SAP-Projekte erfolgreich durchführenAblauf eines SAP-Projekts

Die hier vorgestellten Projektphasen eines SAP-Projekts können Sie als Grundlage für Ihre SAP-Projekte nutzen. In der Vorlage „Checkliste SAP-Projekt“ sind die wichtigsten Aktivitäten zusammengefasst. Damit vergessen Sie keine SAP-spezifische Aktivität in ihrem Projekt.

Initiierung eines SAP-Projekts

Der Startschuss eines jeden SAP-Projekts muss durch das verantwortliche Management eines Unternehmens erfolgen. Nur dort kann die Entscheidung getroffen werden, die notwendigen Ressourcen zur Verfügung zu stellen und das Projekt zu unterstützen – beide Aspekte sind erfolgskritisch.

Gründe für den Start eines SAP-Projekts können beispielsweise abgeleitet werden aus neuen Geschäftsmodellen, aus Optimierungsvorhaben oder aus Maßnahmen zur Kostensenkung. Außerdem können Reorganisationsprojekte oder der Zusammenschluss mit anderen Unternehmen zu Änderungen bei SAP führen.

Durch das Management sind mit jedem SAP-Projekt folgende Projektziele zu definieren und zu quantifizieren:

  • inhaltlich (z.B. Umsetzung des Geschäftsprozesses im SAP)
  • zeitlich (z.B. Produktivsetzung zu einem festgelegten Termin)
  • kostentechnisch (z.B. Einsparpotenzial in Euro)

Projektvorbereitung

Bevor das SAP-Projekt gestartet werden kann, ist ein Projektteam mit einer Projektleitung durch das Management zu benennen. Ein SAP-Projekt bei laufenden Geschäftsbetrieb durchzuführen, ist sehr anspruchsvoll. Deshalb sollte das Projektteam Erfahrungen mit solchen Projekten mitbringen.

1. Projektteam einrichten

Bei der Wahl der Projektleitung empfiehlt es sich, dass die entsprechende Person Kenntnisse zur SAP-Software mitbringt. Da es bei der Projektleitung aber vor allem um die Themen Koordination, Planung und Kontrolle geht, ist ein umfassendes Software-Know-how nicht zwingende Voraussetzungen.

Das Projektteam sollte sowohl mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern aus dem Fachbereich (Anwender) und – falls vorhanden – den Mitarbeitern aus dem IT-Bereich (Entwickler, IT-Manager) bestückt werden. Ein SAP-Projekt kann kein reines IT-Projekt sein, da die Inputs der Fachbereiche zwingend erforderlich sind. Es hat sich als hilfreich erwiesen, die Projektteilnehmer vor Projektbeginn auf die grundlegenden Funktionen eines SAP-Systems zu schulen. Hierdurch erhalten die Mitarbeiter einen Einblick in das System; allgemeine Fragestellungen werden in der Projektarbeit vermieden.

2. Anforderungen erfassen

Als erste Aufgabe der Projektgruppe müssen die Anforderungen erfasst und anschließend auf eine mögliche Machbarkeit mit einem SAP-System bewertet werden. Dabei sind die funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen in einem Lastenheft zu erläutern.

Diese Anforderungsdefinition muss durch einen SAP-Fachmann auf ihre Umsetzbarkeit im SAP-System geprüft werden. Dies ist über zwei verschiedene Wege möglich:

  • SAP-Entwickler (inhouse): Ist im Unternehmen ein SAP-Entwickler vorhanden, kann dieses Lastenheft inhouse geprüft und im Hinblick auf die technische Machbarkeit beurteilt werden.
  • SAP-Berater (extern): Ist keine SAP-Ressource im Haus integriert, die eine solche Prüfung durchführen kann, muss auf externe Ressourcen zugegriffen werden. Im Rahmen einer Ausschreibung kann das Lastenheft an verschiedene SAP-Berater gegeben und durch diese SAP-Berater bewertet werden.

3. Pflichtenheft erstellen

Das Ergebnis dieser beiden Vorgehensweisen ist ein Pflichtenheft. Bei SAP-Projekten wird hier im funktionalen Bereich beschrieben, mit welchen SAP-Modulen (z.B. CO – Controlling, MM – Materialwirtschaft) und SAP-Objekten (z.B. Bestellung, Auftrag, Kostenstelle) die Anforderungen abgedeckt werden.

Dazu wird erläutert, ob die Anforderungen mit SAP-Standard-Geschäftsprozessen abgewickelt werden können oder ob eine Eigenentwicklung im SAP-System erforderlich ist.

Im Bereich der nicht-funktionalen Anforderungen müssen die Systemvoraussetzung des SAP-Systems und infrastrukturelle Themen, wie zum Beispiel Aspekte zur Hardware (Server) oder Lizenzen beschrieben werden.

4. Aufwand schätzen

Durch den SAP-Entwickler (inhouse) wird in der Regel eine Aufwandsschätzung (Stunden oder Euro) abgegeben und eine Rückmeldung gegeben, ob noch weitere externe Dienstleister aus Gründern der Kapazität oder des Know-hows dazu gezogen werden müssen.

Wenn externe SAP-Berater eingebunden werden sollen, liefern diese das Pflichtenheft in der Regel gleich mit einem Angebot zur Umsetzung. Bei mehreren Anbietern müssen deren Angebote bewertet werden. Dabei wird geprüft, wie die Anforderungen erfüllt werden und welche Kosten der Anbieter in Rechnung stellen will.  Nach der Entscheidung für einen Anbieter, ist dieser SAP-Berater durch das Management zu beauftragen.

Zusätzlich sind die SAP-spezifischen Themen wie zum Beispiel Lizenzierungen, Wartungen etc. mit SAP direkt zu verhandeln und einzukaufen. Aus diesen Faktoren können dann die gesamten Kosten für das jeweilige SAP-Projekt zusammengestellt werden.

5. Umsetzung planen

Nach der Entscheidung für einen Anbieter und dessen Pflichtenheft sollten seine beschriebenen Lösungsansätze in ein Umsetzungskonzept überführt werden. Inhalte dieses Umsetzungskonzeptes sind:

  • Projektstrukturplan
  • Termin-, Ressourcen- und Meilensteinplan
  • Budgetplan

Beim Projektstrukturplan sind die einzelnen Projektelemente nach einer zeitlichen oder inhaltlichen Gruppierung zu identifizieren. Als Beispiele einer inhaltlichen Ausrichtung können hier folgende Elemente unterschieden werden:

  • Installation des SAP-Systems
  • erforderliches Customizing
  • Datenmigration
  • Schulung
  • Produktivsetzung

Eine vertiefende Ausarbeitung der einzelnen Projektaktivitäten erfolgt anschließend in der Termin-, Ressourcen- und Meilensteinplanung. Durch die genaue Zerlegung der im Projektstrukturplan definierten Elemente werden die Arbeitspakete mit Terminen Zuständigkeiten und Meilensteinen versehen. Klare Verantwortlichkeiten sind durch die Projektleitung zu vergeben.

Beispielsweise kann für das Projektstrukturplan-Element „Installation des SAP-Systems“ definiert werden, welche Arbeitsschritte zu welchen Terminen durchgeführt werden müssen, damit am Ende der Meilenstein „SAP System ist installiert“ erreicht werden kann.

Die benötigten Bedarfe an Ressourcen aus den definierten Arbeitspaketen sind übergreifend mit den vorhandenen Kapazitäten abzugleichen. Bei Kapazitätsengpässen muss durch die Projektleitung eine Ressourcenerhöhung beantragt oder ein Risiko gemeldet werden.

Schließlich erstellt die Projektleitung einen Budgetplan, der die einzelnen Aufwände beschreibt. Dieser Budgetplan dient als Grundlage für externe Beauftragungen und das nachgelagerte Projektcontrolling.