MahnwesenAblauf des Mahnprozesses und Formulierung von Mahnungen

Wann versenden Sie die Rechnung an Ihre Kunden? Wann können Sie eine Zahlungserinnerung versenden? Wann können Sie an die Zahlung erinnern oder mahnen? Wie formulieren Sie die notwendigen Anschreiben für Zahlungserinnerung und Mahnung? Hier finden Sie die relevanten Fristen und Beispielformulierungen.

Rechnungsstellung und Fälligkeit mit dem Kunden festlegen

Unmittelbar mit der Rechnungsstellung müssen die einzelnen Schritte und Eskalationsstufen des Mahnwesens greifen. Diese müssen Sie gegebenenfalls an Ihr Unternehmen, Ihre Kunden und die üblichen Bedingungen in Ihrer Branche anpassen.

Wichtig ist, schon bei der Auftragsvergabe und beim Abschluss von Kaufverträgen folgende Punkte eindeutig festzulegen.

Grund der Rechnungsstellung

Was muss erfüllt sein, damit Sie Ihre Rechnung schreiben können? Welches Ereignis löst die Rechnungsstellung aus? Der Tag der Rechnungsstellung (Datum auf der Rechnung) kann an ein im Vertrag benanntes Ereignis oder einen Meilenstein geknüpft werden. Zum Beispiel die Lieferung eines Produkts, den Tag einer Präsentation, die Abgabe eines Berichts, die Durchführung eines Workshops, der Download einer Datei.

Lassen Sie sich diese Leistung immer vom Kunden mit der Auftragsvergabe und beim Kaufabschluss schriftlich bestätigen.

Nutzen Sie dafür ein Abnahmeformular oder erstellen Sie ein Protokoll. Bei elektronischen Produkten kann dies durch eine aktive Einwilligungserklärung des Kunden (Häkchen setzen) und durch Log-Files dokumentiert werden. Dann müssen die automatischen Verarbeitungsprozesse dokumentiert sein.

Fälligkeit der Zahlung

Halten Sie außerdem fest, wie viele Tage nach dem Rechnungsdatum der Rechnungsbetrag fällig ist. Ab diesem Datum ist der Kunde im Zahlungsverzug, aber nur, wenn Sie dieses Fälligkeitsdatum auch genau angegeben haben. Schreiben Sie deshalb unbedingt auf Ihre Rechnungen:

Datum der Fälligkeit oder die Anzahl der Tage nach Rechnungsdatum, nach denen die Zahlung erfolgt sein muss.

Welche Fristen dabei zu beachten sind und welche zulässig sind, ist gesetzlich geregelt; in Deutschland im § 271a BGB: Vereinbarungen über Zahlungs-, Überprüfungs- oder Abnahmefristen. Grundsätzlich gilt demnach, dass der Kunde von seinem Lieferanten nicht erwarten kann, dass er länger als 60 Tage auf seine Zahlung wartet, wenn er die Rechnung gestellt hat.

Ist nichts vereinbart, dann gilt § 286 BGB: Verzug des Schuldners (Kunden). Dort ist festgelegt, dass der Kunde 30 Tage nach Zugang einer Rechnung in Zahlungsverzug ist. Ist der Kunde ein Privatkunde (Verbraucher), dann muss er mit der Rechnung darauf hingewiesen werden, dass er nach 30 Tagen in Verzug gerät. Spätestens mit der schriftlichen Mahnung, die nach der Fälligkeit der Rechnung erfolgt, kommt der Kunde in Verzug (§ 286 Absatz 1 BGB).