Außendienst organisierenAufgabenplanung und Zeitplanung im Außendienst

Was hilft bei der Selbstorganisation im Außendienst? Mitarbeitende im Außendienst müssen wissen, wie viel Zeit sie in einzelne Kunden investieren und was sie alles dafür tun sollen. Dazu wägen sie die Aufgaben, die Zeit, die sie aufwenden, und den Erfolg, den sie mit ihren Kunden erzielen, miteinander ab. Dabei helfen die Kennzahlen aus den Excel-Vorlagen im Praxisteil.

Kundenbesuche planen

Ein entscheidender Zeitfaktor sind die Kundenbesuche. Sie sind die Kernaufgabe des Außendienstes, nehmen aber auch sehr viel Zeit in Anspruch für Reisezeit, Wartezeit, Gesprächszeit und Nachbereitungszeit. Wie oft Sie einen Kunden (pro Monat oder pro Jahr) besuchen wollen oder müssen, wie viel Zeit Sie sich für ein Gespräch nehmen, das lässt sich am aktuellen und am prognostizierten Kundenwert festmachen.

Wie Sie diesen Kundenwert bemessen, hängt von Ihrer jeweiligen Situation ab.

  • So kann ein rentabler A-Kunde mit einem hohen Kundenwert sehr zufrieden sein, wenn er nur gelegentlich besucht wird.
  • Ein anderer Kunde hat noch einen geringen Kundenwert, verspricht aber viel Potenzial für die Zukunft; dazu muss er häufiger besucht werden (der Kunde erwartet das auch).
  • Ein dritter Kunde wird von Ihnen häufig besucht, dennoch steigt sein Kundenwert nicht. Sie können die Besuchshäufigkeit oder Dauer dann reduzieren.

Überprüfen Sie den Kundenwert und planen Sie die Besuchshäufigkeiten für jeden einzelnen Kunden in Ihrem Aufgaben- und Zeitplan ein. Es empfiehlt sich, wenn Sie einen festen Rhythmus für die Kundenbesuche finden.

Einsparpotenzial beim Kundenbesuch

Manche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Außendienst planen ihre Kundenbesuche sehr akribisch. Sie prüfen für jeden einzelnen Kunden:

  • Welches Umsatzpotenzial hat der Kunde?
  • Wie rentabel ist der Kunde?
  • Welchen Zeitaufwand muss ich für die Besuche insgesamt einplanen, um das Potenzial zu erschließen?
  • Lohnt sich dieser Zeitaufwand?
  • Wo kann ich sparen?

Sie suchen gezielt Zeitfresser und wollen diese eliminieren:

  • lange Gespräche und Plaudereien, die wenig bringen
  • eigene Präsentation zu langatmig
  • Besuche wegetechnisch zu wenig aufeinander abgestimmt
  • Kunden besucht, die man auch telefonisch oder online hätte bearbeiten können
  • Kundenbesuch nicht angemeldet
  • mit dem Innendienst nicht abgestimmt
  • Wartezeiten beim Kunden oder zwischen zwei Kundenbesuchen nicht sinnvoll genutzt; zum Beispiel für Schreibarbeit oder für den Besuch einer Nachbarabteilung des besuchten Kunden