LeistungsbeurteilungDas Beurteilungsgespräch vorbereiten und durchführen

Erfahren Sie, wie Sie als Führungskraft ein Beurteilungsgespräch Schritt für Schritt vorbereiten und durchführen. Außerdem lesen Sie, worauf Sie bei der Leistungsbeurteilung besonders achten sollten und wie Sie möglichen negativen Folgen einer kritischen Beurteilung entgegenwirken.

Führungssystem zur Leistungsbeurteilung einführen

Entwicklung und Einführung eines Systems zur Leistungsbeurteilung sollten genau geplant werden. Insbesondere müssen die Anforderungen und Interessen des Betriebsrats sowie die Bedenken der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie der Vorgesetzten berücksichtigt werden. Voraussetzung ist, dass ein solches Führungssystem vom Unternehmen und der Geschäftsleitung ernsthaft gewollt wird und die Beschäftigten über Sinn und Zweck informiert sind – und auch in der Mehrzahl dahinter stehen.

Deshalb sollten Betriebsrat und Beschäftigte bei der Ausgestaltung des Systems zur Leistungsbeurteilung einbezogen werden. Zudem bedarf es der fachlichen Unterstützung durch einen Experten. Die einzelnen Schritte und Maßnahmen, die zur Einführung eines Führungssystems zur Leistungsbeurteilung notwendig sind, werden meistens in Form eines Projekts geplant und umgesetzt. Sie sind allerdings nicht Gegenstand dieses Handbuch-Kapitels.

Vorgehensweise zur Leistungsbeurteilung von Mitarbeitern

An dieser Stelle wird die Vorgehensweise für ein Beurteilungsgespräch als solches erläutert – wie es von der Führungskraft richtig vorbereitet und durchgeführt wird. Wichtig ist: Der Prozess sollte für alle Beteiligten transparent, nachvollziehbar und fair sein. Die Vorgehensweise sollte in einer Vereinbarung mit dem Betriebsrat und den Beschäftigten festgehalten werden. Daran haben sich dann alle Vorgesetzte und alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die die Gespräche gemeinsam führen, zu halten.

Wenn diese Rahmenbedingungen geklärt und festgelegt sind, können die einzelnen Beurteilungsgespräche in der folgenden Weise vorbereitet und durchgeführt werden:

1. Anforderungen, Erwartungen, Ziele und Standards für die Leistungsbeurteilung festlegen

Vor jeder Leistungsbeurteilung müssen Anforderungen, Erwartungen, Ziele und Standards gemeinsam mit der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter besprochen und in Form von Leistungskriterien festgelegt werden. Die betroffene Person muss wissen, woran ihre Leistung gemessen wird. Das wird im Rahmen eines Gesprächs zur Zielvereinbarung schriftlich festgehalten.

Klären Sie, was im Einzelnen mit der Person vereinbart wurde. Klären Sie auch, woran Sie festmachen oder erkennen können, ob die Anforderungen und Erwartungen erfüllt sind, die Ziele erreicht sind und die Standards eingehalten werden.

2. Regelmäßige und situationsbezogene Rückmeldung geben

Geben Sie allen Ihren Beschäftigten regelmäßig eine Rückmeldung, wenn diese etwas besonders gut gemacht haben (Lob), oder wenn die Leistung den Erwartungen oder Standards nicht entspricht (konstruktive Kritik). Sprechen Sie dies sofort an und beziehen Sie sich konkret auf das Ereignis, das Ergebnis der Leistung oder ein bestimmtes Verhalten. Achten Sie dabei darauf, dass Sie

  • allen Mitarbeitern eine Rückmeldung geben; auch wer seine Arbeit im üblichen Maße erfüllt, braucht eine Rückmeldung;
  • zeitnah und in konkretem Bezug zum Ereignis eine Rückmeldung geben;
  • nicht in die Bewertungsfallen tappen; insbesondere selektive Wahrnehmung, Verstärkung eines einzelnen Ereignisses, Bevorzugung einzelner Mitarbeiter.

3. Notizen machen zur Leistung von Mitarbeitern

Grundlage für die Beurteilung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sind Beobachtungen oder zählbare und messbare Arbeitsergebnisse. Vorgesetzte sollten sich im Vorfeld überlegen, wo und wann sie Beobachtungen durchführen können. Das sollte nicht nur dem Zufall überlassen bleiben (selektive Wahrnehmung), sondern auch geplant werden. Stimmen Sie gegebenenfalls mit der betreffenden Person ab, wann und wo Sie beobachten.

Machen Sie sich immer wieder Notizen über die Leistung Ihrer Beschäftigten. Diese sollten in direktem Bezug stehen zu den vereinbarten Leistungskriterien. Prüfen Sie dabei, dass sie ausgewogen sind und Bewertungsfallen vermeiden. Die Beobachtungen sollten sich über den gesamten Bewertungszeitraum erstrecken – und nicht nur die letzten vier Wochen vor dem Beurteilungsgespräch umfassen.

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