KennzahlensystemeKennzahlen als Planzahl und Sollvorgabe für den Soll-Ist-Vergleich

Die Bedeutung einer Kennzahl und eines Kennzahlenwerts ergibt sich nur durch einen Vergleich. Für die Planung und Steuerung werden dazu Ist-Werte erhoben und mit Sollvorgaben, Plan-Werten oder Werten aus der Vergangenheit verglichen. Mit einer Aufbereitung der Kennzahlen in einem Diagramm können sie interpretiert und bewertet werden.

Mit Kennzahlen Ziele erreichen

Mit Kennzahlen sollen Ziele erreicht werden. Denn die Kennzahl macht die Leistung eines Unternehmens, eines Bereichs, einer Abteilung, eines Teams, eines Prozesses oder eines Produkts sichtbar und zeigt, ob dort die gesteckten Ziele erreicht werden. Damit Sie dies beurteilen können, brauchen Sie außer der Kennzahl und ihrem (aktuellen) Wert:

  • Ziele mit Zielvorgaben oder Sollvorgaben
  • einen Vergleich der anzeigt, ob die Ziele und Vorgaben erreicht sind

Erst durch einen Bezug oder einen Vergleich gewinnt die Kennzahl mit dem Kennzahlenwert überhaupt eine Bedeutung. Die Aussage: „Der Umsatz des Unternehmens im Jahr 2020 beträgt 100 Millionen Euro“ sagt nur wenig aus; sie lässt sich nicht bewerten. Erst, wenn die Kennzahl „Umsatz“ mit dem Kennzahlenwert „100 Millionen Euro“ in Beziehung zu einem Ziel gesetzt oder mit anderen Werten verglichen wird, gewinnt sie ihren Nutzen. Vergleiche können sein:

  • Periodenvergleich
  • Plan-Ist-Vergleich
  • Soll-Ist-Vergleich
  • Betriebsvergleich

Periodenvergleich

Für einen Periodenvergleich muss die Kennzahl regelmäßig oder periodisch erhoben oder gemessen werden – zum Beispiel täglich, wöchentlich, monatlich. Dann werden frühere Erhebungen und Kennzahlenwerte mit dem aktuellen Kennzahlenwert verglichen. Es ergibt sich eine Zeitreihe für die Kennzahl. Daraus lassen sich einfach und schnell Abweichungen, Ausreißer oder Trends erkennen – und bei Bedarf Maßnahmen zur Gegensteuerung einleiten. So lassen sich aus der Aussage: „Der Umsatz des Unternehmens im Jahr 2020 beträgt 100 Millionen Euro; im Jahr 2019 waren es 120 Millionen Euro.“ bereits Erkenntnisse ableiten, nämlich: Der Umsatz ging zurück. Sofort lassen sich Fragen anschließen wie: Warum geht der Umsatz zurück? Welche Maßnahmen können dagegen ergriffen werden?

Erfolgt der Periodenvergleich über einen längeren Zeitraum, können weitere Schlussfolgerungen gezogen werden, oder Fragen entstehen. Abbildung 3 zeigt eine typische Darstellung für einen Periodenvergleich.