E-BookTipps für gute Meetings - planen, organisieren, durchführen

So planen und moderieren Sie ein effizientes Meeting. Mit Merkblatt zur Vorbereitung und Durchführung.

Wenn Sie eine Besprechung oder ein Meeting leiten, müssen Sie darauf achten, dass die Zeit sinnvoll genutzt wird, dass Ziele und Ablauf vorab klar sind und dass Ergebnisse erzielt und festgehalten werden. Mit dieser Vorlage können Sie jedes Meeting besser planen und moderieren.

Erfahren Sie in dieser Vorlage (e-Book), wie Sie für alle Teilnehmer effektive und effiziente Meetings planen und durchführen. Sie bekommen Tipps, Tricks und Antworten für diese Fragen:

  • Was sind die typischen Symptome schlechter und unnötiger Meetings?
  • Was macht eine gute Besprechung aus?
  • Wie gehen Sie am besten vor, wenn Sie ein Meeting planen und durchführen müssen?
  • Wie erzielen Sie gute Ergebnisse, damit alle Teilnehmer zufrieden sind?

Alle wichtigen Punkte sind in einem Merkblatt auf einer Seite zusammengefasst. Sie betreffen die Aspekte:

  • Anlass und Ziele
  • Teilnehmerkreis
  • Inhalte und TOPS der Tagesordnung
  • Regeln bei der Besprechung
  • Organisation und Zeitmanagement

Viele Mitarbeiter eines Unternehmens verbringen viel Zeit in Meetings. Oft wird lange zusammengesessen, viel gesagt und diskutiert - aber die Ergebnisse sind dürftig und werden häufig noch nicht einmal festgehalten oder protokolliert. Manche Vielredner langweilen alle anderen. Andere tragen mit ihren Beiträgen nichts zum Thema bei. Viele bringen immer wieder neue Aspekte ein, die alles noch komplizierter machen oder irrelevant sind. Oft fängt das Meeting später an, weil noch nicht alle da sind; und dauert länger, weil noch nicht alles behandelt und gesagt wurde. Am Ende haben alle den Eindruck, dass das Meeting wieder einmal reine Zeitverschwendung war.

Das passiert vor allem dann, wenn das Ziel des Meetings nicht festgelegt wurde, wenn es keine Tagesordnung oder Besprechungspunkte gibt, die alle Teilnehmer kennen, wenn die falschen Leute beisammen sitzen, wenn niemand auf Pünktlichkeit achtet und wenn die Ergebnisse nicht schriftlich, für alle sichtbar festgehalten werden.

Wer ein Meeting leitet, sollte dieses richtig vorbereiten. Er muss wissen und vorab planen, was erreicht werden soll und welche Themen und Aspekte besprochen oder diskutiert werden sollen. Dann ist klar, wer unbedingt dabei sein muss (Teilnehmerkreis); diese Kollegen werden zum Meeting eingeladen - alle anderen können anschließend über die Ergebnisse informiert werden. Das Meeting beginnt immer pünktlich. Während der Besprechung werden alle wichtigen Punkte festgehalten; das Flipchart ist dafür ein hilfreiches Instrument. Kurz vor dem geplanten Ende wird geklärt:

  • Was ist offen geblieben?
  • Was ist von wem nun zu tun oder zu beachten?

Das kann in einer einfachen Ergebnisliste oder in einem Protokoll dokumentiert werden.

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