BudgetplanungAkteure und ihre Aufgaben bei der Budgetplanung

Die zentralen Akteure der Budgetplanung sind die Budgetgeber und die Budgetnehmer. Die Geber müssen eine fundierte Entscheidung über die Verteilung der Mittel treffen, die Nehmer müssen sehr gut begründen, wofür sie das Budget brauchen.

Im Prozess der Budgetplanung spielen mehrere Akteure eine wichtige Rolle. Sie beeinflussen maßgeblich die Budgets für die einzelnen Bereiche und weisen die Ressourcen zu. Sie legen damit fest, welche Aktionen ein Unternehmen tatsächlich ausführt oder ausführen kann und soll. Sie vertreten aber auch unterschiedliche Interessen, die sich nicht immer mit den Interessen des Unternehmens decken müssen.

So wird die Budgetplanung in vielen Unternehmen zu einem heiklen politischen Prozess. Es wird gerungen und gefochten, getrickst und getäuscht, gedroht und beschwichtigt – meistens mit dem Ziel, ein möglichst hohes Budget für seinen Bereich herauszuschlagen. Denn das ist oft ein Zeichen von Macht, Status und Renommee im Unternehmen.

Die Akteure und ihre Aufgaben im Prozess der Budgetplanung, des Verhandelns und der Festlegung des Budgets sind:

Entscheider
Sie verfügen über die Ressourcen und entscheiden, welchen Anteil die ihnen untergeordneten Einheiten davon jeweils erhalten. Die Aufgabe der Entscheider ist sicherzustellen, dass jede Einheit, die ihr zur Verfügung gestellten Ressourcen dazu nutzt, die übergeordneten Ziele zu erreichen, und dabei kein Geld verschwendet wird.

Empfänger
Sie entwickeln Aktionspläne für ihren Verantwortungsbereich, ermitteln wahrscheinliche Kosten und Auszahlungen und leiten daraus ihren Ressourcenbedarf und das erforderliche Budget ab. Sie stellen diesen Bedarf den Entscheidern vor und begründen ihn. Ihre Aufgabe besteht darin, den Zweck der Aktionen und die Notwendigkeit des Budgets schlüssig zu erklären und die Entscheider zu überzeugen. Ihr Ziel ist, das geforderte Budget zugewiesen zu bekommen.

Konkurrenten
Wenn die Ressourcen und Mittel in einem Unternehmen knapp sind, kann nicht unbedingt jeder Empfänger das geforderte oder erwartete Budget erhalten. Es wird gestrichen, wenn die Konkurrenten ihren Bedarf als dringlicher, wichtiger, zielförderlicher oder rentabler darstellen. Sind die Entscheider der Meinung, dass einzelne Aktionen nicht zur Zielerreichung beitragen, können diese Aktionen wie ihre dazu gehörenden Budgets gestrichen oder reduziert werden.

Im Allgemeinen ist die Geschäftsleitung oder der Vorstand die höchste Entscheidungsebene für die Budgetvergabe; in einigen Fällen sind auch sie von Beiräten oder Aufsichtsräten abhängig. Die Bereichs- oder Abteilungsleiter sind dann die Budgetempfänger. Wenn sie ihrerseits ihr Budget weiter aufteilen und verteilen wollen, schlüpfen sie in die Rolle der Entscheider; Gruppenleiter, Teamleiter oder Projektleiter sind dann die Empfänger.

Hinweis

Es ist immer darauf zu achten, dass in einer Organisationseinheit die Budgetverantwortung und die Entscheidungskompetenz übereinstimmen. Nur die Person, die die Budgetverantwortung trägt, darf auch über die damit verbundenen Maßnahmen und Ausgaben entscheiden. Andere Personen dürfen nichts von diesem Budget für andere Zwecke nutzen.

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