Arbeitstechniken für strukturiertes ArbeitenArbeiten mit Checklisten

Checklisten und Arbeitsvorlagen erleichtern den Arbeitsalltag. Dort ist genau und auf den Punkt beschrieben, wie wichtige Aufgaben zu erledigen sind. So können Sie leicht von Kolleginnen und Kollegen vertreten werden. Und Sie denken sich schnell in Aufgaben ein, die Sie nur selten tun müssen.

Praktisches Know-how in Checklisten festhalten

Für viele Aufgaben gibt es Checklisten, die von Experten erstellt wurden und die dem Nutzer aufzeigen wollen, wie er eine Lösung für seine Aufgabe findet. Man findet sie im Internet, in Büchern oder Fachzeitschriften. Problem dabei ist: Die richtige und passende Checkliste für die jeweils eigene und spezielle Aufgabe zu finden.

Checklisten können Sie auch selbst entwickeln und aufschreiben. Oft sind Sie der eigentliche Experte oder die Expertin für die jeweilige Aufgabe. Und Sie kennen die Besonderheiten und speziellen Fragen, die sich bei der Aufgabe jeweils stellen. Wenn eine Aufgabe regelmäßig durchgeführt werden muss, können alle wichtigen Aspekte in einer Checkliste für Kollegen oder neue Mitarbeiter festgehalten werden. Wenn Sie eine Aufgabe nur selten durchführen, kann auch Ihnen eine selbst erstellte Checkliste helfen; denn Sie müssen sich nicht immer wieder neu in die gleiche Aufgabe eindenken.

Regeln für das Schreiben einer Checkliste

Wichtig beim Schreiben einer Checkliste ist:

  • Sie schreiben alles auf, was notwendig ist, damit die Aufgabe schnell und korrekt durchgeführt werden kann.
  • Die Checkliste muss insofern vollständig sein, dass der Nutzer keine offenen Fragen hat, sondern alle Informationen mit der Checkliste bekommt, die er für das Erledigen der Aufgabe braucht.
  • Die Checkliste sollte so kurz und knapp wie möglich sein.
  • Sie sollte verständlich und unmissverständlich geschrieben sein.
  • Testen Sie Checklisten und verbessern Sie diese sofort, wenn sie den genannten Regeln nicht entsprechen.