Einkaufskonzept und EinkaufscontrollingEinkaufscontrolling betreiben

Mit dem Einkaufscontrolling prüfen Sie, ob Ihr Einkaufskonzept erfolgreich umgesetzt wird. Sie legen Ziele fest und messen anhand von Kennzahlen, inwiefern die Einkaufsziele erreicht werden. Dafür brauchen Sie Plan- und Sollvorgaben, mit denen Sie Ist-Werte vergleichen und in Kennzahlen-Dashboards zum Einkauf abbilden.

Ziele und Aufgaben des Einkaufscontrollings

Wenn das Einkaufskonzept erstellt ist und die darin formulierten Projekte, Aktivitäten und Maßnahmen umgesetzt werden, muss regelmäßig überprüft werden, ob und wie die angestrebten Ziele erreicht werden. Dazu betreibt der Einkauf ein Einkaufscontrolling. Damit soll erreicht werden, dass Defizite bei der Zielerreichung und Verbesserungspotenziale erkannt werden.

Dazu hat der Einkauf in Bezug auf das Einkaufscontrolling folgende Aufgaben:

  • Ziele festlegen, die der Fachbereich Einkauf im Hinblick auf die Unternehmensziele kurz-, mittel- und langfristig erreichen soll.
  • Kennzahlen definieren, die sichtbar machen, wie diese Ziele erreicht werden.
  • Zielvorgaben machen und diese in Form von Soll-Werten für die jeweiligen Kennzahlen festlegen; Ergebnisse benennen, die erreicht werden sollen.
  • Ist-Werte für die jeweiligen Kennzahlen in regelmäßigen Zeitabständen ermitteln.
  • Soll-Werte (Zielvorgaben) und Ist-Werte miteinander vergleichen, Abweichungen sichtbar machen und soweit möglich erklären.
  • Ergebnisse aus diesem Einkaufscontrolling zusammenstellen und für Entscheider zur Verfügung stellen, damit diese Maßnahmen ergreifen oder die Einkaufsziele und Einkaufsstrategie und damit das Einkaufskonzept anpassen können.

Einkaufsziele planen und festlegen

Grundlage für jedes Controlling sind Ziele. Die Ziele für den Einkauf leiten sich aus den Unternehmenszielen ab. Die Einkaufsziele sind im Einkaufskonzept benannt und erläutert. Im vorangehenden Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels sind mögliche strategische Einkaufsziele dargestellt. So können folgende Einkaufsziele wichtig sein:

  • Lieferleistungen der Lieferanten verbessern
  • Einkaufspreise senken
  • Einkaufsprozesse optimieren

Diese und andere strategischen Einkaufsziele müssen nach der SMART-Formel formuliert sein. Das bedeutet unter anderem, dass sie sich auf einzelne Unternehmensziele, auf Verbesserungspotenziale, auf Schwachstellen oder Risiken beziehen. Dadurch werden die Einkaufsziele spezifisch (das „s“ in der Smart-Formel für Ziele). Beispiele für spezifische Ziele sind:

  • Die Termintreue der Lieferungen durch externe Zulieferer wird verbessert.
  • Die Einkaufspreise bei C-Teil-Lieferanten (Standardteile von geringem Wert) werden reduziert.
  • Die Zahl der aktiven Lieferanten wird reduziert.