KennzahlensystemeKennzahlen als Planzahlen, Sollvorgaben und Soll-Ist-Vergleich

Die Bedeutung einer Kennzahl und eines Kennzahlenwerts ergibt sich nur durch einen Vergleich. Für die Planung und Steuerung werden dazu Ist-Zahlen erhoben und mit Sollvorgaben, Planwerten oder Werten aus der Vergangenheit verglichen. Hier erläutern wir, wie Sie solche Vergleiche durchführen, wie Abweichungsanalysen funktionieren und wie Sie dies mit Vorlagen und Diagrammen darstellen.

Mit Kennzahlen Ziele erreichen

Mit Kennzahlen sollen Ziele erreicht werden. Denn die Kennzahl macht die Leistung eines Unternehmens, eines Bereichs, einer Abteilung, eines Teams, eines Prozesses oder eines Produkts sichtbar und zeigt, ob dort die gesteckten Ziele erreicht werden. Damit Sie dies beurteilen können, brauchen Sie außer der Kennzahl und ihrem (aktuellen) Wert:

  • Ziele mit Zielvorgaben oder Sollvorgaben
  • einen Vergleich der anzeigt, ob die Ziele und Vorgaben erreicht sind

Erst durch den Vergleich gewinnt die Kennzahl mit dem Kennzahlenwert überhaupt eine Bedeutung. Die Aussage: „Der Umsatz des Unternehmens im Jahr 2016 beträgt 100 Millionen Euro“ hat allein noch keine Bedeutung. Die Kennzahl „Umsatz“ mit dem Kennzahlenwert „100 Millionen Euro“ erschließt sich erst durch einen Vergleich. Vergleiche können sein:

  • Periodenvergleich
  • Plan-Ist-Vergleich
  • Soll-Ist-Vergleich
  • Betriebsvergleich

Periodenvergleich

Für einen Periodenvergleich muss die Kennzahl regelmäßig oder periodisch erhoben oder gemessen werden – zum Beispiel täglich, wöchentlich, monatlich. Dann werden frühere Erhebungen und Kennzahlenwerte mit dem aktuellen Kennzahlenwert verglichen. Es ergibt sich eine Zeitreihe für die Kennzahl. Daraus lassen sich einfach und schnell Abweichungen, Ausreißer oder Trends erkennen – und bei Bedarf Maßnahmen zur Gegensteuerung einleiten. So lassen sich aus der Aussage: „Der Umsatz des Unternehmens im Jahr 2016 beträgt 100 Millionen Euro; in 2015 waren es 120 Millionen Euro.“ bereits Erkenntnisse ableiten, nämlich: der Umsatz ging zurück. Sofort lassen sich Fragen anschließen wie: Warum geht der Umsatz zurück? Welche Maßnahmen können dagegen ergriffen werden?

Erfolgt der Periodenvergleich über einen längeren Zeitraum, können weitere Schlussfolgerungen oder Fragen entstehen. Abbildung 3 zeigt eine typische Darstellung für einen Periodenvergleich.

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