Texte schreibenGeschäftliche E-Mails schreiben und beantworten

Die E-Mail ist ein effizientes Kommunikationsmedium, weil sie schnell und einfach geschrieben ist. Dennoch gibt es Regeln, die beim Schreiben von E-Mails beachtet werden müssen. Das betrifft den E-Mail-Verteiler, den Betreff sowie Form und Ton einer E-Mail. Regeln für die E-Mail-Kommunikation sollten Sie in Ihrem Team festlegen.

Die E-Mail ist wahrscheinlich die Textform, die Sie am häufigsten nutzen. Im Gegensatz zum Brief wird dabei auf Form und Formulierung nicht so sehr geachtet. Da eine E-Mail schnell und einfach geschrieben ist, ist sie ein effizientes Kommunikationsmedium – bei dem dennoch einige Regeln beachtet werden sollten, damit die E-Mail auch die gewünschte Wirkung hat. Beim Schreiben von E-Mails sollten Sie die folgenden Aspekte beachten.

Kommunikationsform

Warum schreiben Sie diese E-Mail? Gibt es eine bessere Form der Kommunikation? Stellen Sie sich diese Frage angesichts der Tatsache, dass viele Kolleginnen und Kollegen oder andere Personen im Berufsleben unter der E-Mail-Last stöhnen.

Empfänger

Klären Sie, wem Sie die E-Mail senden wollen. Alle, die Sie informieren wollen oder von denen Sie eine Aktion oder Reaktion erwarten, sind direkte Empfänger und gehören in das Feld <An:>.

Verteiler

Wer muss außerdem in den Verteiler? Welche wichtigen Gründe sprechen dafür? Alle, die Sie in Kenntnis davon setzen wollen, dass diese Nachricht versendet wurde, gehören in das Feld <CC:> (Kopie). Achten Sie darauf, den „In-Kopie-Verteiler“ möglichst klein zu halten.

Betreff

Ganz wichtig: Ein Betreff, der gleich sagt, worum es geht. Nennen Sie das Thema oder Projekt auf das sich Ihre E-Mail bezieht. Dann kann der Adressat die Nachricht sofort zuordnen. Ergänzen Sie, worum es dabei konkret geht. Beispiel: RXplus: Tagesordnung Projektsitzung am 21.02.2020 zur Information.

Dringlichkeit

Verwenden Sie dieses Signal nur, wenn in Ihrem Team oder mit dem Empfänger geklärt ist, wann eine Nachricht als dringlich markiert werden darf.

Inhalte

Knapp und in einer klaren Sprache wird das dargestellt, was der Empfänger wissen muss. Die Kernaussage und die wichtigste Information stehen gleich am Anfang der E-Mail. Alle weiteren Informationen oder Details (wenn nötig) folgen danach oder werden angehängt. Weitere Erläuterungen zum Texten des Inhalts finden Sie in den ersten beiden Abschnitten dieses Handbuch-Kapitels.

Formalitäten

Bei der E-Mail gelten die gleichen Regeln wie beim Brief. Eine freundliche Anrede (Liebe, Sehr geehrter, Guten Morgen, …) gehört genauso dazu wie eine freundliche Verabschiedung (Viele Grüße, Beste Grüße, Freundliche Grüße). Nur wenn ein sehr vertrauter Umgangston besteht und die Kommunikationsregeln im kleinen Team allen klar sind, kann zugunsten der Einfachheit davon abgewichen werden. Mit dem Empfänger sollten Sie klären, ob das in Ordnung ist.

Signatur

Vergessen Sie Ihre Signatur nicht. Dann weiß der Empfänger genau, wer ihm schreibt und an wen er sich wenden kann.

Stimmung

Schreiben und senden Sie keine E-Mail, wenn sie gerade über eine Sache oder über eine Person verärgert sind. Das wird die Leserin oder der Leser an Ihrem Schreibstil erkennen und kann zu Missstimmungen oder Konflikten führen. Warten Sie eine Weile, bis Sie sachlich die Fakten bedacht haben und schreiben Sie dann die angemessene E-Mail.

Korrektur

Lesen Sie Ihren Text immer Korrektur und überprüfen Sie Empfänger (An: und CC:), bevor Sie den „Senden-Knopf“ drücken. Oft wird die E-Mail in Kopie (CC:) an viele Empfänger versendet. Wenn diese den Text lesen, kann er ganz andere Wirkungen erzeugen, als dies mit Blick auf den Haupt-Adressaten gedacht war. Dem entsprechend sind die Inhalte und die Formulierungen auch mit Blick auf alle sonstigen Empfänger zu prüfen.

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