Arbeitszeit erfassen, verwalten, auswertenArbeitszeiten für Projekte, Kundenaufträge und andere Aufgaben erfassen und auswerten

Was ein Projekt oder ein Kundenauftrag wirklich kostet, ergibt sich aufgrund der investierten Arbeitszeit der Mitarbeiter, die entsprechende Aufgaben erledigen. Die Arbeitszeiterfassung muss eine Zuordnung zur Projektarbeit oder zu einem Kundenauftrag ermöglichen. Dazu können Sie die Arbeitszeiten mit dem hier vorgestellten Excel-Tool auswerten.

Arbeitszeit für einzelne Tätigkeiten erfassen

Für das Projektcontrolling, die Vor- und Nachkalkulation von Aufträgen oder die Preisberechnung von Produkten und Dienstleistungen genügt es nicht, einfach nur die Arbeitszeiten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu erfassen und auszuwerten. Die jeweiligen Zeiten müssen Projektaufgaben, Kundenaufträgen oder anderen Tätigkeiten zugeordnet werden. Das setzt voraus, dass die Beschäftigten genau erfassen, von wann bis wann sie an einer bestimmten Tätigkeit gearbeitet haben.

Die Art der Tätigkeit muss dabei genau festgelegt sein. Dazu werden für die Erfassung der Arbeitszeit Tätigkeitsklassen definiert und die Projekte und Kundenaufträge bezeichnet, für die Arbeitszeiten erfasst werden. Deshalb schreiben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf:

  • Tag (Datum)
  • Uhrzeit Beginn der Tätigkeit (Stunde:Minute)
  • Uhrzeit Ende der Tätigkeit (Stunde:Minute)
  • Bezeichnung der Tätigkeitsklasse oder Projektnummer oder Kundenauftragsnummer

Pausen, Schulungen, Krankheit und andere spezielle Arbeitszeiten werden wie eine Tätigkeitsklasse behandelt und entsprechende Zeiten von den Beschäftigten erfasst.

Oft sind die Beschäftigten an einem Tag mit unterschiedlichen Aufgaben und Tätigkeiten befasst. Dann müssen sie für den entsprechenden Tag mehrere Aufschriebe vornehmen und die Zeiten gesondert erfassen, wenn sie mit einer Tätigkeit beginnen und wenn sie damit enden. Es entstehen mehrere Datensätze pro Tag und pro Mitarbeiter für die Zeiterfassung. Abbildung 5 zeigt, wie die Zeiterfassung eines Mitarbeiters erfolgen kann; hier mithilfe der Excel-Vorlage aus dem Praxisteil (siehe unten).

Abbildung 5: Tätigkeitsbezogene Arbeitszeiterfassung

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