
Die Redezeit in Meetings ist umgekehrt proportional zu den Kosten oder Budgets, um die es beim jeweiligen Tagesordnungspunkt geht. Über Millionen-Investitionen wird nach wenigen Minuten abgestimmt, über den Kaffeeverbrauch in Besprechungen wird stundenlang diskutiert.
Meetings zeitlich möglichst knapp bemessen
Zeitdruck kann hilfreich sein. Planen Sie jede Besprechung so kurz wie möglich – und vielleicht sogar noch etwas kürzer. Das hilft, um beim Thema und bei der Agenda zu bleiben und nicht abzuschweifen. Schon bei der Planung wird die Besprechung so angelegt, dass sie ein fest umrissenes Thema und eine klare Zielsetzung hat. Denn nur dann führt sie in der knappen Zeit zu einem hervorragenden Ergebnis.
Zwei Maßnahmen, um Zeit in Meetings zu sparen:
1. Besprechungszeit und Themen auf 30 Minuten reduzieren
Planen Sie für Ihre Besprechungen immer nur maximal 30 Minuten Zeit ein. Dann ist das Meeting definitiv zu Ende. Sind wichtige Punkte offengeblieben, werden diese festgehalten (Themenspeicher) und bei der nächsten Besprechung bearbeitet. Wenn der Themenspeicher regelmäßig überläuft, können Sie die maximale Besprechungszeit vorsichtig ausdehnen.
2. Timer einschalten und für alle sichtbar machen
Nutzen Sie eine Uhr mit Countdown-Funktion (Timer). Wenn zu Beginn festgelegt wurde, wie viel Zeit für die Besprechung oder für einen Tagesordnungspunkt investiert werden soll, zählt die Uhr zurück. Wichtig ist: Sie ist für alle immer sichtbar! Jeder erkennt sofort und ständig, wie viel Zeit für das Thema noch bleibt.
Der Vorteil von so radikalen Maßnahmen ist: Alle Anwesenden bleiben beim Thema, die Besprechung verläuft sehr fokussiert und zielorientiert. Oft entwickelt sich dann im Team der Ehrgeiz, diese Zeitvorgaben einzuhalten. Vielredner werden gebremst. Alle erkennen sofort, dass die Besprechungszeit wichtig ist. Das gilt für den pünktlichen Start und für das rechtzeitige Ende, weil die Teilnehmenden im Anschluss weitere (berufliche oder private) Verpflichtungen haben.
Damit ein so straffes Zeitmanagement funktioniert, müssen Sie den Ablauf sehr genau planen:
- Einstieg
- Bearbeitung des Themas
- Festhalten der Ergebnisse
Planen Sie am Ende immer noch fünf Minuten ein, um die noch offenen Punkte aufzuschreiben und festzulegen, wie damit umgegangen wird. Sie können abschließend etwa einen weiteren Besprechungstermin planen.
Zeitdruck in Besprechungen nicht übertreiben
Aber Vorsicht: In bestimmten Situationen oder bei besonderen Themen kann die Vorgabe von 30 Minuten Besprechungszeit zu knapp bemessen sein. Die Teilnehmenden sind unzufrieden, weil noch nicht alle wichtigen Aspekte angesprochen wurden oder weil das Ergebnis für sie nicht zufriedenstellend ist.
Alle achten nur noch darauf, die Zeitvorgabe einzuhalten, aber nicht mehr darauf, ein akzeptables und gutes Ergebnis zu erzielen. Das sollten Sie beachten und respektieren. Zerlegen Sie deshalb komplexe Themen in kleinere Einheiten oder geben Sie sich und Ihrem Team mehr Zeit zur Lösungsfindung.
Wenn sich erst während des Meetings herausstellt, dass alle das Besprechungsthema genauer behandeln wollen, um ein gutes Ergebnis zu erzielen, dann suchen Sie gemeinsam eine Lösung zum weiteren Ablauf. Sie können die Besprechung verlängern, wenn der Terminplan aller Teilnehmer dies zulässt. Sie bieten einen Folgetermin an, bei dem alle offenen Punkte besprochen werden.
Diese noch offenen Punkte werden schriftlich festgehalten. Machen Sie deutlich, dass auch diese, vielleicht zu kurze, Besprechung wertvoll investierte Zeit war. Denn jetzt ist jeder Teilnehmende mit dem Thema vertraut und kann sich bis zur Fortsetzung Gedanken zum Thema machen, neue Vorschläge einbringen, weitere Ideen sammeln oder die noch fehlenden Informationen beschaffen. Beim nächsten Meeting wird es fokussiert weitergehen.
Welche Maßnahmen wollen Sie umsetzen, um die Zeitplanung für Ihre Besprechungen zu verbessern? Wie können Sie den Zeitbedarf für eine einzelne Besprechung reduzieren?
Achten Sie bei der Zeitplanung für Ihre Meetings insbesondere darauf:
- Die Zeit ist knapp.
- Wir beginnen pünktlich.
- Das geplante Ende wird eingehalten.
- Fünf Minuten vor dem Ende klären wir, was noch offen ist und wie es nach dem Meeting weitergeht.
Nutzen Sie die folgende Vorlage für die Zeitplanung bei Ihren Besprechungen. Probieren Sie aus, die Besprechungszeit radikal zu kürzen. Wenn viele Redebeiträge ausufern, arbeiten Sie mit Timer.
Achten Sie aber auch darauf, dass diese Zeitregeln von allen Teilnehmerinnen und Teilnehmern verstanden und akzeptiert sind. Erklären Sie, warum Sie solche Methoden für mehr Zeitdisziplin einsetzen.
Eine weitere Maßnahme, die Dauer von Meetings zu begrenzen, ist: das Meeting im Stehen abhalten. Was Sie dabei beachten müssen, erfahren Sie im nächsten Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels.