Meetings und Besprechungen verbessernAnlass des Meetings klären

Ist eine Besprechung überhaupt notwendig? Das ist die erste und wichtigste Frage, die Sie sich vor jeder Besprechung stellen sollten. Gerade regelmäßige Besprechungstermine, sogenannte „Jour fixe“, gehören immer wieder auf den Prüfstand. Vor allem dann, wenn Sie das Gefühl haben, dass keiner mehr wirklich dabei sein will.

Wenn es nur darum geht, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu informieren und auf den Stand der Dinge zu bringen, dann ist eine Nachricht per E-Mail meistens die bessere Lösung. Die schriftliche Information kann durch Gespräche mit Einzelnen ergänzt werden. Oft werden wichtige Informationen zwischen Tür und Angel weitergegeben; auch das kann völlig ausreichen. Manche nutzen das Intranet, zum Beispiel ein Projekt- oder Abteilungs-Wiki, um über alles Neue und Wichtige zu informieren.

Wichtig ist, dass Sie mit allen betroffenen Personen klären: Alle wissen um die Bedeutung dieser Art von Informationsweitergabe. Jeder, der etwas Relevantes für seine Kollegen zu sagen hat, ist in der Bringschuld. Und jeder, der wissen will oder wissen muss, was es Neues und Wichtiges gibt, ist in der Holschuld. Alle wissen, in welcher Form und an welche Stelle sie die Informationen bringen müssen, per E-Mail an den passenden Verteiler oder im Einzelgespräch; und wo sie die wichtigen Informationen bei Bedarf abholen müssen.

Meetings mit mehr als zwei Teilnehmerinnen oder Teilnehmern sind dann zu planen, wenn folgende Aspekte im Vordergrund stehen:

Informationen besprechen und Meinungen diskutieren

Es geht nicht nur darum, Informationen weiterzugeben, sondern diese müssen besprochen werden – und zwar im gesamten Team; ansonsten genügt wiederum das bilaterale Gespräch. Das heißt, es werden Fragen gestellt, Meinungen eingeholt, Sachverhalte geklärt. Auch wenn eine Person schnell von mehreren anderen informiert werden muss, kann die Besprechung sinnvoll sein.

Gemeinsam kreativ sein und gute Ideen finden

Es geht um möglichst viele Ideen, um Kreativität und um die Betrachtung eines Sachverhalts aus unterschiedlichen Perspektiven. Dann kann eine Teambesprechung mehr leisten, als der Einzelne in seinem stillen Kämmerlein. Gerade dann, wenn das Team aus unterschiedlichen Charakteren mit unterschiedlichen Kompetenzen besteht, kommen in Besprechungen Ergebnisse heraus, die vorher niemand für möglich gehalten hätte. Voraussetzung ist, dass sich alle Anwesenden an die Regeln für Kreativ-Meetings halten.

Knifflige Probleme mit vereinten Kompetenzen lösen

Die Kompetenzen aller Teammitglieder nutzen, neue Ideen einbringen und Dinge aus unterschiedlichen Perspektiven betrachten – das kann auch bei der Lösung von Problemen helfen. Das Know-how der Besprechungsteilnehmer fließt unmittelbar zusammen und kann unter der Leitung eines Moderators zu einer Lösung oder Lösungsskizze zusammengeführt werden.

Verständnis herstellen und Konflikte lösen

Besprechungen können wichtig sein, um Emotionen zu kanalisieren, soziale Beziehungen zu pflegen oder Konflikte zu lösen. Alle mal an einen Tisch! Das schafft Verständnis für die Position der anderen, für deren Ziele, Interessen, Wünsche oder Befürchtungen. Es kann eine verfahrene Situation wieder in eine positive Richtung bringen. Hier ist vor allem wichtig: Gut, dass wir einmal gemeinsam darüber geredet haben.

Entscheidungen treffen und akzeptieren

Wenn es darum geht, Entscheidungen zu treffen, dann wollen viele Mitarbeiter mit einbezogen werden. Meist geht es gar nicht darum, dass alle gemeinsam die Entscheidung treffen oder ein Kompromiss gefunden wird. Den Betroffenen ist nur wichtig, dass sie gehört werden, dass Argumente abgewogen werden und dass sie so von Betroffenen zu Beteiligten werden. Die letzte Entscheidung muss die Führungskraft treffen – schließlich wird sie dafür bezahlt und muss dafür die Verantwortung tragen.