Notfallplanung für UnternehmenInformation und Dokumentation für den Notfall im Unternehmen

Wenn die Pläne und Regelungen für den Notfall, den Ausfall der Geschäftsleitung, vorliegen, dann müssen Sie diese so dokumentieren und verwahren, dass die betroffenen Personen damit arbeiten und den Betrieb sicherstellen können. Damit ist allen klar: Auch im Notfall sind das Unternehmen, seine Beschäftigten und die Partner sicher.

Der Notfallordner als zentrales Dokument

Der Notfallordner ist das zentrale Instrument Ihrer Voraussicht und Notfallplanung. Er enthält – Schritt für Schritt zusammengetragen – alle Informationen, Verfügungen und Vollmachten, die für den Fortbestand und den Fortgang Ihres Unternehmens nötig sind. Reibungslos wird Ihr Ausfall bestimmt nicht sein, aber alle Prozesse werden so schnell wie möglich wieder geregelt ablaufen können. Nun ist es wichtig, dass davon auch alle Stakeholder, Mitarbeitenden, Kunden, Lieferanten und andere Geschäftspartner, überzeugt sind. Deshalb muss vor und mit Eintreten des Notfalls die Informationspolitik zum Notfall geregelt werden.

In den Schritten 1 bis 4 geht es darum, eine Bestandsaufnahme durchzuführen und die grundlegenden Fragen zu klären, Vorkehrungen für das operative Tagesgeschäft treffen und die langfristige Weiterführung des Unternehmens zu planen. Die Erläuterungen dazu finden Sie in den vorigen Abschnitten dieses Handbuch-Kapitels. Damit haben Sie alles geregelt. Nun müssen Sie dafür sorgen, dass die betroffenen Personen wissen, was im Notfall zu tun ist. Und besonders wichtig ist: Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Ihres Unternehmens sowie Kunden, Lieferanten und andere Partner wissen, dass für den Notfall vorgesorgt ist.

Schritt 5: Informationspolitik

Zur Informationspolitik im Rahmen eines Notfalls zählen:

  • Der Führungskreis weiß, was zu tun ist.
  • Die Belegschaft ist sicher, dass keine Wirrnisse und kein Chaos eintreten werden.
  • Kunden und Lieferanten sowie interessierte Kreise bekommen die angemessenen Informationen – bevor noch Gerüchte sich zu Geschäftsstörungen auswachsen können.

Sie haben berücksichtigt, dass Konkurrenten die Situation vielleicht nutzen wollen, um Ihre Lieferanten oder Kunden zu gewinnen oder Spezialisten abzuwerben. Sie haben für den Schutz wichtiger Betriebsgeheimnisse (Rezepturen, Verfahren) gesorgt. Und Sie haben Beteiligten und Betroffenen kommuniziert, was Sie im Firmen-Testament festgelegt haben. So wird die Übernahme durch Ihre Nachfolgerin oder Ihren Nachfolger im Unternehmen keine Verwunderung auslösen.

Der Notfallordner enthält die Kompetenzverteilung für den Notfall und legt die Dauer der vorübergehenden Vollmachten fest (nicht zeitlich, sondern in Abhängigkeit von den rechtlich fundierten Nachfolgeregelungen). Er enthält Kopien aller wichtigen Dokumente und weist die Standorte der Originale aus. Zugriffsregelungen für geschützte Ablagen sind getroffen und selbst das (scheinbar unwichtige) Schlüsselverzeichnis ist geschrieben. Ihre Familie und die Leiter des Krisenstabes kennen den Standort des Notfallordners in Ihrem Stahlschrank.

Mit der Informationspolitik sorgen Sie dafür, dass alle davon betroffenen und beteiligten Personen genau darüber Bescheid wissen. Und sie wissen, was als Nächstes zu tun ist.