StellenbeschreibungInformation für die Stellenbeschreibung erfassen

Um eine Stelle angemessen zu beschreiben und als Stellenbeschreibung zu dokumentieren, braucht es unterschiedliche Informationen. Diese müssen beschafft und erfasst werden. Notwendig dafür sind Befragungen der Stelleninhaber, Beobachtungen am Arbeitsplatz oder Messungen. Lesen Sie, wie Sie dazu vorgehen.

Informationen über die Stelle beschaffen

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen für einzelne Stellen, für Arbeitsplätze oder Arbeitsbereiche eine Stellenbeschreibung erarbeiten und nutzen wollen, müssen Sie alle Informationen beschaffen, die Sie für die Dokumentation der Stelle benötigen. Das ist mit Aufwand verbunden, der natürlich gering gehalten werden soll. Deshalb sollten Sie bei der Informationsbeschaffung für die Stellenbeschreibung zielgerichtet vorgehen. Sie sollten zunächst klären, wofür Sie die Stellenbeschreibung brauchen, der Zweck und die Ziele, die Sie mit der Stellenbeschreibung verfolgen.

Daraus leitet sich ab, welche Inhalte Ihre Stellenbeschreibung haben sollte. Mindestens sollte die Stellenbeschreibung eine Bezeichnung haben und die Aufgaben, Befugnisse und Kompetenzen sowie die Schnittstellen zu über-, unter- und nebengeordneten Stellen und Bereichen benennen. Was außerdem wichtig sein kann, ist im vorigen Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels dargestellt.

Die Informationsbeschaffung ist ein wesentlicher Schritt bei der erstmaligen Erstellung von Stellenbeschreibungen. Auch bei der Aktualisierung und Pflege spielt sie eine Rolle; der Aufwand dafür wird aber in den meisten Fällen abnehmen.

Quellen für die Informationsbeschaffung

Wenn Sie wissen, welche Inhalte und Informationen Sie für Ihre Stellenbeschreibung brauchen, können Sie klären, woher Sie diese bekommen. Mögliche Quellen für die benötigten Informationen für eine Stellenbeschreibung sind:

  • Stelleninhaber: Führen Sie mit den Stelleninhabern Gespräche über die Aufgaben, Befugnisse und Kompetenzen, die diese für ihre Stelle mitbringen müssen. Die Gespräche können ergänzt werden durch Beobachtungen, durch die Protokolle aus den Mitarbeitergesprächen oder aus Zielvereinbarungsgesprächen.
  • Vorgesetzte, Kollegen, Untergebene: Die Angaben des Stelleninhabers können ergänzt (und besser beurteilt) werden, wenn sie mit den Angaben von Vorgesetzten, Kollegen oder Untergebenen verglichen werden.
  • Selbstaufschreibung durch den Stelleninhaber: Die Stelleninhaber führen über einen festgelegten Zeitraum selbst Protokoll, Tagebuch oder Logbuch über das, was sie tun. Sie können am Ende auch einen Erfahrungsbericht erstellen (zum Beispiel nach Ablauf der Probezeit).
  • Dokumentationen: Dokumente wie Stellenanzeigen, Arbeitszeugnisse, Protokolle oder Personalakten können ausgewertet werden.

Dazu im Management-Handbuch

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