Büroorganisation und SelbstorganisationAufgabenplan führen

Der Aufgabenplan, auch To-Do-Liste genannt, ist ein Planungs-Instrument für Ihre tägliche Arbeit. Sie planen alle Aufgaben, so dass Sie nichts vergessen und alles rechtzeitig erledigen. Damit der Aufgabenplan funktioniert, müssen Regeln eingehalten und ein passendes Hilfsmittel genutzt werden.

Wofür Sie einen Aufgabenplan brauchen

Das wichtigste Werkzeug der Büroorganisation ist der Aufgabenplan - auch Aufgabenliste, Liste offener Punkte, To-Do-Liste oder Pendenzenliste genannt. Hier steht vermerkt,

  • was erledigt werden muss
  • bis zu welchem Termin.

Der Aufgabenplan ist Ihre Erinnerungshilfe. Deshalb kommen alle Aufgaben in den Aufgabenplan, die nicht sofort erledigt werden können. Der Aufgabenplan ist auch Ihre Zeitplanungshilfe. Sie schätzen ab, wie lange Sie für eine Aufgabe brauchen und wissen, bis wann sie erledigt sein muss. Dementsprechend planen Sie diese Aufgabe in Ihren Tages- oder Wochenplan ein.

Woraus ergeben sich Ihre Aufgaben

Aufgaben können aus einfachen Routinearbeiten bestehen oder mit komplexen Projekten verknüpft sein. Hinzu kommen die vielen kleinen Aufgaben, die scheinbar aus dem Nichts entstehen, aber doch erledigt werden müssen. Mögliche Quellen für neue Aufgaben sind:

Stellenbeschreibung oder Stellenprofil
Aufgrund Ihrer Stellenbeschreibung oder Ihres Stellenprofils müssen Sie regelmäßig Routineaufgaben erfüllen. Stellen Sie fest, was genau eine solche Aufgabe auslöst. Zum Beispiel: Formblätter, die in Ihrem Eingangskorb landen; E-Mails, die Sie erhalten; ein spezielles Aufgabenverwaltungs-System, das Sie in Ihrem Unternehmen einsetzen.

Projekte
Sonderaufgaben erhalten Sie als Mitglied eines Projektteams oder eines Gremiums persönlich oder per E-Mail. Diese Sonderaufgaben finden Sie im Projektstrukturplan, im Arbeitsplan oder Sie erhalten die Aufgaben vom Projektleiter oder Vorsitzenden des Gremiums.

Briefe oder E-Mails
Häufig entstehen Aufgaben durch eingehende Post in Form eines Briefs oder einer E-Mail. Prüfen Sie, ob damit für Sie eine Aufgabe verbunden ist, bis wann sie erledigt sein muss und was genau Sie tun müssen.

Besprechungen
Aufgaben entstehen bei Besprechungen, wenn Sie beispielsweise in ein Projektteam eingebunden sind und bei Besprechungen Beschlüsse gefasst wurden, die bei Ihnen zu Aufgaben führen. Werten Sie dazu Protokolle und Maßnahmenpläne aus und überprüfen Sie, wo Sie gefordert sind.

Vorgesetzte, Mitarbeiter oder Kollegen
Vorgesetzte, Mitarbeiter oder Kollegen rufen an oder sprechen Sie persönlich an, weil sie erwarten, dass Sie etwas Bestimmtes für sie erledigen. Überprüfen Sie, inwiefern Sie deren „Problem“ zu Ihrer Aufgabe machen müssen und was Sie und der Aufgabengeber davon haben.

Kunden oder Partner
Kunden oder Partner, die sich bei Ihnen melden, und die etwas von Ihnen wollen, lösen eine Aufgabe bei Ihnen aus. In diesem Fall müssen Sie sich darum kümmern – gegebenenfalls müssen Sie dafür sorgen, dass der geeignete Ansprechpartner oder Experte in Ihrem Unternehmen die Kundenanfrage löst.

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