ZielvereinbarungenZiele in Zielklausuren vereinbaren

Ziele entfalten oft dann mehr Wirkung, wenn Sie gemeinsam im Team besprochen und aufeinander abgestimmt werden. Das gelingt am besten in Zielklausuren. Wie Sie diese planen und durchführen, ist in diesem Gastbeitrag beschrieben.

Von: Dr. Wolfgang Schröder

In Zielklausuren geht es darum, gemeinsam im Team die richtigen und für alle gemeinsam relevanten Ziele zu finden. Erst im Anschluss werden die Ziele in kurzen Vier-Augengesprächen zwischen Führungskraft und Mitarbeiter vereinbart, möglicherweise mit der Verknüpfung von variablen Entgeltbestandteilen.

Zielklausuren können auf allen Unternehmensebenen durchgeführt werden. Teilnehmer sind Führungskraft und zugeordnete Mitarbeiter oder Führungskräfte. In mittelständischen Unternehmen reicht oft eine Zielklausur pro Jahr aus.

Inhalt und Ablauf von Zielklausuren

Bei einer Zielklausur werden im ersten Teil die Zielerreichung des vergangenen Jahres besprochen. Im Mittelpunkt steht die Frage: „Was können wir aus dem vergangenen Jahr lernen?“

Zielvorgaben im Unternehmen besprechen und herunterbrechen

Danach werden die übergeordneten Ziele, zum Beispiel die kommunizierbaren Unternehmens- oder Bereichsziele, durch die oder den Vorgesetzten vorgestellt. Hierbei handelt es sich um Zielsetzungen. Beispiel: Die Unternehmensleitung hat einen Geschäftsplan mit ihrem Aufsichtsgremium vereinbart, in dem eine Kostensenkung von fünf Prozent geplant wird. Führungskräfte können in Zielklausuren alles vereinbaren, nur nicht Ziele, die in der Summe zu weniger Kostensenkung führen. So führen Zielvereinbarungen einer Ebene für die nächste Ebene zu Zielsetzungen.

Zielfelder identifizieren und besprechen

Neben Zielen, die SMART und damit messbar formuliert sind, werden in einer Zielklausur in der Regel auch Zielfelder vorgegeben. Sie müssen auf der nächsten Führungsebene konkretisiert und SMART formuliert werden, weil sich hier die Fachexpertise dafür befindet.

Die für den jeweiligen Verantwortungsbereich abgeleiteten Ziele und Zielfelder werden durch weitere Zielfelder ergänzt, die aus Sicht der Führungskraft und der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wichtig sind. Im Mittelpunkt stehen Zielfelder, die den funktionalen Beitrag des Bereichs zur Erreichung der Unternehmensziele betreffen, sowie Entwicklungsziele für den Bereich. Individuelle Entwicklungsziele (zum Beispiel Weiterbildung) werden unter Vier-Augen im Mitarbeitergespräch geklärt.

Zielverantwortliche festlegen

Im nächsten Schritt werden die Ziele beziehungsweise Zielfelder auf Zielverantwortliche verteilt. Pro Ziel oder Zielfeld gibt es nur einen Ergebnisverantwortlichen. Das ist eine der wichtigsten Regeln für zielorientierte Führung.

Ziele SMART vereinbaren

Danach werden alle Zielfelder in einzelne Ziele übertragen, die das Team gemeinsam erreichen soll und erreichen will. Diese Ziele werden SMART formuliert: spezifisch und genau beschrieben, messbar, attraktiv und erreichbar, relevant und wichtig sowie terminiert.

Maßnahmen zur Zielerreichung besprechen

Die Klausur endet mit der Planung der nächsten Schritte, die sehr unternehmensspezifisch und teamspezifisch ausfallen. Dabei können drei Engpässe für die Zielrealisierung auftreten:

  • finanzielle Ressourcen fehlen
  • Engpässe bei der Unterstützung durch Personalmanagement und Personalentwicklung
  • notwendige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Team sind überlastet oder nicht richtig qualifiziert
  • bestehende Prozesse oder Arbeitsinhalte passen nicht
  • Führungskräfte müssen zuerst Veränderungsprozesse im eigenen Bereich realisieren

Der Nutzen von Zielklausuren

Es gibt keinen einfacheren, effektiveren und zeitlich kürzeren Weg, um individuelle Ziele oder Teamziele aus Unternehmens- und Bereichszielen abzuleiten, mit weiteren Zielen zu ergänzen und auf Verantwortliche aufzuteilen. Dabei wird zudem der Sinn von Zielinhalten geklärt und Veränderungswiderstände werden abgebaut (Betroffene werden zu Beteiligten). Außerdem ergeben sich folgende Vorteile:

  • Das Wissen aller Teilnehmer wird bei der Zielfindung und Zielkonkretisierung genutzt.
  • Arbeitsumfang und Arbeitsspitzen werden offensichtlich und im Team ausgeglichen.
  • Es entsteht Transparenz über die „Big Points“, die von anderen Bereichen, Teams oder Kollegen bearbeitet werden. Zusammenarbeit und Zuarbeiten werden sofort deutlich.
  • Es entsteht eine Dynamik im Team, die manche Klausur bis spät in die Nacht trägt, weil an Themen gearbeitet wird, die alle betreffen.
  • Zielklausuren sind Maßnahmen zur Teamentwicklung.
  • Wenn im Jahresverlauf die Fortschritte über Meilensteine verfolgt werden, dann ist der Nutzen an der Erreichung der Unternehmensziele messbar.

Tipp: Zielklausuren planen, vorbereiten und durchführen

Nutzen Sie die Vorlagen zur Moderation von Teambesprechungen, um Ihre Zielklausuren zu planen, vorzubereiten und durchzuführen. Sie finden diese im Handbuch-Kapitel Meetings moderieren.

Um aus den übergeordneten Unternehmens- und Bereichszielen die richtigen Teamziele abzuleiten, ist es hilfreich, wenn Sie die Methode der Balanced Scorecard nutzen. Im Handbuch-Kapitel zur BSC sowie in dem zu Key Performance Indicators ist erklärt, wie Sie aus Zielen und Kennzahlen die Key Performance Indicators für Ihr Team ableiten.

Praxis

Wenn Sie eine Zielklausur mit Ihrem Team durchführen wollen, um Teamziele und Zielvorgaben gemeinsam zu besprechen und festzulegen, dann können Sie diese Zielklausur mit der folgenden Vorlage vorbereiten und planen.

Wenn die Teamziele und Zielvorgaben gemeinsam festgelegt sind, lassen sich dazu mögliche Projekte, Aktivitäten und Maßnahmen durchführen, um die Teamziele des nächsten Jahres auch zu erreichen. Sie klären im Rahmen der Zielklausur:

Was müssen wir tun, um unsere Teamziele zu erreichen?

Außerdem können Sie im nächsten Schritt aus den Teamzielen die Ziele ableiten, die Sie für einzelne Teammitglieder für notwendig erachten; Sie leiten die Vorgaben für Ihre Zielvereinbarungen mit Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ab. Das ist in den vorangehenden Abschnitten dieses Handbuch-Kapitels ausführlich erläutert.