Entscheidungsvorlage erstellenEntscheidungssituation klären und formulieren

Damit Sie eine Entscheidungsvorlage erstellen können, müssen Sie die Entscheidungssituation genau klären. Sie müssen wissen, worum es geht, warum eine Entscheidung notwendig ist und worüber genau entschieden werden soll. Das ist wesentlicher Teil der Auftragsklärung. Sie beschreiben dies kurz im ersten Teil der Entscheidungsvorlage.

Was ist Thema der Entscheidungsvorlage?

Zunächst wird in der Entscheidungsvorlage kurz dargestellt, worum es bei der Entscheidung gehen soll. Die Fragestellung, der Bereich, der davon betroffen ist, und das Thema werden benannt. Dies ergibt sich meistens aus der Auftragsklärung mit dem Vorgesetzten. Beispiele sind:

  • Soll der Eintritt in einen neuen Markt erfolgen?
    Bereich: Geschäftsleitung. Thema: Markterschließung, neue Kunden, neue Märkte.
  • Soll eine neue EDV-Technologie eingesetzt werden?
    Bereich: IT-Abteilung und Anwender in den Fachabteilungen. Thema: Beschaffung von EDV-Hardware und Software.
  • Soll eine Personalentwicklungsmaßnahme durchgeführt werden?
    Bereich: Fachabteilung oder die Personalabteilung. Thema: Schulung, Weiterbildung, Personalentwicklung und geeignete Maßnahmen.
  • Soll ein Projekt für mehr Kundennähe gestartet werden?
    Bereich: Marketing und Vertrieb. Thema: Maßnahmen zur Kundenpflege und Kundenbindung.

Damit sich der Entscheider ein besseres Bild machen kann, müssen für die jeweilige Fragestellung und für das Thema der aktuelle Zustand und die Ist-Situation dargestellt werden. Alle für die Entscheidung relevanten Merkmale werden zusammengetragen und beschrieben.

  • Was? Elemente, Funktionen, Eigenschaften, Mengen, Häufigkeiten
  • Wie? Funktionsweise, Abläufe
  • Warum? Anlass, Probleme, Hintergründe, Rahmenbedingungen, Herkunft

Welche Informationen in der Entscheidungsvorlage zu diesen Fragen dargestellt werden, lässt sich nicht allgemein sagen. Es hängt von der Komplexität des Sachverhalts und des Themas ab. Als Regel gilt: So wenig wie möglich, so viel wie nötig. Welche Details an dieser Stelle in der Entscheidungsvorlage beschrieben werden, wird am Ende vor dem Hintergrund der Analyse der Konsequenzen und Folgen entschieden. Wichtig ist, dass die Entscheider die Gründe, die Argumente und die Belege für eine Handlungsoption einordnen und nachvollziehen können – auf der Grundlage dessen, was an dieser Stelle zur Fragestellung, zum Bereich und zum Thema im Detail beschrieben wird.

Beispiel: Thema Neue EDV (Hardware und Software)

Wenn es dabei um eine neue Version der Office-Programme geht, die alle im Unternehmen kennen, dann genügen wenige Informationen zu diesem Sachverhalt. Welche Anbieter kommen infrage, wie kann die Umstellung erfolgen, wie werden die Anwender geschult?

Wenn es um eine komplexe betriebswirtschaftliche Anwendung geht, mit vielen Schnittstellen, wichtigen Prozessen und viel Geld, das investiert werden soll, dann braucht es ausführlichere Informationen über die Problematik und die einzelnen Aspekte, die betrachtet werden müssen.

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