MahnwesenAblauf des Mahnprozesses und Formulierung von Mahnungen

Wann versenden Sie die Rechnung? Wann können Sie eine Zahlungserinnerung versenden? Wann können Sie mahnen? Wie formulieren Sie die notwendigen Anschreiben für Zahlungserinnerung und Mahnung? Hier finden Sie die relevanten Fristen und Beispielformulierungen.

Unmittelbar mit der Rechnungsstellung, müssen die einzelnen Schritte und Eskalationsstufen des Mahnwesens greifen. Diese müssen Sie gegebenenfalls an Ihr Unternehmen, Ihre Kunden und die üblichen Bedingungen in Ihrer Branche anpassen.

Rechnungsstellung und Fälligkeit mit dem Kunden festlegen

Wichtig ist, schon bei der Auftragsvergabe und den Verträgen folgende Punkte eindeutig festzulegen.

Grund der Rechnungsstellung

Was muss erfüllt sein, damit Sie Ihre Rechnung schreiben können? Welches Ereignis löst die Rechnungsstellung aus? Der Tag der Rechnungsstellung (Datum auf der Rechnung) kann an ein im Vertrag benanntes Ereignis oder einen Meilenstein geknüpft werden. Zum Beispiel die Lieferung eines Produkts, den Tag einer Präsentation, die Abgabe eines Berichts, die Durchführung eines Workshops, der Download einer Datei. Lassen Sie sich diese Leistung immer vom Kunden schriftlich bestätigen. Nutzen Sie dafür ein Abnahmeformular oder erstellen Sie ein Protokoll.

Fälligkeit

Halten Sie außerdem fest, wie viele Tage nach dem Rechnungsdatum der Rechnungsbetrag fällig ist. Ab diesem Datum ist der Kunde im Zahlungsverzug, aber nur, wenn Sie dieses Fälligkeitsdatum auch genau angegeben haben. Schreiben Sie deshalb unbedingt auf Ihre Rechnungen: Datum der Fälligkeit oder die Anzahl der Tage nach Rechnungsdatum.

Weitere Kapitel zum Thema