Projektkommunikation

Damit Sie mit Ihrem Projekt die Projektziele erreichen und das Projekt zufriedenstellend verläuft, brauchen Sie Unterstützung von anderen. Dazu zählen vor allem die beteiligten und betroffenen Personen, das Projektteam, der Auftraggeber, die Anwender der Projektergebnisse, die Geschäftsleitung und andere Stakeholder rund um Ihr Projektumfeld. Sie müssen bei diesen Personen Verständnis, Akzeptanz und vielleicht sogar Begeisterung für Ihr Projekt schaffen. Das ist die Aufgabe der Projektkommunikation.

Die Projektkommunikation wird in die Projektorganisation integriert und mit den Projektzielen verknüpft. Zeigen Sie auf, welche Bedeutung die Projektorganisation für Ihr Projekt hat, indem Sie dies in der Vorlage Ziele, Ergebnisse und Aktivitäten in der Projektcharta zusammenfassen explizit formulieren. Mit der Musterpräsentation Ziele, Erfolgsfaktoren und Aufgaben der Projektkommunikation schaffen Sie dafür das Verständnis.

Schaffen Sie dann die Rahmenbedingungen für eine erfolgreiche Projektkommunikation. Was dafür notwendig ist, zeigt die Vorlage Modell für die Gestaltung der Projektkommunikation. Hier halten Sie fest, was wichtig ist für die Bewusstseinsbildung, für das Leitbild und welche Regeln gelten sollten.

Dann entwickeln Sie einen Maßnahmenplan für Ihre Projektkommunikation. Die einzelnen Maßnahmen können Sie mit der Vorlage Themen der Projektkommunikation als Kommunikationsmatrix (Beispiel) herleiten und dann in einen Maßnahmenplan überführen. Ob diese Maßnahmen wirksam sind, sollten Sie regelmäßig prüfen. Nutzen Sie dazu unter anderem das Beispiel (Muster) für einen speziellen Fragebogen und Bewertungsbogen für die Projektkommunikation.