Büroorganisation und SelbstorganisationArbeitsabläufe und Tätigkeiten planen

Bringen Sie Struktur in Ihren hektischen Arbeitsalltag und in Ihre Arbeitswoche, indem Sie einen Wochenplan entwickeln, nach dem Sie Routineaufgaben, Projektarbeit, Telefonate und E-Mails bearbeiten und bei Besprechungen dabei sind. Sie müssen darauf achten, dass Sie genug Puffer und Flexibilität vorsehen, um mit den vielen ungeplanten Aufgaben und Störungen zurecht zu kommen.

Wie läuft Ihr Arbeitstag ab? Abends völlig platt und oft gestresst? Es gibt sicherlich viele Stellen in einem Unternehmen, die durch Hektik, ständig neue Aufgaben und Unplanbares gekennzeichnet sind. Das gehört bei diesen Stellen und Aufgabenbereichen einfach dazu und lässt sich auch nicht ändern. Beispiele sind Sekretariate, Produktionsplanung oder Stellen mit viel Kundenverkehr. Wer dort arbeitet, weiß darum und muss diese Besonderheiten mögen.

An anderen Stellen sind Hektik und Stress selbst verursacht. Entweder dadurch, dass Vorgesetzte und Kollegen keinen strukturierten Arbeitsstil haben oder dass man selbst unstrukturiert arbeitet. Wenn Sie einige Regeln beherzigen, dann hilft dies, Struktur in Ihre Arbeitsabläufe und Tätigkeiten zu bringen, sodass Sie alle Aufgaben souverän bewältigen.

Situationsanalyse Aufgaben und Arbeitsabläufe

Um die eigenen Abläufe und Tätigkeiten richtig einzuplanen, müssen Sie sich erst einmal darüber klar werden, was die besonderen Merkmale für Ihre Stelle und Aufgaben sind. Wichtig ist zu erkennen, welchen Anteil an Ihrer täglichen Arbeitszeit folgende Aufgabentypen einnehmen:

  • Routinearbeiten, die zu Ihrem Stellenprofil gehören und die Sie in jedem Fall in einem festgelegten Rhythmus durchführen müssen;
  • Projektaufgaben, die dadurch gekennzeichnet sind, dass sie komplexer sind, mehr Zeit in Anspruch nehmen, nicht regelmäßig anfallen, aber planbar sind;
  • unplanbare Aufgaben, die von außen an Sie herangetragen werden, von denen Sie aber nicht wissen, wann sie kommen, wie viel Zeit die einzelne Aufgabe in Anspruch nimmt und wann sie erledigt sein muss.

Erst wenn Sie wissen, welchen Zeitanteil diese drei Aufgabentypen in Anspruch nehmen, können Sie Ihre Arbeitsabläufe und den Arbeitstag halbwegs planen. Bedenken Sie aber: Eine exakte und unveränderbare Planung wird niemals möglich sein. Beobachten Sie also Ihre Arbeit während einer Woche oder eines Monats und ermitteln Sie so die Zeitanteile für die unterschiedlichen Aufgabentypen.

Weitere Kapitel zum Thema