AufgabendelegationWas Sie beachten sollten, bevor Sie eine Aufgabe delegieren

Erfolgreiches Delegieren erfordert einen klaren Delegationsauftrag. Um diesen herauszuarbeiten, sollten Sie als Führungskraft die folgenden fünf Fragen beantworten.

Hier geht es um die Definition der Aufgabe, die delegiert werden soll. Klären Sie, welche Aufgabe Sie delegieren. Generell sollten Sie zwischen einmalig und wiederholt anfallenden Aufgaben unterscheiden. Da Delegieren zunächst einen gewissen Aufwand erfordert, lohnt sich Delegieren vor allem bei wiederholt anfallenden Aufgaben.

Legen Sie fest, wer die Aufgabe übernehmen soll. Klären Sie, welche Anforderungen mit der Aufgabe verbunden sind und welche Qualifikationen sie erfordert. Überlegen Sie dann, wer aus Ihrem Team der Richtige für die Aufgabe sein könnte. Klären Sie Ihre Motivation für die Übertragung der Aufgabe, indem Sie sich folgende Fragen stellen:

• Warum möchten Sie gerade diesen Mitarbeiter mit der Aufgabe betrauen?
• Spielen neben fachlichen auch soziale Aspekte eine Rolle?
• Was halten Sie von dem Mitarbeiter?
• Welche Erfahrungen haben Sie mit ihm gemacht und was genau erwarten Sie jetzt?

Legen Sie fest, welche Befugnisse ihr Mitarbeiter erhält, welche Vorgaben er einhalten muss und wie oft Zwischengespräche stattfinden sollen. Erklären Sie ihm die Aufgabe und das damit verfolgte Ziel. Wenn Sie selbst konkrete Erwartungen und Vorstellungen haben, sollten Sie diese einbringen.

Fragen Sie nach den Ideen und Vorstellungen ihres Mitarbeiters: Wie möchten Sie vorgehen? Denkt er in die gleiche Richtung wie Sie? Hören Sie ihm zu, um sein Vertrauen zu gewinnen und seine Vorstellungen kennenzulernen. Bestätigen Sie den Mitarbeiter, aber bringen Sie durch geschicktes Fragen auch Ihre eigenen Ideen ein.

Definieren Sie schließlich den Spielraum, den Ihr Mitarbeiter beim Erledigen der Aufgabe erhält: Welche fachliche Verantwortung und welche Befugnisse erhält er? Legen Sie fest, wann Feedbacks oder Zwischengespräche stattfinden sollen.

Legen Sie die Ressourcen fest, die ihr Mitarbeiter für die Aufgabe benötigt. Überlegen Sie gemeinsam mit ihm, welche Hilfsmittel oder auch Unterlagen für die Umsetzung notwendig sind.

Legen Sie fest, bis wann die Aufgabe erledigt sein muss. Besprechen Sie den Zeitplan und bestimmen Sie den Endtermin sowie gegebenenfalls Termine für Zwischengespräche.

Aus den Ergebnissen dieser Fragen können Sie nun den Delegationsauftrag formulieren und die Aufgabe übergeben. Während der Umsetzung sollten Sie ihren Mitarbeitern Freiraum gewähren, jedenfalls solange sie sich an die im Auftrag definierten Spielregeln halten. Erlauben Sie es also, wenn Ihre Mitarbeiter anders vorgehen als Sie es tun würden. Vielleicht kommen sie ja sogar zu einem besseren Ergebnis?

Reagieren Sie aber sofort und greifen Sie korrigierend ein, wenn im Feedbackgespräch deutlich wird, dass die Dinge in eine falsche Richtung laufen. Vermeiden Sie dabei direktive, demotivierende Vorgaben und versuchen Sie stattdessen, durch Fragen zu steuern. Beispiel: „Das ist prinzipiell eine gute Idee, aber haben Sie schon überlegt, dass …?“ Oder: „Darf ich aus meiner Erfahrung dazu etwas sagen?“

Verstehen Sie sich als Mentor, als erfahrener Ratgeber, der sein Gegenüber durch geschickte Fragen auf den richtigen Weg führt.