Meetings und Besprechungen verbessernFragen, Zuhören, Klären, Festhalten als Kernbausteine eines Meetings

Damit Themen bei der Besprechung richtig bearbeitet und Meinungen und Emotionen eingebracht werden, brauchen Redebeiträge eine Struktur. Dazu gliedern Sie die Bearbeitung von Tagesordnungspunkten und wenden für jeden Aspekt das Schema an: Fragen, Zuhören, Klären, Festhalten.

Gespräche im Meeting führen zu einer Aktion

Viele Meetings bestehen aus einer Aneinanderreihung von Wortbeiträgen und aus langen, manchmal hitzigen Diskussionen. Dafür sind Meetings auch gedacht: Sie sollen den direkten und schnellen Informations- und Meinungsaustausch unterstützen, indem direkte Gespräche geführt werden. Doch allzu oft bleibt es dabei. Das Meeting ist vorbei, Vieles wurde gesagt, aber was das nun bedeutet, ist den meisten Teilnehmerinnen und Teilnehmern nicht klar.

Deshalb sollten Sie dafür sorgen, dass Meetings nicht nur Gespräch und Diskussion sind; das Gespräch und die Diskussion sollten in eine Aktion münden. Beispiele sind:

  • Wir diskutieren und entscheiden dann …
  • Wir sprechen über und entwickeln daraus einen Maßnahmenplan …
  • Wir diskutieren und erkennen die wichtigen Erfolgsfaktoren für …; diese halten wir fest.
  • Wir besprechen und legen fest, wie es nun weiter geht mit …; der nächste Schritt ist …

Die Regel zur Aktionsorientierung sollte für das Meeting insgesamt gelten, kann aber auch einzelne Tagesordnungspunkte abschließen. Welche Aktion jeweils folgen kann, ergibt sich aus den Zielen und dem Thema. Diese wurden mit der Tagesordnung oder zu Beginn des Meetings festgelegt. Auf sie wird nach Abschluss eines Punktes wieder Bezug genommen und das Ergebnis dazu festgehalten. Dann erzielen Sie mit Ihrem Meeting greifbare und verständliche Ergebnisse und Erkenntnisse für alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer.

Tipp: So bekommen Sie Ergebnisse im Meeting

Falls unklar ist, was das Gespräch und die Diskussion, die gerade in Ihrem Meeting geführt wurden, gebracht hat – dann stellen Sie vor Abschluss immer die Frage:

Was können wir aus den gerade gehörten Beitragen oder aus der Diskussion konkret nun mitnehmen?

Stellen Sie sich selbst die Frage und halten Sie Ihre Einsichten schriftlich fest. Oder stellen Sie diese Frage in die Runde und bitten Sie den Moderator und alle Anwesenden, das schriftlich in Stichworten am Flipchart aufzuschreiben oder für das Protokoll zu vermerken.

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