ProtokollführungDas sollten Sie beim Protokolle schreiben beachten

Schon während der Besprechung sollten Sie darauf achten, dass das Protokoll richtig geführt und entsprechend mitgeschrieben wird. Das setzt voraus, dass die Technik funktioniert und dass die Gespräche sachlich und korrekt verfolgt und verstanden werden. Hier lesen Sie zahlreiche Tipps, wie Sie während der Besprechung optimal mitschreiben.

Als Leiter der Besprechung

Unmittelbar vor Beginn der Besprechung sollten sich der Leiter und der Protokollführer auf das Erstellen des Protokolls einstellen und die notwendigen Vorbereitungen treffen. Als Leiter sollten Sie mit dem Protokollführer vereinbaren, wie Sie während der Besprechung miteinander kommunizieren, falls der Protokollführer Fragen hat oder etwas unklar ist. Sie übergeben ihm die aktuelle Tagesordnung und die Liste der eingeladenen Teilnehmer. Alle Schriftstücke, die Ihnen bereits vorliegen, händigen Sie in Kopie dem Protokollführer aus; er braucht sie spätestens nach der Veranstaltung.

Mit Beginn der Besprechung weisen Sie als Leiter der Besprechung darauf hin, dass ein Protokoll erstellt wird. Sie stellen den Protokollführer vor. Im Einzelfall können Sie erst jetzt mit den Teilnehmern abstimmen, welche Form das Protokoll haben soll, ob es den Teilnehmern zur Korrektur vorgelegt wird, bis wann es verfügbar ist und wer es erhalten soll; in diesem Fall ist die Flexibilität des Protokollführers gefordert.

Hilfreich ist, wenn Sie während der Besprechung wichtige Punkte, Ergebnisse, Entscheidungen oder durchzuführende Aktivitäten noch einmal explizit – „fürs Protokoll“ – gemeinsam mit den Teilnehmern festhalten. Das erleichtert dem Protokollführer die exakte Formulierung, auf die es an dieser Stelle ankommen kann.

Als Protokollführer

Als Protokollführer achten Sie ergänzend zu den Punkten, die auch für den Leiter der Besprechung wichtig sind, auf folgende Aspekte:

  • Sie legen die Teilnehmerliste aus und bitten alle, sich einzutragen und gegebenenfalls zu unterschreiben.
  • Sie stellen sicher, dass Sie von Ihrem Platz aus alles sehen und alle gut verstehen können.
  • Sie haben die Technik (Papier, Stifte, Laptop, Aufnahmegerät) vorbereitet und auf Funktionsfähigkeit überprüft.

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