Außendienst organisierenAufgabenplanung und Zeitplanung im Außendienst

Der Außendienstmitarbeiter muss wissen, wie viel Zeit er in einen einzelnen Kunden investieren und was er alles für ihn tun soll. Dazu wägt er die Aufgaben, die Zeit, die er aufwendet, und den Erfolg, den er mit diesem Kunden erzielt, miteinander ab. Dabei helfen die Kennzahlen aus den Excel-Vorlagen im Praxisteil.

Die vielfältigen Aufgaben im Außendienst können nur bewältigt werden, wenn der Mitarbeiter eine sehr gute Selbstorganisation hat. Dabei kann er von seinem Vorgesetzten unterstützt werden. Wichtig ist vor allem, eine genaue Aufgabenplanung und Zeitplanung durchzuführen und diese immer wieder zu überprüfen und anzupassen. Im Praxisteil finden Sie Vorlagen, die dabei helfen.

Kundenbesuche planen

Ein entscheidender Zeitfaktor sind die Kundenbesuche. Sie sind die Kernaufgabe des Außendienstes, nehmen aber auch sehr viel Zeit in Anspruch (Reisezeit, Wartezeit, Gesprächszeit, Nachbereitungszeit). Wie oft Sie einen Kunden (pro Monat oder pro Jahr) besuchen wollen oder müssen, wie viel Zeit Sie sich für ein Gespräch nehmen, das lässt sich beispielsweise am aktuellen und am prognostizierten Kundenwert festmachen.

Wie Sie diesen Kundenwert bemessen, hängt sehr stark von Ihrer jeweiligen Situation ab. So kann ein rentabler A-Kunde mit einem hohen Kundenwert sehr zufrieden sein, wenn er nur hin und wieder besucht wird. Ein anderer Kunde hat noch einen geringen Kundenwert, verspricht aber viel Potenzial für die Zukunft; dazu muss er häufiger besucht werden (der Kunde erwartet das auch). Ein dritter Kunde wird von Ihnen häufig besucht, dennoch steigt sein Kundenwert nicht. Sie können die Besuchshäufigkeit oder Dauer dann reduzieren.

Überprüfen Sie den Kundenwert und planen Sie die Besuchshäufigkeiten für jeden einzelnen Kunden in Ihrem Aufgaben- und Zeitplan ein. Oft empfiehlt es sich, wenn Sie einen festen Rhythmus für die Kundenbesuche finden.

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