Brown-Paper-Methode für ProzessmanagementWas ist die Brown-Paper-Methode?

Um Prozesse und Abläufe im Unternehmen zu verstehen und Schwachstellen zu erkennen, kommt es auf die Details an. Sie sind manchmal „versteckt“ im Prozess und in den Köpfen der beteiligten Personen.

Um sie zu finden, muss man in die Details gehen und sich den Prozess und einzelne Abläufe genau anschauen. Das ist meistens aufwendig, umfangreich und komplex. Mit der Brown-Paper-Methode lässt sich dies vergleichsweise einfach und zweckmäßig bewerkstelligen.

Die Brown-Paper-Methode ist eine pragmatische und ergebnisorientierte Herangehensweise für die Prozesserhebung, Prozessdarstellung und Prozessanalyse. Sie basiert darauf, dass die am Prozess beteiligten Personen persönlich in einem Workshop zusammenkommen und gemeinsam ein Abbild ihres Prozesses erarbeiten und auf braunem Packpapier (Brown Paper) darstellen.

Sie nutzen dafür einfache Werkzeuge wie eine Rolle Packpapier (Brown Paper), Klebezettel und dicke Stifte und malen ihren Prozess mit allen wichtigen Prozessmerkmalen an die Wand, sodass er für alle sichtbar ist.

Durch den Prozess der gemeinsamen Visualisierung und die Diskussion über die Abläufe und Tätigkeiten werden die Details sichtbar, auf die es ankommt, sowie die Schwachstellen und Mängel im Prozess.

Mit der Brown-Paper-Methode lassen sich Ist-Prozesse erheben, visualisieren und analysieren. Auch Soll-Prozesse können damit manuell gemeinsam entwickelt werden.

Mit dem Prozessbild auf einer großen Rolle braunem Packpapier wird einerseits das „Big Picture“ für alle Prozessbeteiligten klar. Andererseits werden aber auch knifflige Details, auf die es im Prozess ankommt, herausgearbeitet und dargestellt.

Die Prozessdarstellung auf der langen Rolle Packpapier kann folgende Prozessmerkmale beinhalten:

• was den Prozess auslöst und was ihn beendet
• die einzelnen Tätigkeiten
• Ereignisse
• Messwerte oder Kennzahlen, die für den Prozessablauf wichtig sein können und im Prozess anfallen: Mengen, Zeiten, Fehlerraten etc.
• Kunden und Lieferanten
• Input wie Material, Werkzeuge, Hilfsmittel, aber auch Daten und Informationen wie Listen, Berichte, Kennzahlen
• Output und Ergebnis des Prozesses wie Produkte, Hilfestellungen und wiederum Daten und Informationen
• notwendige Hilfsmittel und Ressourcen im Prozess wie Maschinen, Informationstechnik, Checklisten, Anleitungen, Formulare, Rezepturen, Programme
• Personen, die die Tätigkeiten ausführen
• Personen, die aus dem Umfeld Einfluss nehmen
• andere Teams oder Abteilungen, die einen Bezug zum Prozess haben
• Schnittstellen zu diesen Abteilungen und Teams, Übergaben und Übergabepunkte

Für die Prozessanalyse werden in der Darstellung ergänzt und hervorgehoben:

• kritische Tätigkeiten und Ereignisse im Hinblick auf Prozessergebnis, Prozesskosten und Prozesszeit
• fehlende, falsche oder defekte Inputs und Ressourcen
• falsch ausgeführte Tätigkeiten
• fehlerhafte oder fehlende Outputs und Prozessergebnisse
• allgemein Möglichkeiten, den Prozess zu verbessern aus Sicht der Prozesskunden, der Prozess- und Ergebnisqualität, der Kosten und der Zeitdauer

Welche dieser Merkmale in der Prozessdarstellung aufgeführt und wie sie angeordnet werden, ergibt sich aus der Aufgabenstellung und aus den Problemen, die mit der Prozessanalyse gelöst werden sollen.

Abbildung 1 zeigt ein Beispiel für die Abbildung eines Ist-Prozesses mit der Brown-Paper-Methode.

© David Frei

Wie Sie Ihren Prozess in diese Form bringen, lesen Sie in der folgenden Schritt-für-Schritt-Anleitung. Im Mittelpunkt steht ein Workshop, an dem alle im Prozess beteiligten Personen teilnehmen sollten. In diesem Workshop wird eine strukturierte Diskussion geführt, um das Abbild des Prozesses mit allen seinen Merkmalen zu erstellen und auf Papier zu malen.